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Interview de Cathy Haudebourg, référent Octime au Service RH.

"Octime nous a permis de nous recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée"

Le Centre Hospitalier Henri Ey utilise le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime depuis plus de six ans. En tant que "référent", quel regard portez-vous sur cet outil ?

Cathy Haudebourg : "Octime concourt à nous faire gagner du temps, de l'énergie et de l'argent ! En 2004, la décision a été prise de remplacer les saisies manuelles par un outil informatique. Avec une contrainte, celle de la simplicité d'utilisation. En effet, si les cadres hospitaliers sont rôdés aux techniques informatiques, il n'en va pas de même pour l'ensemble des agents. L'effectif de l'établissement atteint 750 personnes sur 6 sites. Tous doivent être en mesure de poser leurs congés via les postes informatiques mis à disposition dans les services. C'est l'usage minimal d'Octime. Ceux qui ne travaillent pas avec l'informatique et l'utilisent peu en dehors des heures de travail peuvent parfois être un peu perdus ! Nous organisons régulièrement des modules pratiques pour les nouveaux arrivants.

Avant 2004, voilà comment nous étions organisés : les demandes de congés remplies manuellement par les agents étaient envoyées au service RH pour saisie et validation des droits. Les plannings, quant à eux, étaient établis, manuellement aussi, par les cadres des services. Octime a été retenu parce qu'il permettait à la fois de gérer les temps et les plannings de façon simple et convivial ! Aujourd'hui, c'est un vrai « plus » pour les RH : le papier a disparu, toutes les données qui nous intéressent sont disponibles dans Octime, interfacées avec la paie. Notre métier a changé, le temps que nous utilisions pour des tâches répétitives, sans grand intérêt, a été reporté sur des missions à plus forte valeur ajoutée."


C'est-à-dire ?

CH : "Beaucoup plus de collectes de chiffres et surtout d'analyse des données ! Où en sont les compteurs d'heures supplémentaires ? Tous les agents ont-ils pris leurs congés 2010 ? Quels sont les sites sur lesquels il y a le plus d'absentéisme ? Où en est le compte épargne temps des cadres ?... Les RH sont de plus en plus sollicitées par la direction et les organismes de tutelle pour fournir ce type d'informations. Les données réunies par le biais d'Octime tout au long de l'année permettent de faire émerger les problèmes et d'apporter plus rapidement des solutions."


Des évolutions en six ans ?

CH : "En 2009, nous sommes passés en gestion annuelle du temps de travail. Il a fallu à nouveau travailler avec Octime pour bien faire la connexion entre la réglementation hospitalière et l'informatique, répondre à de nombreuses questions des agents et des cadres. Heureusement la hot line Octime sait être accessible et efficace ! Au fil des années, nous avons intégré de nouvelles tâches, toujours dans l'objectif de réduire les saisies. Je pense à l'intégration des indemnités versées aux agents qui travaillent le dimanche et les jours fériés, aux indemnités d'insalubrité..."


En quoi consiste votre mission de référent Octime ?

CH : "C'est une permanence que j'assure deux demi-journées par semaine dans le cadre de mon poste d'adjointe administrative au sein du service RH. Je prends en charge toutes les demandes des cadres et des agents. Il s'agit soit d'apporter une réponse immédiate, soit de démêler le problème avec la hot line Octime. Le référent fait le lien entre les cadres, le service RH et Octime. Et lorsqu'il y a des modifications liées au réglementaire, je travaille en direct avec l'équipe Octime."



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