Octime est au centre de notre système S.I.R.H.
Interview de Patricia Barthès, Responsable RH et référente Octime
Attentive aux personnes souffrant d’atteintes psychiques, de handicaps de la communication ou de troubles liés à l’âge, la Fondation Bon Sauveur se donne pour mission de les accueillir, d’en prendre soin et de les soigner. La fondation regroupe 9 établissements du secteur sanitaire et médico-social. Elle gère également un centre de formation et un centre hospitalier spécialisé.
La mise en place d’Octime a été le fruit d’une longue réflexion
Dès 2008, alors que nous n’utilisions aucun système informatisé, nous avons lancé un appel d’offre. Après la présentation par les divers éditeurs devant les responsables d’unités, le conseil d’administration et les différents utilisateurs potentiels, nous avons entamé une réflexion en interne. Le choix d’Octime a été collégial.
Élaboration d’un« guide de gestion des temps»
Ensuite, nous avons formé un groupe de travail pour préparer une installation progressive avec les cadres infirmiers et les responsables d’unités de soins.
La difficulté en interne est venue d’organisations et habitudes diverses avec beaucoup d’horaires et cycles de travail.
Nous avons travaillé sur I’ organisation en fonction des services. Défini des règles communes, en parallèle avec des négociations syndicales (convention FEHAP).
Installés en 2010 nous avons mis en place un «guide de gestion des temps» qui a été signé en 2012, suite à une nouvelle démarche d’orientation réglementaire qui conditionne 1250 salariés.
Le déploiement s’est effectué tout d’abord dans les unités de soins. 80 responsables travaillent leurs plannings sur Octime. Ensuite, ce sont les médecins et le paramédical qui ont été formés et installés et enfin, la logistique et l’administration.
Aujourd’hui les agents ont un accès direct à Octime
Pour l’instant c’est uniquement en consultation de leurs compteurs et de leur planning, le temps pour les responsables des s’assurer de la fiabilité du fonctionnement. Les élus (CHSCT notamment), ont un accès et nous désirons créer avec eux, une application à partir des éléments provenant d’Octime.
Octime est aussi interfacé au logiciel de paye
Nous importons tous les jours dans Octime les fiches individuel les et les absences saisies dans notre paye. Tous les mois, ensuite, nous transférons les éléments variables d’Octime vers le logiciel de paie que nous avons prévu d’ailleurs de changer prochainement.
