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OCTIME est l'inventeur du concept de planification, moderne, décentralisée, facile d'utilisation par tous et si importante pour organiser efficacement l'emploi du temps prévisionnel des salariés.

OCTIME offre aux utilisateurs un véritable outil d'aide à la décision pour le management de leurs équipes.

Philippe Montagut

Directeur des Opérations

Planification

Avec l'avènement des 35 heures (annualisation, modulation du temps de travail...), la mise en place d'une solution telle qu'OCTIME devient stratégique pour toute entreprise qui souhaite une organisation performante de ses RH.

En effet, OCTIME permet une planification prévisionnelle qui tient compte des besoins ou plans de charge des services tout en veillant au respect des accords réglementaires du code du travail, de la convention collective et des accords locaux. Le progiciel de gestion de planning OCTIME offre aux utilisateurs un véritable outil d'aide à la décision pour le management de leurs équipes.

Une interface claire et synthétique pour gagner du temps Une interface claire et synthétique pour gagner du temps

De part sa conception résolument tournée vers l'utilisateur, il offre une appropriation rapide et un environnement convivial :

  • Des boutons d'aide à la décision vont alerter l'utilisateur sur les anomalies de cohérence du planning et sur les insuffisances détectées en terme de personnel.
  • Le module aide au remplacement propose à l'utilisateur les meilleurs choix en matière de remplacement suivant une sélection liée à la compétence, au type de contrat, à des préférences diverses ainsi qu'à une évaluation instantanée des situations individuelles (heures effectuées, heures à récupérer, congés, RTT, réduction du temps de travail, horaire travail, etc...).
  • Les boutons d'action vous permettent de positionner au cour de votre planning les différents évènements rencontrés : absences, changement d'horaires, modification d'horaires, aide au remplacement, affectation totale ou partielle dans un autre service, changement intervenant au niveau du salarié (statut, horaires, contrats)...
  • Des coloris judicieusement paramétrés sur les événements agrémentent la lisibilité des plannings.

Gestion des temps - Badgeage

La gamme OCTIME intègre des badgeuses électroniques, mais également du badgeage téléphonique et des badgeuses internet



La gestion des temps OCTIME a pour principal objectif d'automatiser le suivi des temps de présence et le comptage des temps d'absence du personnel, dans le respect des accords réglementaires de l'établissement.

Il est adapté à tous les secteurs d'activité qu'ils soient privés ou publics. Compte-tenu de la complexité de cadre de loi, notre progiciel permet de simplifier le travail des responsables de service et des responsables Ressources Humaines.

La gestion du temps de travail peut être assurée par la mise en place d'un système de badgeage qui va automatiquement relever les anomalies : retard, absence, non respect des pauses, temps minimum non effectué, alertes sur compteurs horaires...

La gamme OCTIME intègre des badgeuses électroniques (lecture magnétique, proximité, code-barre), mais également du badgeage téléphonique et des badgeuses internet.




Les différents systèmes de badgeage sont à ce jour :

  • OCT COM : badgeuse connectable directement à votre réseau Ethernet et disposant de nombreuses fonctionnalités (touches de fonction).
  • OCTIME POP : badgeuse multimédia collaborative (une invention d'Octime, labélisée par Oséo), une révolution dans notre métier pour vos salariés et votre entreprise.
  • BADGEUSE WEB : intégré dans le module Web du progiciel, le badgeage Web permet de s'affranchir de l'installation de badgeuses physiques. Lors de sa connexion et après identification, le salarié vient badger "virtuellement".
  • BADGEAGE TELEPHONIQUE : via un serveur vocal le salarié, après identification, badge oralement ; l'heure de son appel vaut badgeage.

Dossier réglementaire

Le progiciel OCTIME est fourni avec un dossier réglementaire adapté au code du travail et à la convention collective à laquelle est rattachée l'entreprise. Ce dossier intègre un ensemble de thèmes réglementaires et des choix de pré-paramétrages multiples sont proposés en standard. Cette approche packagée est unique sur le marché ; elle traduit la volonté d'OCTIME de fournir des solutions progicielles avec des mises en place rapides et économes en nombre de jours.

Au-delà des règles liées au code du travail et à la convention collective, OCTIME peut adapter son moteur de calcul aux contraintes liées aux accords locaux spécifiques à chaque établissement.

La puissance du moteur de calcul du progiciel OCTIME permet d'assurer le comptage automatique des temps de travail d'entreprise allant de 50 salariés à plusieurs milliers de salariés.

Gestion des congés

La gestion des congés OCTIME a pour objectif de simplifier le circuit des demandes d'absences mais au-delà elle constitue un véritable outil de communication interne RH, source d'implication et d'efficacité de l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.

Une interface claire et synthétique pour gagner du temps Poser ses jours de congés en quelques clics.

Après avoir défini les différents responsables valideurs (workflow), OCTIME automatise la gestion des absences, de la demande d'absence à l'autorisation d'absence : RTT, réduction temps de travail mais aussi tous les congés possibles : congé annuel, congé maladie, congé payé, congé parental, congé maternité ou congé naissance, congé paternité, congé individuel formation, congé sabbatique, congé formation, congé sans solde, congé pathologique, congé mariage, congé enfant malade, etc...

Au quotidien, l'ensemble des salariés peut consulter le planning individuel et/ou le planning du service, visualiser l'état de leurs soldes individuels, établir les demandes d'absence et/ou utiliser la badgeuse virtuelle.
Les responsables de service peuvent accéder à l'application OCTIME en mode HTML : gérer le planning, traiter les demandes d'absence, lever les anomalies de badgeage et obtenir des éditions diverses.

Interface paie/RH

La mise en place de l'interface entre OCTIME et le logiciel de gestion de paie garantit l'exactitude des données transférées et fait gagner un temps précieux aux responsables de la paie.

En amont, il y a possibilité de récupérer le fichier personnel à partir du logiciel paie et de l'intégrer dans OCTIME.

En aval, il y a transfert en fin de période les éléments variables qui constituent la base de calcul de paye.

OCTIME est interfacé avec de nombreux progiciels RH tels que : Cegid, Sage, ADP, Alfa, Ciril, SD Works, Cegedim, Lefebvre Software, Meta 4, Sedit Marianne, CPage, Agirh, Prios, Igop, Agfa, JVS, etc...

Suivi d'activité

Ce module a pour objectif de gérer l'activité des salariés durant leurs heures de présence.
Cette solution recueille le détail de l'activité du salarié dans chaque journée et met à disposition des éditions et écrans permettant l'analyse des temps passés par chacun de vos collaborateurs. Par exemple, dans les activités de service : l'étude sera effectuée par projet, dossier, tâche... , dans l'industrie : par ordre de fabrication, gamme... et dans le BTP : par chantier.
Ce recueil d'information peut se faire selon plusieurs méthodes : saisie directe par un opérateur de saisie qui va enregistrer l'information d'après des relevés individuels ; une déclaration individuelle réalisée via un module Intranet ; une identification par la badgeuse.
Le module Suivi d'activité s'articule sur 3 niveaux : planification prévisionnelle des activités ; récupération des temps réalisés par activité ; comparatif des temps planifiés avec les temps réalisés.

De nombreux modules complémentaires

Tableaux de bord & Editions Parcours individuel
  • Moteur d'édition interne paramétrable livré avec une trentaine de modèles d'éditions déjà prêts.
  • Visualisation détaillée par salarié ou collective (regroupement collectif paramétrable).
  • Editions et rapports détaillés multi critères des absences, des pointages, des anomalies des compteurs...
  • Statistiques et bilan annuel d'absentéisme.
  • Rapport de date à date sur différents formats (imprimante, PDF , Excel, Open Office, Csv).
  • Espace d'information RH paramétrable et potentiellement décentralisé vers les utilisateurs.
  • Mise à disposition des responsables de services ou accessible en consultation à l'employé (décentralisation d'informations RH).
  • Quelques exemples de paramétrages possibles : suivi des formations et visites médicales, suivi des équipements de protection, fiche individuelle de risques, permis de conduire, dotation matériel, hygiène et sécurité...
  • Les données contenues dans le Parcours Individuel peuvent générer des Alertes RH et peuvent permettre la fusion-publipostage vers Word.
Infocentre & Tableaux de Bord Contrat & Courrier
  • Exploitation de l'information OCTIME par un outil décisionnel.
  • Base Infocentre indépendante, autonome et documentée (MCD fourni).
  • Mise à disposition d'un univers et d'exemples sous BO, et de tableaux croisés et exemples sous EXCEL : statistiques, partie du bilan social, statistiques SAE...
  • Moteur paramétrable de fusion-publipostage avec Word.
  • Quelques exemples : production de contrats de travail, convocations et invitations...
  • Interface possible avec les informations contenues dans le Parcours Individuel.
Autres options disponibles
  • Connectivité avec annuaires LDAP.
  • Accès OCTIME sur Smartphone.
  • Possibilité d'envoi de SMS personnalisables (renfort, remplacement, alertes...).
  • Interface avec agenda Outlook (mise à jour des absences validées dans l'agenda).
  • Annuaire & Organigramme de l'établissement.
  • Module International (langue anglaise fournie en standard, autres langues sur demande).
  • Flux Data Décision : module permettant l'import de données métier au coeur du planning, afin d'aider l'utilisateur à optimiser son planning en fonction de l'activité métier planifiée.