EULER HERMES SFAC* OPTIMISE SA GESTION RH AVEC LE PROGICIEL OCTIME
ENTRETIEN AVEC ARNAUD DE BEAUCHESNE, RESPONSABLE SIRH ET CONTRÔLE DE GESTION
« Pour nous, l'aventure Octime a débuté fin 2003 : nous souhaitions remplacer le système de suivi des plannings existants sur Excel avec une gestion manuelle de plus en plus lourde- par un produit performant et convivial pour nos 1000 collaborateurs. Notre organisation avait atteint ses limites : les managers devaient faire des manipulations complexes pour accéder aux plannings de leurs collaborateurs. Les feuilles de congés étaient encore renseignées au crayon et à la gomme... Et nous avions un logiciel de gestion des temps et de l'absentéisme (GTA) avec badgeage manuel... Au final nous avions quatre systèmes pour gérer l'absentéisme avec une multiplication des opérations de saisies et des risques importants d'erreurs !
Nous avons fait le tour du marché pour voir ce qui existait, l'objectif étant de rationnaliser la gestion des plannings et de donner aux managers une visibilité à six mois.
Notre cahier des charges ? Un système unique, informatisé à 100%, accessible à distance, avec la possibilité pour chaque salarié de pouvoir consulter en direct son compteur de congés payés et pour chaque manager les plannings de son équipe. Des données qui bien sûr devaient être connectées à la paie ! Une spécificité ? Nous avions besoin à partir de la paie d'un processus d'import qui permette de visualiser pour chaque collaborateur le nom de son responsable hiérarchique.
« DESORMAIS IL SUFFIT D'UN « CLIC » POUR VISUALISER SON PLANNING, SES CONGES... »
La phase d'études a duré quelques mois, la société Octime -dont les produits correspondaient le mieux à nos besoins- nous a mis en relation avec un de ses clients. Nous l'avons rencontré avant de prendre notre décision. La prise en main du logiciel a été assez rapide: Octime a formé quelques administrateurs RH et nous avons monté en interne une formation personnalisée pour les managers. Une information plus large -sous forme de procédure- a ensuite été diffusée à l'ensemble des salariés afin qu'ils utilisent l'outil Octime pour faire leurs demandes de congés. Le bilan? La mise en place a été bien accueillie car le nouveau système a considérablement simplifié les procédures et raccourci les circuits de validation. Les salariés apprécient d'avoir un point d'entrée unique via leur ordinateur, les managers sont satisfaits de l'accessibilité aux plannings, et la consultation à distance est idéale pour les collaborateurs qui ne sont pas au siège. Deux ans plus tard, tout fonctionne bien: le lien entre Octime et la paie est véritablement optimisé! »
A PROPOS D'EULER HERMES SFAC
Euler Hermes SFAC, filiale du groupe Euler Hermes (groupe Allianz) emploie aujourd'hui 972 personnes (600 personnes sur le siège parisien et 372 sur plusieurs entités en Ile de France et en province). Numéro un de l’assurance-crédit, Euler Hermes SFAC mène plusieurs missions : prévenir le risque clients, recouvrer les créances impayées et indemniser les pertes subies.
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