Octime : témoignage client ADAPEI

ADAPEI Gironde, 45 établissements, 2 000 collaborateurs
Entretien avec Séverine CONGE, Responsable RH de L'Adapei 33.
"OCTIME fait gagner du temps dans la planification et permet de respecter le cadre réglementaire."
Vous utilisez le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime depuis janvier 2005… Pourquoi ce choix ?
Séverine CONGE : "L’ADAPEI 33 regroupe un siège et une quarantaine d’établissements et services fonctionnant pour certains 365 jours/ 365 et 24H/24, soit quelques 1000 salariés et plus de 2000 personnes handicapées accompagnées. A cette configuration multi-sites déjà complexe, il faut ajouter un accord d’entreprise sur les 35h signé en 1999 et des règles de fonctionnement différentes selon les établissements (IME, CAT, Entreprise Adaptée, FO, MAS…). Règles allant de la modulation annuelle, 35H hebdomadaires, jours RTT, cycles par quatorzaines... Autant dire que la gestion des temps sur Excel, telle que nous la pratiquions jusqu’en 2005, était devenue obsolète et totalement inadaptée. En parallèle, l’Association souhaitait une clarification des règles applicables à la réduction du temps de travail dans chaque établissement.
D’où la décision de doter l’Adapei 33 d’un progiciel de gestion des temps. Nous avons fait le tour du marché, rencontré des sites pilotes… et c’est finalement Octime qui l’a emporté. Pour que notre démarche de « simplification-modernisation-optimisation » soit globale, nous avons aussi investi dans un logiciel de paie interfaçable avec Octime. Alors qu’avant 2005, il arrivait qu’un évènement soit saisi quatre ou cinq fois - avec à chaque fois des risques d’erreurs -, désormais grâce à Octime et le logiciel de paie nous sommes passés à une seule saisie ! "
Comment avez-vous travaillé avec Octime ?
SC : "Un gros travail de fond a été lancé pour harmoniser les règles et faire en sorte que les établissements respectent bien le réglementaire. Au delà d’un objectif de simplification de la gestion des ressources humaines, la démarche visait aussi la sécurisation juridique de l’Adapei 33. Octime nous a aidés à rédiger le cahier des charges. Il a fallu écrire toutes les règles ! Le prestataire a délégué une personne, présente durant toute la phase de paramétrage et écriture du réglementaire, jusqu’ à la traduction en langage informatique. Très vite, nous avons formé une trentaine d’utilisateurs et mis en place un référent Octime, au sein du service RH, qui assure l’interface entre les établissements et Octime. Les sites ne peuvent pas contacter directement le prestataire, seul le siège est habilité à le faire. "
En combien de temps avez-vous été opérationnels ?
SC : "Il faut entre six et douze mois pour être opérationnels. Ensuite, il faut veiller aux mises à jour, et régulièrement organiser des sessions de formations (niveaux débutant et avancé) pour les nouveaux arrivants. "
Qu’est-ce qui change avec Octime ? Quels sont les « plus » pour l’ADAPEI 33 ?
SC : "Moins de saisies, des règles écrites, une centralisation des informations RH sur le serveur du siège… Désormais, nous pouvons être assurés que les établissements appliquent et respectent le réglementaire ! Tous les utilisateurs ont la même interface de saisie : les plannings. Au final nous gagnons du temps et évitons beaucoup d’erreurs. Désormais nous pratiquons une vraie gestion individualisée du temps de travail, avec la possibilité à tout moment de voir où en est le salarié. Ce qui était tout à fait impossible avec des tableaux Excel."
Vous utilisez aussi Octime Web ?
SC : "Pour l’instant seulement au siège, mais déjà un certain nombre d’établissements sont volontaires pour tester le module qui donnerait, à chacun, une meilleure visibilité de son planning et de son temps de travail. Il reste toutefois quelques freins à lever : l’accès de chaque salarié à un poste de travail, la difficulté pour certains sites de passer du papier à l’écran…"
Entretien réalisé en juin 2009.
Entretien avec Philippe GOURMELON, responsable Paie de L'Adapei 33.
"OCTIME est un outil réactif, parfaitement adapté à notre activité"
Vous utilisez le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime depuis janvier 2005. Pourquoi ce choix ?
Philippe GOURMELON : "Parce que notre gestion des temps sur Excel était devenue inadaptée, dépassée... L'ADAPEI 33, ce sont 45 établissements disséminés sur l'ensemble du département de la Gironde, certains ouverts 365 jours sur 365, avec quelques 2000 personnes à gérer. Les sites - du CAT au Foyer d'Accueil Médicalisé en passant par la Maison d'Accueil Médicalisée - ont tous leurs propres règles de fonctionnement...

A cette configuration liée à nos activités, il faut aussi ajouter les accords 35 heures - différents selon les sites et selon les métiers - qui ont rendu la gestion des temps et des plannings encore un peu plus complexes. Certains étaient en modulation sur deux périodes par an, d'autres avaient opté pour l'annualisation mais avec des bases de temps différentes, et nous avons également des populations à 35H, 37H ou 39H, avec des RTT en jours ou en heures...

Pour finir, il faut savoir que certains établissements de l'ADAPEI 33 sont régis par la convention 66 (Sanitaire et Social) tandis que d'autres relèvent de la "Restauration des collectivités" ou de la convention Agricole, sans parler des travailleurs handicapés en CAT, chacun avec ses spécificités ! La gestion était un véritable casse-tête... Nous étions à la limite de ce que nous pouvions faire avec Excel. Les saisies étaient nombreuses - parfois jusqu'à six pour la même demande de congés - et en bout de course l'outil de paie était devenu vétuste. Cet état des lieux nous a amenés à prendre la décision de tout changer.
Nous avons consulté plusieurs prestataires et finalement nous avons retenu OCTIME pour la gestion des temps et des plannings et DIR INFORMATIQUE pour la paie. Concernant Octime, nous avons été d'emblée interpellé par l'ergonomie et la puissance du progiciel. Et par le fait qu'il avait une solide réputation et de belles références sur le marché ! "
Qu'est-ce qui a changé avec Octime ? Quels sont les "plus" pour l'Adapei 33 ?
PG : "Déjà une uniformisation des modes de fonctionnement. Désormais les règles des 35 H sont écrites et standardisées pour nos 45 sites ! Moins de saisies aussi bien sûr... Aujourd'hui, les demandes de congés, par exemple, sont enregistrées une seule fois sur Octime et basculées en fin de mois automatiquement sur la paie... Tous les utilisateurs ont la même interface de saisie : les plannings. Au final nous gagnons du temps et évitons beaucoup d'erreurs.
Notre volonté était de simplifier le travail des utilisateurs - une trentaine de personnes au siège et sur les sites - en automatisant un maximum de calculs. Nous avons des paramétrages spécifiques qui vont bien au-delà du "standard" proposé au départ par Octime. "
Avez-vous été bien "accompagnés" par le prestataire Octime ?
PG : "Octime nous a aidés à rédiger le cahier des charges. Il a fallu écrire toutes les règles ! Le prestataire a délégué une personne qui a été présente durant toute la phase de paramétrage et écriture du réglementaire jusqu'à la traduction en langage informatique. Nous avons été parfaitement accompagnés, de la mise en place jusqu'aux tests en passant par la formation des utilisateurs. Soit une période de six mois à un an !"
Avez-vous rencontré des difficultés ?
PG : "Bien sûr et c'est tout à fait normal sur un projet de cette envergure. Il faut bien deux ans pour être parfaitement opérationnel. Le principal, c'est d'avoir un interlocuteur disponible. Ainsi face à des incompréhensions sur les règles de gestion liées à l'annualisation, ou le mode de décompte des congés payés, nous avons du renforcer la formation. Au départ aussi, les utilisateurs ont remarqué des lenteurs de calcul... Aujourd'hui, tout est rentré dans l'ordre."
Le futur ?
PG : "Aller petit à petit vers le module Octime Web. Pour l'instant il n'est utilisé qu'au siège. A terme, nous le généraliserons sur les sites volontaires. Nous souhaitons aussi mettre en place la "gestion des remplacements". En effet, nous rédigeons quelques 5000 Contrats à Durée Déterminée par an. L'édition automatisée du contrat de travail suite à un remplacement serait un "plus" appréciable. Nous y travaillons !"
Entretien réalisé en mai 2007.

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