Logiciel de gestion des absences
La gestion des absences désigne la façon dont une entreprise gère les absences de ses employés. Elle concerne autant la politique de congés payés que la gestion des absences ponctuelles individuelles.
Une gestion des absences éclairée permet de maintenir une productivité des équipes adaptée aux besoins de l’activité et de réduire les absences non anticipées.
L'absentéisme est souvent la conséquence d’un problème de management et d’un manque d’outil de gestion et d’analyse des données liées aux absences.
L’absentéisme : talon d’Achille de l’entreprise
Sous le terme “absentéisme” : l’absence au travail, quel qu’en soit le motif : maladie, maladie professionnelle, accident de travail, absence injustifiée ou même retards fréquents.
L'absentéisme peut avoir des conséquences importantes sur la productivité d'une organisation, entraînant des perturbations dans les opérations quotidiennes, des engagements contractuels non respectés, des charges de travail supplémentaires pour les collègues, et des coûts financiers liés à la perte de temps de travail ou aux solutions d’urgence pour remédier à l’absence imprévue.
Taux d’absentéisme en hausse : le management challengé
On parle souvent de l'absentéisme comme d'un phénomène : il peut rapidement devenir un problème récurrent dans une entreprise.
Il est, de fait, souvent lié à une inadéquation entre conditions de travail et besoins des salariés : manque de flexibilité entraînant des difficultés à concilier vie professionnelle et privée, manque de reconnaissance au travail - facteur de démotivation-, climat social dégradé, mauvaise organisation…
Le manager doit pouvoir s’appuyer sur des outils fiables, simplifiant l’organisation du travail et assurant un climat de confiance et d’équité au sein des équipes.
Gestion des congés payés : un enjeu clé de l’organisation
Les congés payés représentent une catégorie particulière d’absences planifiées qui nécessite une gestion rigoureuse. Contrairement aux absences imprévues, la gestion des congés s’inscrit dans une logique d’anticipation stratégique sur l’année.
Acquisition et calcul des congés payés
En France, tout salarié acquiert des congés payés selon les modalités suivantes :
- 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif
- 30 jours pour une année complète
- Période de référence : du 1er juin au 31 mai
- Période de prise principale : du 1er mai au 31 octobre
- Minimum à prendre en continu : 12 jours ouvrables
Les salariés en congé parental peuvent désormais reporter les congés payés acquis avant leur départ (arrêt Cour de Cassation, septembre 2023).
Les bonnes pratiques pour gérer les congés
Une gestion des congés efficace repose d’abord sur l’anticipation. Planifier les absences en fonction des périodes de forte activité permet d’éviter les tensions organisationnelles et de maintenir la continuité de service. La communication joue également un rôle central : informer clairement sur les règles de gestion des congés et recueillir les contraintes personnelles des collaborateurs favorise l’adhésion et limite les frustrations. Enfin, une rotation équitable entre les membres de l’équipe garantit un climat social serein et prévient les suspicions d’inégalité de traitement.
Motifs de refus légitimes
L’employeur peut refuser une demande de congés dans les cas suivants :
- Période d’activité intense nécessitant la présence du salarié
- Congés déjà accordés à d’autres membres de l’équipe pour la même période
- Période d’essai en cours
- Contraintes prévues par la convention collective
La gestion des absences au travail : un enjeu stratégique
La gestion des absences des collaborateurs a un impact, direct ou indirect, sur toute l’activité d’une organisation.
Productivité et continuité des opérations
La gestion des absences en paie
Le calcul des absences est une étape importante dans le processus de paie. Chaque absence a une incidence sur le salaire et doit être répercutée de façon précise au bon moment.
Certains types d'absences permettent au salarié de conserver la totalité de son salaire pendant un certain nombre de jours. Par exemple :
- 4 jours pour un mariage ou un PACS
- 1 jour pour le mariage d’un enfant
- 14 jours pour le décès d’un enfant de plus de 25 ans
- 8 jours supplémentaires pour le décès d’un enfant de moins de 25 ans
- 3 jours pour le décès d’un membre de la famille
- 3 jours par enfant pour une naissance ou une adoption
- 5 jours pour l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant ou pour la survenue d’une pathologie entraînant des problèmes d’autonomie chez un enfant
Les conventions collectives ou les accords d'établissement peuvent faire varier ces éléments.
D’autres absences peuvent être autorisées sans donner droit à un maintien de salaire, comme par exemple : les jours enfant malade.
Enfin le salarié qui s'absente sans autorisation de son employeur et sans justification, peut être sanctionné par ce dernier à différents niveaux :
- Retenue sur salaire
- Avertissement
- Réduction ou suppression de la prime d’assiduité
- Licenciement
- Non-renouvellement d’un contrat
- Suspension du contrat de travail
La procédure de gestion des absences pour les services RH
La gestion des congés et absences des salariés passe en général par trois étapes : la demande de congé de la part du salarié, l'évaluation de la demande par le supérieur hiérarchique et le service des ressources humaines, la validation ou le refus de la demande de congés.
Parmi les missions des ressources humaines dans ce processus :
Régulariser et homogénéiser la procédure et la rendre plus simple pour les collaborateurs
Donner aux collaborateurs plus de fiabilité et de confiance sur les congés
Centraliser et réguler les informations relatives aux congés au sein de l'organisation
Veiller à éviter les erreurs
Répercuter de façon précise et juste les absences sur le bulletin de salaire et la paie
Fondamentales pour l'équité au sein de l'entreprise et la satisfaction des salariés comme pour l'optimisation des ressources, ces tâches peuvent être facilitées et consolidées par les logiciels de gestion des absences.
La gestion des absences vise à maintenir un suivi efficace de la présence des employés... Et une gestion des absences optimale passe forcément par un outil dédié.
Simplifier la gestion des congés avec OCTIME
Un logiciel de gestion des absences comme OCTIME transforme la gestion des congés en automatisant les processus chronophages. Les managers valident ou refusent les demandes en quelques clics, avec une visibilité en temps réel sur les périodes de présence et d’absence de leurs équipes. Le calcul automatique des soldes et la mise à jour instantanée des compteurs évitent les erreurs de saisie et les litiges en paie. Cette digitalisation assure également une traçabilité complète, indispensable pour la conformité réglementaire et la sérénité des services RH.
Questions fréquentes
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