Octime dans la presse : Décision Santé

35 Heures : un outil informatique de planification

La gestion des 35 heures et l'optimisation des ressources humaines dans les établissements de santé passent inéluctablement par le choix d'un progiciel adéquat. Le Point sur les fonctionnalités essentielles.

La mise en place des 35 heures bouleverse la gestion du personnel dans les hôpitaux. En effet, les contraintes sont nombreuses dans le secteur sanitaire : le respect de la réduction du temps de travail, des ressources humaines rares (soignants, médecins), la maîtrise budgétaire (limiter le recours aux coûteux intérims) et surtout, la continuité des soins.

Un outil d'aide à la réflexion

On distingue trois grandes familles ou champs de compétences parmi les éditeurs de progiciels de gestion des 35 heures : les tenants de la Gestion du temps administré 5GTA), les spécialistes de la planification et les experts de l'optimisation du temps des tâches. Quelle que soit leur famille, le progiciel choisi devra intégrer un module de gestion qui permet de définir la période d'annualisation, les différents rythmes de modulation selon l'activité, les schémas horaires liés à ces modulations, ces besoins en personne par poste. L'outil informatique doit permettre de suivre les volumes annuels pour chaque salarié et une mise à jour automatique des compteurs "temps travaillé", "absences". Le badgeage permet de détecter les retards, les absences, le non-respect des pauses, le temps minimum non effectué : autant d'anomalies qui ont des conséquences directes sur la gestion du temps. Le progiciel sélectionné devra signaler rapidement les incohérences (sous-effectif, sur-effectif) afin d'alerter les responsables des services. Les tableaux de bord permettent de suivre les compteurs individuels (congés, annualisation, heures effectuées), mais également de réaliser historiques (absences, remplacements, horaires exceptionnels, régularisations...) et projections sur l'année. Ils doivent permettre d'établir pour chaque salarié des courbes (heures réalisées, heures planifiées) et donc de proposer des remplaçants. Enfin, on doit pouvoir en tirer des graphiques de suivi de l'évolution des compteurs pour une population choisie.

Paramétrage et ergonomie

Les règles de calcul et le calage des paramétrages aux conventions hospitalières constituent sans nul doute la partie la plus complexe des progiciels. Il faut donc préférer des éditeurs qui livrent des "packs de règles standards" intégrant les contraintes spécifiques à chaque accord de branche et donc dédiés à votre secteur d'activité spécifique (fonction publique hospitalière, cliniques privées). Ces produits ciblés permettent de gagner 10 à 15 jours d'un fastidieux paramétrage. Ils garantissent une sécurité réglementaire optimum et une organisation des plannings et du temps conforma à l'accord des 35 heures. Faut-il que le progiciel soit interfacé avec le logiciel paie L'intérêt de tels outils réside dans la gestion "délocalisée" dans les services par les cadres de soins et chefs de services. C'est pourquoi, on accordera une attention toute particulière à l'appropriation rapide de l'outil informatique par des non-informaticiens. Une formation d'une demi-journée se révèle un bon critère de sélection. Enfin, on ne négligera pas la fonction "éditions administratives" qui permet de gérer et créer tous les documents se rapportant au personnel : contrat de travail, courrier, déclaration.

Sans gomme ni crayon mais avec le Web

Dernière innovation, les modules WEB, qui permettent un accès, en toute transparence, à l'information en adéquation avec le schéma intranet de l'établissement. A partir d'un simple navigateur, chaque agent consulte son planning individuel ou celui de son service, visualise l'état de son solde (congés, RTT...), fait ses demandes. Pour leur part, les responsables de services travaillent sur le planning de leur équipe, y apportent des modifications en temps réel et valident les demandes d'absences.

Deux acteurs de la gestion du temps à l'hôpital

Octéa (3600 licences installées, 50% des parts de marché dans le milieu de santé). Gilles de Carvalho, responsable informatique de l'hôpital local de Fleurance (Gers) a été séduit, notamment par l'ergonomie et la convivialité du progiciel pour les non-informaticiens. "J'ai été convaincu par la souplesse et l'exhaustivité du moteur de recherche, mettant à disposition 150 compteurs, qui répond bien aux attentes de nos professionnels". Les "boutons d'action" positionnent les absences, les changements d'horaires et les changements de statut tandis que les "boutons d'information" permettent d'accéder à des informations précises sur chaque salarié, (courbes, situations comparables). Enfin, les boutons d'aide à la décision l'alertent en cas d'anomalie (non-respect de la réglementation, sur ou sous-effectif...).

Délia systems, éditeur de logiciels de planification optimale des ressources et des tâches. Sa suite logicielle Opti-time, née en 1996 des technologies de l'aéronautique, utilise un moteur d'optimisation propre très pratique pour opérer des changements minimum dans l'existant en cas d'imprévu, "Notre outil centré sur le patient permet une planification optimisée de l'activité hospitalière : attribution des salles, de lits, de matériel et des effectifs. Notre atout : sa capacité d'intégration au sein de solutions clé en place", précise Laurent Cavélius, PDG de Délia systems. Le centre hospitalier universitaire de Rouen (4700 agents, 1300 personnels médicaux, 2673 lits répartis sur 5 établissements) utilise Opti-time pour la planification des rendez-vous (100 rendez-vous quotidiens pour 41 services : 200 postes de planification et 1500 postes de consultation). "Le retour sur investissement a été quasi immédiat : nous avons enregistré une réduction de 30% des heures supplémentaires", confie t-on au CHU de Rouen. Pour sa part et sous la pression des 35 heures, l'hôpital de Bicêtre (3500 personnes, 997 lits, 280 000 consultations externes chaque année) a opté pour Opti-time pour gérer ses blocs opératoires.

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