Octime répond à vos questions

Jean Martin, conseiller Octime, répond à toutes vos questions. Ci-dessous les questions que vous nous avez posées, et les réponses que nous vous avons apportées :

Question :
Je suis en charge de la Paie dans une entreprise de services. J'ai l'habitude de réclamer en fin de mois aux responsables de département les temps travaillés par les salariés.
Réponse Octime :
Un Logiciel Gestion du Temps tel que Octime vous apporterait 4 avantages immédiats :
1) Gain de Temps : l'automatisation du comptage des Temps de présence et d'absence vous libère d'une tâche répétitive et fastidieuse.
Ce gain de Temps est d'autant plus important si l'interface entre OCTIME et votre logiciel de paie est prévue.
2) Risque erreur zéro : le comptage des Temps se fera automatiquement suivant le paramétrage que vous aurez choisi. Plus de risque d'erreur !
3) Votre accord réglementaire respecté : le paramétrage du Logiciel Gestion du Temps OCTIME est réalisé pour appliquer vos accords réglementaires. L'affectation du temps travaillé se fera automatiquement sur les compteurs appropriés (ex : heures normales, heures supplémentaires, heures à récupérer...)
4) Plus de litiges d'horaires : la mise en place d'un logiciel de Gestion des Temps tel qu'OCTIME réduit à néant tous les litiges liés à la contestation des temps travaillés.

Question :
Je suis responsable du personnel d'un hôpital local. Un certain nombre d'agents me réclament la mise en place d'une badgeuse.
Pouvez-vous m'indiquer les avantages et les inconvénients ?
Réponse Octime :
Nous vous félicitons tout d'abord de vous poser les bonnes questions car le choix n'est pas anodin et il convient de peser les conséquences.

Avantages du badgeage : respect des horaires planifiés , alertes automatiques en cas de non-badgeage ou de badgeage effectué en dehors des plages autorisées ; automatisation des temps travaillés sans saisie manuelle.
D'une manière générale, instauration d'une rigueur dans la Gestion des Temps.

Inconvénients du badgeage : nécessite des ressources pour lever les anomalies de badgeage (pourquoi Dupont a badgé à 9h15 au lieu de 8h45 ? pourquoi Durand n'a pas badgé hier ?...) ; plus de possibilité d'arrangement ou de souplesse à l'intérieur du service.
Plus généralement, on peut introduire un esprit "Je fais mes heures" en mettant au second plan l'intérêt du service.

Astuces OCTIME : le logiciel de Gestion Des Temps OCTIME intègre des modules novateurs comme la badgeuse virtuelle. L'agent badge depuis une borne ou un PC de consultation et nous profitons pour lui mettre à disposition des informations personnelles (consultation solde de CP, RTT, ......consultation de planning, accès à des documents de l'établissement,...).

Question :
Existe t-il différents types de badgeage ?
Réponse Octime :
Effectivement, nous prévoyons différentes possibilités en fonction de vos choix.
Terminal de Pointage ou badgeuse : Terminal "classique" sur lequel le salarié viendra badger. Plusieurs catégories de badges sont disponibles :piste magnétique, code à barre, proximité (sans contact) ou raider (principe de la biométrie).
Badgeuse virtuelle : Intégrée dans le module WEB du logiciel de Gestion des Temps OCTIME, le salarié s'identifie sur une borne ou un poste de travail et badge virtuellement.
Badgeage téléphonique : Nécessite la mise en place d'un serveur local. Le salarié, après identification auprès du serveur local, badge oralement ; dans ce cas l'heure de son appel vaut badgeage.

Question :
La Gestion d'activité est-elle compatible avec la Gestion des Temps ?
Réponse Octime :
Le Progiciel de Gestion Des Temps OCTIME permet de gérer les salariés dans leur volumétrie globale de présence et d'absence.
A la demande de nos clients, nous avons développé le module de Gestion d'activité OCTAVE. Dans le cadre des heures planifiées sur OCTIME, le manager affecte des projets et tâches à réaliser. Le planning prévisionnel des activités sera mis à disposition des salariés.

Les temps réellement réalisés par activité seront soit saisis par le salarié lui-même dans son espace WEB, soit badgés sur un terminal de pointage, soit modifiés directement par le manager.

Question :
Je suis responsable d'une maison de retraite et j'ai l'habitude de faire mon planning mois après mois sans régularité.
Quel intérêt ai-je à mettre en place des cycles d'horaires ?
Réponse Octime :
Votre mode de fonctionnement même s'il doit être tout à fait honorable présente 2 principaux inconvénients :
Un inconvénient économique : le budget "frais du Personnel" représente une part prépondérante de votre budget de fonctionnement. Compte tenu des données réglementaires en vigueur (annualisation, RTT, CCT,...), il est primordial d'optimiser vos ressources. Cette optimisation passe par une planification prévisionnelle intégrant cycles horaires et absences prévues. Le logiciel de planning OCTIME vous alertera à l'avance en cas par exemple de dépassement de vos quotas ou en cas d'utilisation des heures supplémentaires et complémentaires.
Un inconvénient sur l'instabilité du personnel : votre organisation actuelle vous oblige à donner à votre personnel leur emploi du Temps individuel seulement 1 à 2 semaines avant le début du mois. Ceci empêche vos salariés d'organiser leur vie personnelle et risque à terme de les déstabiliser. Surtout en cette période où le marché de l'emploi est tendu.

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