Octime dans la presse : l'Oeil Expert

LE PETIT BASQUE optimise ses heures de production avec Octime.

Pour passer d'une gestion des temps statique à la recherche d'une optimisation des heures de production dans une organisation qui a besoin de flexibilité, ce producteur de produits laitiers frais et ultra-frais a choisi le progiciel Octime d'Octea. Et s'en félicite.

L'entreprise

Entreprise familiale et artisanale, le Petit Basque est né il y a plus de cinquante ans d'une habitude locale de consommation d'un dessert laitier : "le caillé". Dans les années 60, la famille Alcachebury, d'origine basque, commença à conditionner le produit dans un pot en carton paraffiné et l'appela "Le Petit Basque". Aujourd'hui, le site de production de la PME, située dans la région bordelaise, fabrique toutes sortes de desserts laitiers : yaourts, mousses, fondants, riz au lait, etc. qui seront proposées au consommateur final dans les rayons frais de la grande distribution. La Société, qui emploie aujourd'hui une centaine de collaborateurs, connaît une forte croissance : près de 20 % par an.

La problématique

Cette société agro-alimentaire est soumise aux contraintes particulières de production (et de réglementation) du frais et de l'ultra-frais, comme l'explique Lionel Vasselle, directeur administratif et financier de la société.
L'organisation du travail en dépend : "Nous savons quand nous commençons la journée, mais jamais exactement quand nous la finissons". C'est durant le matin que le carnet de commandes, vide en début de journée, se remplit pour se clôturer à la mi-journée, et à 14h les camions entament leur tournée de livraison. Le yaourt, denrée fraîche, ne peut rester en stock plus de 2 ou 3 jours. Le maximum de marchandises doit donc partir dans la journée, quitte à faire appel à plus de ressources ponctuellement en cas d'un pic imprévu de commandes.
D'où une gestion des temps complexe. "Il ne s'agissait pas seulement d'enregistrer les données de présence et d'absence pour établir les bulletins de paie, mais d'avoir aussi les éléments nécessaires à un meilleur pilotage de la production et des ratios pour optimiser aux mieux nos compétences et nos ressources".
Mais alors que l'outil de GPAO utilisé par le Petit Basque, un progiciel intégré dédié au métier de l'agro-alimentaire (ERP Harmony de IDM), est rodé aux contraintes de ce type de production, la gestion des temps, elle, restait difficile à automatiser dans ce contexte. Jusqu'à il y a trois ans, elle s'effectuait de façon rudimentaire sur des fichiers Excel, où les responsables d'atelier se contentaient de saisir les temps de présence, les demandes de congés et les heures supplémentaires du personnel (deux équipes travaillant en 3x8), de manière à fournir les éléments variables de paie au cabinet comptable à qui Le Petit Basque sous-traite la paie de son personnel. Une gestion qui monopolisait beaucoup d'énergie et qui ne tenait pas compte des exigences d'optimisation des ressources.

Le choix du Progiciel

Au cours de l'année 2005, l'équipe de Lionel Vasselle (comprenant les responsables d'atelier) se met donc en quête d'une solution progicielle capable de répondre aux besoins. Elle rencontre un certain nombre d'éditeurs spécialisés, dont progor (qui fournit un outil de gestion des temps et des activités pour les maisons de retraite), Atooltime (éditeur toulousain d'un outil de gestion des temps de travail, Tooltime), et deux spécialistes de la GTA : Bodet (lui aussi de la région ouest) et Octea, plus connu sous le nom de son progiciel Octime. Ces rencontres, très fructueuses, aideront à mieux cibler les besoins. En discutant avec les représentants de Bodet et d'Octea, Lionel Vasselle prend en effet conscience d'un point essentiel : la problématique du Petit Basque "n'est pas celle d'une gestion de temps, mais celle d'une gestion d'heures". Et c'est très différent : la valeur du temps varie selon l'activité. "Nous avons compris, à notre grande surprise, que nos besoins étaient analogues à ceux de la gestion des ressources dans un hôpital, dont l'efficacité repose sur une organisation souple et réactive". Dans cette optique, c'est l'outil Octime, utilisé d'ailleurs par des établissements hospitaliers, qui convaincra la PME, bien que n'étant pas la moins chère des offres proposées : "Octime était le seul des produits que nous avons examinés qui, sans nous enfermer dans un cadre horaire trop structuré, pouvait se plier en temps réel à la flexibilité de notre organisation. "Au-delà de la gestion des temps pour la paie, l'outil traitait certains aspects de la GRH, comme la gestion des compétences. Cerise sur le gâteau, l'interface utilisateur de l'outil a un côté "hyper ludique" qui séduit, avec une ergonomie claire et simple et des tableaux de bord en trois dimensions.

Le déroulement du projet

Le rôle des consultants d'Octea dans la préparation du projet a été essentiel. "Il y avait un gros travail à effectuer en amont sur le processus de production des données dans le respect de la législation du travail" : l'intervention d'Octea a été très efficace sur cette question, se souvient Lionel Vasselle. L'outil n'a pas nécessité de développements complémentaires, son paramétrage étant suffisamment souple. Une fois réalisé ce travail, l'installation et la mise en oeuvre de l'outil ont pu se faire rapidement et sans la moindre anicroche. "J'ai été vraiment impressionné : à la mise en production du système, tout était carré, c'est rarement le cas quand vous démarrez un progiciel conçu par un petit éditeur !".

Les résultats

Le système est opérationnel depuis décembre 2005. "Et non seulement nous n'avons jamais eu de blocage, mais je peux dire que c'est le plus bel outil logiciel que nous exploitons !" se réjouit Lionel Vasselle. Depuis deux ans que l'outil est mis en place, le Petit Basque n'a eu, dans ses relations avec l'équipe d'Octea ("réactive, efficace et toujours à notre écoute"), que des motifs de satisfaction. La migration vers une nouvelle version s'est également déroulée sans aucun problème.
Le pointage des temps de présence effectué dans les ateliers est géré par un système virtuel de badgeage sur PC, avec saisie d'un code d'accès et gestion de profils : un dispositif qui a épargné à la PME l'achat de matériels spécialisés et qui est psychologiquement mieux perçu par les salariés que les pointeuses habituelles avec lecture de badge physique (de plus le salarié visualise tout de suite son solde de son compteur temps). Au Petit Basque, 75 personnes sont concernées par le badgeage.
L'outil effectue une remontée automatique des éléments concernant les absences et congés. Mais cette fonction ne représente qu'une partie seulement des apports de l'outil, utilisé également par la production, la DAF, le service qualité. Il contribue en effet à l'amélioration de la productivité de la PME en fournissant au contrôle de gestion "tous les éléments d'analyse d'activité de la société, avec des tableaux de bord très bien faits". L'application aide également le service qualité et le responsable du personnel à mieux connaître les compétences internes et à prévoir les formations nécessaires. "Avec cet outil, on entre dans une vraie dimension GRH".

Perspectives d'évolution

Deux nouveaux modules de l'offre Octea devraient bientôt être mis en place au Petit Basque : un module de gestion des parcours individuels et un module d'accès par internet, Octime Web, l'idée étant de monter un intranet pour assurer une meilleure communication avec les salariés en leur proposant des fonctions self-service. "L'outil est là, nous le mettrons en place dès que nous serons prêts".

Claire Leroy, L'Oeil Expert, janvier 2008

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