Octime dans la presse : Geroscopie

Pas de planification réussie sans réflexion approfondie !

Pour Joël BEAUDUSSEAU, directeur de l’EHPAD du Parc de la Plesse (Maine-et-Loir), l’analyse détaillée des besoins et des moyens est un préalable indispensable à l’utilisation d’un logiciel de planification. Sensibilisation, en trois temps, quatre mouvements.

"Arrêtons de penser que les logiciels de planification font les plannings ! ce sont les hommes qui les font !" Celui qui s’exprime avec autant de franchise, c’est Joël Beaudusseau, directeur de l’EHPAD le Parc de la Plesse (Groupe le Noble Age). Le directeur aurait-il une dent contre les logiciels de planification ? Non, sûrement pas. Joël Beaudusseau apprécie comme les autres qu’à l’automne dernier, le Noble Age ait uniformisé les outils de planification : désormais dans tous les établissements directeurs, infirmières-coordinatrices et maîtresses de maison travaillent avec le même produit, Octime. Le directeur s’incline devant la génération automatique des plannings à long terme, la base de données qui contient l’historique de toute personne qui en CDI,CDD ou Intérim a travaillé dans l’établissement. Il voit aussi le temps gagné dans la saisie des données, dans la production des fiches de paie, la sécurité dans le calcul des heures supplémentaires, des heures de nuit ou des arrêts maladie. Stop ! Mais pour Joël Beaudusseau, tout cela n’est possible qu’à une seule condition. "Pour optimiser l’utilisation d’un logiciel de planification, précise celui qui a été précédemment comptable, il faut un énorme travail d’analyse en amont avec les équipes soignantes et médicales. Il faut estimer les moyens dont on dispose et évaluer la couverture des besoins. Ensuite seulement le logiciel sera utile !"

Le travail d’analyse des besoins, Joël Beaudusseau le connaît bien car sa structure accueille 84 résidents dont deux tiers sont des personnes désorientées... Il s’est donc interrogé sur les différents points de la prise en charge : quelle plage horaire couvrir, pour y faire quoi ? Combien de personnes faut-il entre 7h30 et l’heure du repas, animation, change ?

Ensuite vient le moment d’analyser les ressources. Avec un GMP de 822, les effectifs du Parc de la Plesse sont de 63 salariés, soit 53,91 ETP. Psychologue, psychomotricien, ergothérapeute, médecin-coordonnateur, infirmière-coordinatrice, aide-soignante, maîtresse de emaison, homme d’entretien, lingère, chef, second, commis de cuisine, responsable de salle, coiffeuse, etc.la liste est longue des ressources avec lesquelles il faut jongler.

Du temps caché

A ce point, le travail est bien avancé : la couverture idéale des besoins est réalisée ! Hélas avec elle arrive une petite désillusion... "Bien entendu, l’adéquation ne se fait pas, remarque le directeur en souriant. Par exemple, les effectifs se révèlent insuffisants pour passer trente minutes par résident pour la toilette. Il faut alors jouer la carte du travail d’équipe, échanger avec les soignants pour optimiser les moyens. Certains résidents peuvent faire une partie de la toilette seuls ou s’habiller. On peut alors économiser du temps qui sera consacré à d’autres résidents…".

Il faut donc trouver du temps caché ou mal utilisé, repérer les créneaux qui peuvent être dépourvus de moyens… Courage ! Les faits montrent qu’en collaborant, on gagne des minutes précieuses. Des exemples ? Désormais, au Parc de la Plesse, la lingère participe au transfert du linge ainsi les soignants, n’assument plus seuls la charge du linge. Ce n’est plus la responsable de ménage qui balaie le salon de coiffure, la coiffeuse s’en charge. Place à l’astuce !!

Le service du petit déjeuner, ce n’est pas forcément le travail du soignant, poursuit Joël Beaudusseau. Ici, les ASH peuvent participer en effectuant la distribution dans les chambres ? Précisions que dans le Groupe Noble Age, les ASH sont des agents de Service Hôteliers.
Après ce travail qui favorise la communication entre les équipes et la compréhension mutuelle des contraintes de chacun viendra la plue-value de l’informatique Et là le directeur rend à César ce qui lui appartient de droit. "Avec 63 salariés, reconnait le directeur bien sûr qu’un logiciel de planification est nécessaire ! Il génère les plannings à l’infini, permet d’anticiper les congés, facilite la gestion des remplacements. Mais les données qu’on y saisit ne sont pas abouties, le résultat ne sera pas concluant...".

Le directeur a même fait de sa réflexion une spécialité : il est devenu référent dans le domaine : en d’autres termes, ainsi tout directeur prenant un établissement du Noble Age ira à Angers discuter avec lui sur l’organisation. "Je sensibilise les directeurs et j’échange avec eux sur la conception d’un planning, les trucs et astuces, à la mise en musique des besoins et des moyens", résume t-il.

La parition est bonne car au Parc de la Plesse, la méthode Beaudusseau semble donner de bons résultats. "Ici, les salariés sont en forme et contents de travailler, confie le directeur. D’ailleurs beaucoup arrivent en avance à leur travail ?

La continuité de service

A l’EHPAD de Fontenay-sous-Bois (Val de Marne), c’est Virginie Heynemann, secretaire de direction, qui utilise le nouveau logiciel Octime. "le logiciel permet d’assurer au maximum une continuité de service au résident, explique t-elle. Ainsi lors d’une absence, le logiciel me proposera des remplaçants. En explorant leur fiche individuelle, je choisirai en priorité les salariés de l’établissement et les personnes qui ont déjà travaillé dans le service en question.". La fiche est en effet un élément-clé. Elle contient les types de contrat, leur date et durée et le service. Pratique !!!!

Marie-Suzel Inzé

GEROSCOPIE MAGAZINE - mars 2009 - Télécharger l'article au format PDF

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