La gestion des temps dans les collectivités territoriales : un enjeu de conformité et d'efficacité

Mairies, intercommunalités, syndicats de communes : les collectivités territoriales font face à des impératifs de gestion des temps qui leur sont propres. Le Groupe Octime accompagne les collectivités dans la modernisation de leur gestion des temps, avec une solution adaptée aux spécificités de la fonction publique territoriale.

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L'annualisation du temps de travail : un défi quotidien pour les RH territoriaux

L'organisation du temps de travail dans les collectivités repose sur un cadre réglementaire précis. La durée annuelle de référence, fixée à 1 607 heures, doit être respectée pour chaque agent, quelle que soit la variabilité des rythmes d'activité au fil des semaines. Or cette exigence se heurte à une réalité complexe :

- Manque de visibilité sur l'atterrissage de l'annualisation → OCTIME offre une projection en temps réel sur l'avance ou le retard de chaque agent sur son compteur annuel
- Rythmes hétérogènes selon les services (périscolaire, espaces verts, voirie) → suivi spécifique par service avec visibilité sur les périodes scolaires et hors scolaires
- Complexité du cadre légal → paramétrage des règles propres à chaque collectivité, accords locaux inclus, dès le déploiement.

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Du papier à la solution numérique : une transition structurante

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De nombreuses collectivités abordent ce déploiement comme un primo-équipement. Le passage à une solution web intégrée permet de :

- Supprimer les fichiers Excel et les processus papier
- Impliquer chaque agent dans le suivi de son propre temps de travail
- Permettre la pose de demandes d'absence et la consultation des compteurs en autonomie
- Assurer la conformité aux obligations légales sans charge manuelle supplémentaire

Tout ce que la gestion des temps apporte à votre collectivité

Suivi de l’annualisation du temps de travail sur la base des 1 607 heures annuelles

Gestion des horaires variables, des congés annuels, du CET et des congés de fractionnement

Suivi spécifique par service : espaces verts, ATSEM, voirie, périscolaire, avec visibilité sur les périodes scolaires et hors scolaires

Badgeage physique, virtuel ou nomade pour les agents en déplacement

Pilotage multi-sites centralisé depuis une interface unique

Projection en temps réel sur l'avance ou le retard pris dans l'annualisation

Intégration des variables de paie vers les outils métiers

Une solution pensée pour tous les acteurs de la collectivité

Direction générale et DGS

Vision consolidée de l'ensemble des services et des sites, sécurisation des obligations réglementaires et pilotage des indicateurs RH depuis une interface unique

Responsables de service

Construction et ajustement des plannings en temps réel, validation des demandes d'absence en quelques clics via l'application myOCTIME, quel que soit le lieu d'intervention

Équipes RH

Suivi de l'annualisation des 1 607 heures par agent, gestion des congés, du CET et des astreintes, et transfert fiabilisé des variables de paie vers les outils métiers, sans ressaisie

Solutions adaptées en fonction des besoins et de la taille de la collectivité

OCTIME Expresso est la solution pensée pour les mairies et collectivités de 25 à 200 agents : clé en main, déployée en 5 jours, et conçue pour des utilisateurs non nécessairement familiers des outils informatiques. Elle couvre l'intégralité des besoins RH d'une collectivité, tout en s'adaptant aux organisations plus importantes grâce à la solution OCTIME complète.

Via l'application mobile myOCTIME, chaque agent consulte son planning, visualise ses soldes et dépose ses demandes d'absence depuis son smartphone, sans solliciter le service RH. Les cadres reçoivent les notifications en temps réel et valident les demandes en quelques clics, où qu'ils se trouvent.

Près de 500 collectivités territoriales font aujourd'hui confiance à OCTIME Expresso pour piloter leur gestion des temps.

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