Solutions pour les Ressources Humaines

Interview de Gilles de Carvalho, responsable des systèmes d'information.

"Octime est un formidable outil de management des équipes"

L'Établissement Public de Santé de Lomagne utilise le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime depuis 2000...
Avec le recul, quel bilan faites-vous ?

Gilles de Carvalho : Nous avons fait le bon choix ! L'établissement compte quelque 350 agents répartis sur trois sites. Assurer une continuité de service 24H/24 n'est pas une mince affaire, les responsables de services portent une lourde responsabilité...
L'informatisation de la gestion des temps était incontournable pour élaborer et suivre les plannings en temps réel dans un contexte de réduction du temps de travail et d'optimisation du capital humain. Pour nos cadres, Octime, c'est d'abord l'assurance d'être conforme au réglementaire hospitalier avec des pratiques uniformisées. Ensuite, c'est un formidable outil de gestion des équipes qui va dans le sens de l'équité (répartition des heures de travail, des RTT, des congés.) et de la transparence. Les compteurs permettent de savoir précisément où en est chaque agent.
Avec Octime, les managers peuvent tenir compte de certains désidératas, remplacer au pied levé un agent malade, anticiper des absences pour formation... Le planning fait le lien entre le management, les agents, les ressources humaines, la paie. Au fil des mois, les statistiques issues d'Octime sont devenues une ressource stratégique, tant pour les RH que pour les managers.


Encore des évolutions en perspective ?

GC : Au fil des ans, Octime a beaucoup évolué. Le logiciel de 2011 n'a plus grand-chose à voir avec celui de 2000. Il ne vieillit pas, il grandit ! Aujourd'hui, la maturité informatique des agents nous amène à déployer la solution sur tous les postes de travail. Dès l'été 2011, les agents pourront consulter leurs compteurs directement via le web. Ils n'auront plus à solliciter les RH ou leur responsable hiérarchique. Cette extension va limiter les tirages papier de plannings déjà obsolètes au moment où ils sont imprimés ! Dans notre métier, les changements de plannings sont fréquents, le réalisé est toujours différent du prévisionnel. L'ensemble du personnel va être sensibilisé à l'outil. En quelques heures tout le monde saura accéder au portail web, apprendra très vite à naviguer de façon intuitive, consulter ses soldes, faire ses demandes de congés...
L'ergonomie est une autre grande force d'Octime ! Aujourd'hui, lorsque je dois former un nouvel utilisateur, quelques heures suffisent.
Dix ans après, le logiciel ne mobilise plus que 5% de mon temps ! Nous avons constitué un groupe de référents Octime, composé de cadres de santé, d'un représentant de la DRH et moi-même en tant que responsable des systèmes d'information. Nous échangeons sur les choix retenus avec les organisations syndicales.


Que pensez-vous de la hot line ?

GC : Réactivité et efficacité ! En "vieux client", je constate depuis plus de dix ans une régularité exemplaire. Lorsque je ne peux pas "dépanner" un utilisateur, il sollicite lui-même la hot line. La réponse est presque toujours immédiate.




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