Témoignage du Centre des Monuments Nationaux (CMN)

gestion des temps monuments

Avec Octime nous avons optimisé, harmonisé et uniformisé notre pratique de la gestion du temps.

Interview de Franck Guiraud Responsable fonctionnel – SIRH SI

Le Centre des Monuments Nationaux (CMN), est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère de la Culture et de la Communication. Il s’appuie sur 1400 collaborateurs et son fonctionnement est financé à hauteur de 84 % sur ses ressources propres.

 

Quelle a été votre démarche pour la mise en place d’un logiciel de gestion des temps ?

En 2013 la direction générale a souhaité uniformiser les pratiques et garantir le respect de la réglementation en vigueur, tout en responsabilisant les gestionnaires de plannings sur chaque site. Jusque là, nous n’avions pas trouvé « chaussures à nos pieds ». Après une recherche et un appel d’offre, le marché a été attribué à Octime. 2014 a été consacré à la remise à plat de nos pratiques concernant l’organisation du travail, au paramétrage de l’outil et à la mise en place, avec nos 10 sites pilotes volontaires en fonction de leur situation (Paris / Province), de leur taille et organisation différentes. A partir de 2015, nous avons déployé massivement l’application sur l’ensemble des sites, elle se termine et en 2017 tous seront opérationnels.

 

Vous avez travaillé en amont avec l’ensemble des acteurs du projet (DRH, organisations syndicales, responsables de site et agents), qu’en est-il advenu ?

Cela a été bien perçu. En effet, les changements du cadre réglementaire étaient finalement modestes. Nous avons souhaité une base de données unique. Le travail préalable d’organisation a permis d’optimiser les plannings sur les sites, par notamment des changements d’horaires effectués en accord et avec les responsables et les agents.

Un outil fiable de gestion des temps est la garantie de l’équité entre les agents !

 

Comment fonctionnez-vous ?

L’outil est utilisé par l’administration pour l’ensemble du CMN. Sur les sites, les chefs de secteur (accueil, surveillance, jardiniers, animation.) travaillent avec un référent RH qui est en lien avec la DRH, et ils font « vivre» les plannings.
Un accès est donné aux agents. Nous fonctionnons pour l’instant dans un système Intranet assurant la sécurité.
Concrètement, chaque mois, deux plannings sont adressés à l’administration. Le premier, signé par le responsable du site, certifie le mois n-1. Le second présente le prévisionnel du mois en cours.
Pour tous les sites, monuments et sièges compris, les plannings sont également projetés sur plus d’un an.
Deux types de planification sont en place. Une pour les agents en emplois administratifs qui travaillent du lundi au vendredi, et une pour les agents en emplois postés qui, par roulement, assurent une activité tous les jours et un weekend sur deux.

Concernant le produit Octime, les retours des utilisateurs sont bons. La prise en main est facile, l’outil est ergonomique et intuitif. Je tiens à souligner les excellentes relations que nous avons avec les intervenants d’Octime depuis la phase projet jusqu’à la hotline qui est très réactive, tout cela nous aide à faire vivre le produit.

 

 

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