Octime : témoignage Centre hopitalier de Digne

Témoignage client

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Centre Hospitalier de Digne (1000 agents)

Entretien avec Hervé Curtillet, adjoint des cadres à la Direction des Ressources Humaines.

"OCTIME est un produit solide sur le créneau bien spécifique de l'hospitalier."

En 2003, vous avez opté pour le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime... Pourquoi ce choix ?

Hervé Curtillet : "Faire un choix durable n'est jamais aisé. Nous avons pris notre temps, justement pour ne pas commettre d'erreur. Les cadres, qui sont les premiers utilisateurs, ont été immédiatement impliqués. En 2002, nous en étions encore au papier-crayon-gomme !
C'est la direction des soins qui a émis l'idée d'informatiser les plannings. Nous avons alors constitué un groupe de travail, dont la première mission a été de faire le tour du marché pour sélectionner cinq fournisseurs de progiciels de gestion des temps et des plannings. Ces différents acteurs sont venus sur place au Centre Hospitalier de Digne pour faire des démonstrations. Et de leur côté, les membres du groupe de travail ont fait des visites sur des sites déjà équipés. Six mois plus tard, nous avions une "short list" de deux fournisseurs, dont Octime.
Après démonstration, un questionnaire a été remis à chaque cadre afin qu'il donne son avis. La balance a pesé en faveur d'Octime qui nous est apparu plus solide sur les aspects de développement réglementaire liés au secteur hospitalier. Nos interlocuteurs avaient un vécu technique, une bonne connaissance du médical et de ses contraintes.
Octime l'a emporté, parce qu'il nous apportait un cadre, certes, mais nous permettait aussi une certaine souplesse, sur un site -ne l'oublions pas- qui fonctionne 365 jours sur 365 et 24 heures sur 24 ! Notre choix s'est porté sur un progiciel à la fois solide et évolutif."

Comment s'est passé le démarrage ?

HC : "Un premier groupe de six personnes a été formé, les premiers "référents" ont été mis en place en 2003. Leur mission était de tester le produit et ses fonctionnalités. L'implantation a été très progressive.
Dans le même temps, Octime a développé le protocole du Centre Hospitalier de Digne avec toutes ses spécificités. Par exemple un développement sur les RTT en acquisition, avec un abattement en fonction de l'absentéisme, du temps de travail... Un calcul très particulier ! Et puis un fonctionnement sur le principe de cycles de nuit et de cycles de jour qui génère des calculs de droits à congés complexes. Cette phase nous a pris six mois, elle nous amène en 2004 pour le premier test. Nous avons du faire quelques retouches : le protocole a été revu, les syndicats ont été consultés afin de mettre les calculs en cohérence avec la réalité du terrain.
Après les administratifs, fin 2004, nous avons étendu Octime aux services soignants, ce qui nous a pris environ 12 mois avec les formations. Nous avons opté pour des modules d'une journée qui privilégiaient la pratique. En amont le service RH avait déjà rentré toutes les données concernant l'identité des agents, les horaires... Ainsi les participants ont-ils pu apprendre directement à manipuler les plannings des agents, faire des modifications, consulter les soldes de RTT, de congés... Très vite, une dynamique s'est déclenchée, au fur et à mesure que nous avancions les autres services sollicitaient le service RH pour accéder à l'outil !
Aujourd'hui, les plannings des 1000 agents sont informatisés et nous avons 50 cadres utilisateurs".

D'autres projets ?

HC : "Nous lançons un Web Employés - déjà accessible aux administratifs - qui va être étendu rapidement aux soignants. L'objectif serait que l'ensemble du personnel puisse, avant la fin 2008, consulter individuellement son planning et ses soldes à partir d'un poste informatique par service. Nous avons prévu un module d'une demi heure de formation par personne".

Aujourd'hui, avec un peu de recul, quels bénéfices les usagers d'Octime mettent-ils en avant ?

HC : "Voir les plannings à l'écran est un atout très largement plébiscité. Les calculs automatiques, les mises à jour, la simplification, la garantie du respect de la réglementation, le gain de temps... sont largement évoqués par les utilisateurs.
Concernant le service RH, plusieurs "plus" non négligeables : l'harmonisation des droits, la vision globale des plannings, des contrôles simplifiés à partir des indicateurs (congés, RTT...). Nous pouvons très rapidement, de façon fiable, vérifier que l'agent a bien bénéficié de ses droits. Un changement de génération !".

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