Solutions pour les Ressources Humaines

Entretien Olivier Gilles, adjoint au directeur financier du Groupe TSO.

"Octime nous fait gagner du temps... et de l'argent !"

En quelques mots, la carte d'identité de TSO ?

Olivier Gilles : "Notre coeur de métier, c'est la pose et le renouvellement de voies ferrées, en France et à l'étranger. TSO est un groupe de quelque 950 salariés, doté de sept filiales. Pour chaque chantier, nous dimensionnons une équipe adaptée. Notre force, c'est la souplesse ! Les temps de travail sont modulables, le chef de chantier organise les interventions en tenant compte des horaires d'interceptions de voies, de la météo, des aléas de chantier. Il s'agit de pénaliser le moins possible le trafic et les usagers !"


Vos attentes en matière de gestion des temps ?

OG : "Jusqu'en 2006, le pointage était manuel. Chaque mois, les comptables de chantier recevaient des plannings sous forme de tableaux Excel. Au fil des jours ils remplissaient pour chaque salarié les présences, les absences, les heures travaillées. A la fin du mois tout était transmis au service paie qui ressaisissait les données. C'était fastidieux et chronophage du fait de l'irrégularité des horaires ! Non seulement la saisie manuelle était sujette à erreurs et contestations, mais elle faisait perdre beaucoup de temps. Aussi avons-nous décidé de profiter du changement du logiciel de gestion (comptabilité, paie, achats.) pour introduire une gestion des temps informatique. Nous avons validé le choix OCTIME fin 2006, six mois plus tard le logiciel était opérationnel !"


Que vous apporte Octime ?

OG : "Pour nous le plus important, c'était la suppression de la double saisie, l'harmonisation du pointage, la possibilité de savoir précisément sur chaque chantier le coût de l'heure travaillée (déplacement, travail de nuit.). Nous enregistrons principalement du « réalisé » dans Octime (temps de travail, absences, travail de jour ou de nuit.), nous avons fait le choix de créer un module spécifique à partir du fichier Excel précédemment utilisé. Ainsi la modification a été facilement acceptée par le personnel. Dans les travaux publics, les salariés n'ont pas tous la possibilité d'accéder quotidiennement à un poste informatique. Les accès à Octime sont limités aux comptables de chantier, aux secrétaires des services, aux chefs de projets. Ils utilisent le logiciel pour saisir des temps de travail, faire des pointages, vérifier les données des salariés, faire des requêtes sur des critères spécifiques dans le cadre de la comptabilité analytique. Le gros atout d'Octime, c'est son ouverture sur l'extérieur via le module web qui est adapté à une organisation multi sites. En revanche, nous n'utilisons pas toutes les fonctionnalités d'Octime, le planning par exemple ne sert chez TSO que pour rentrer les données de congés. "


Votre bilan après trois ans d'utilisation ?

OG : "Bien sûr un gain de temps. Octime a supprimé la saisie au niveau de la paie. Alors qu'auparavant nous avions besoin de deux collaborateurs pour la paie, désormais un seul suffit aujourd'hui. Ainsi nous avons pu enrichir et spécialiser les postes : une personne est dédié à la paie, l'autre au suivi des dossiers RH. Du temps gagné aussi sur les chantiers, Octime a permis d'introduire des alertes (nombre d'heures travaillées sur une semaine.), des contrôles automatiques qui facilitent la gestion du capital humain dans le respect de la convention collective. Preuve qu'Octime est apprécié, le service paie se mobilise pour que toutes les filiales utilisent le logiciel ! Nous devons encore le déployer sur trois sociétés. Ce sera l'occasion d'harmoniser le réglementaire (modulation des heures, périodes hautes et basses.) sur l'ensemble du groupe. En conclusion, je dirais qu'Octime apporte de la rigueur et génère une organisation plus intelligente. Les économies réalisées en temps et en moyens humains peuvent être reportées sur d'autres fonctions !"


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