Module gestion des absences

Fiabilisez vos processus de gestion des absences

Après avoir défini les différents responsables du circuit de validation (workflow), OCTIME automatise la gestion des absences, depuis la demande d'absence (avec adjonction d’un justificatif si nécessaire) jusqu’à la validation de tous types d’absence. Au quotidien, l'ensemble des salariés peut consulter son planning individuel et/ou le planning du service, visualiser l'état de ses soldes individuels et établir ses demandes d'absence. Le salarié peut réaliser ces actions via le portail RH OCTIME EMPLOYE ou via l’application mobile OCTIME sur smartphone.

Les responsables de service peuvent accéder à l'application OCTIME pour valider ou refuser les demandes d'absence du personnel. La validation ou le refus déclenche l’envoi d’un message au salarié avec possibilité d’y joindre un motif.

Gestion des absences

Facilitez la dématérialisation des demandes via le portail Employé ou l’application smartphone 

La gestion des absences et des congés OCTIME a pour objectif de vous simplifier la mise en œuvre d’un circuit des demandes d'absences. Mais au-delà elle constitue un véritable outil de communication interne RH innovant et motivant pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.

La gestion des absences OCTIME est constituée d’une interface claire et synthétique qui permet de poser ses demandes de congés en quelques clics et finalement de faire gagner du temps à l’employé, au responsable et au service RH.

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Questions fréquentes

1Qu'est ce que la gestion des absences ?
Le module congés et absences permet à votre organisation d'optimiser votre processus de gestion des absences, de la saisie aux transfert vers la paie. OCTIME vous permets de gérer les différents types d'absences de vos employés : les congés et les absences (congés payés, RTT, congé maternité, formation, maladie, récupération...). Le module gestion des congés et des absences vous permet d'améliorer tous les processus liés aux absences avec des demandes automatisées, vous offrant ainsi une meilleure réactivité.
2À qui profitera la gestion des absences ?
Votre organisation sera positivement impactée par le module de gestion des congés et absences OCTIME :

Vos managers suivent facilement les absences et reçoivent des alertes lorsqu'une nouvelle demande est faite. Une fois la demande d'absence validée, le planning est mis à jour en temps réel.

Vos équipes RH profitent de l'intégration avec la paie pour une synchronisation de la donnée d'absence vers la paie. Elles obtiennent des statistiques détaillées sur les absences employés. Enfin, vos RH profitent d'un circuit d'absence dématérialisé, efficace, tracé et standard.

Vos employés peuvent consulter leurs soldes de congés en temps réel, et faire leurs demandes d'absences sur leur espace personnel.
3Quels sont les bénéfices de la gestion des absences ?
Une meilleure gestion de vos congés et absences offre à votre organisation plusieurs avantages majeurs, parmi lesquels :

  • Permettre la conformité au cadre légal concernant les absences, grâce à un système de demande de congés hiérarchisé et des soldes mis à jours et visibles en temps réel ;
  • Gagner du temps sur votre gestion grâce à une automatisation du système de demande et de validation ;
  • Permettre un suivi rigoureux de tous les types d'absence au sein de l'organisation ;
  • Faciliter le remplacement des absents et ainsi éviter un impact négatif sur votre organisation.
4Comment fonctionne la gestion des absences OCTIME ?
Le module de gestion des congés et des absences OCTIME propose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent votre gestion des temps, parmi lesquelles :

  • Saisie des événements d'absence à l'heure, à la plage de travail, à la journée ;
  • Visualisation des compteurs et des absences dans les plannings ;
  • Demandes de congés directement via l'espace Employé ;
  • Workflow de gestion des absences et des congés incluant des messages d’alerte et de rappel ;
  • Blocages automatiques (délai de prévenance non respecté, soldes insuffisants...) ;
  • Calcul des soldes par motif d’absence en temps réel et en prévisionnel ;
  • Mise à jour de l’agenda d'entreprise Outlook (optionnel).

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