solution de gestion des remplacements du personnel nouveau

STAFFELIO : la plateforme de gestion
des remplacements nativement intégrée
à OCTIME

Donnez-vous les moyens de trouver les bons remplaçants !

  • Une visibilité assurée pour vos offres de remplacements et de renforts,
  • Un nombre optimal de candidats pour combler vos besoins.

STAFFELIO couvre la totalité de vos besoins en remplacements.

1 outil de gestion des remplacements

4 canaux de recrutement


une solution 4en1 staffelio

STAFFELIO : comblez les absences
et gérez les remplacements en quelques clics !

STAFFELIO vous accompagne tout au long des processus d’embauches, de la recherche de profils qualifiés et disponibles dans votre région
jusqu’à la génération automatisée des documents administratifs RH.

Staffelio solution de gestion des remplacements et des renforts

Déclenchez et suivez en temps réel votre processus de remplacement


1. Configuration de la solution et invitation de votre réseau de remplaçants internes et vacataires

Invitez vos pools personnels salarié interne et vacataires à s’enregistrer sur la plateforme STAFFELIO : 

  • Mapping des compétences et des qualifications requises par type de poste et par service,
  • Invitation des pools internes personnel salarié interne et vacataires à s’enregistrer sur la plateforme STAFFELIO,
  • Suivi et relance des invitations semi-automatisées pour l’inscription des pools internes et vacataires.

Vérification d’identité et détection de fraude sur une pièce d’identité.

Contrôle de cohérence avec le numéro de sécurité sociale.

Vérification quotidienne du droit d’exercer et contrôle périodique de révocation pour le secteur de la Santé et du medico-social.

Gestion des demandes de remplacement


2. Création de la demande de remplacement ou de renfort depuis le planning OCTIME

  • Saisie d’une demande de remplacement ou de renfort depuis le planning OCTIME sur une période d’absence ou une période de congés payés,
  • Saisie de la périodicité de l’horaire contractuelle,
  • Synchronisation et pré-remplissage des demandes de remplacement en temps réel dans STAFFELIO,
  • Création et planification d’un remplaçant en anonyme sur la période de la demande de remplacement dans le planning OCTIME.

Les formulaires sont prédéfinis et pré-remplis en fonction du profil du manager qui crée la demande.

Ajout d’un message personnalisé à destination des candidats si nécessaire.

Possibilité de remonter des informations complémentaires à la direction/service RH.

Diffusion de la mission de remplacement auprès des bons candidats


3. Diffusion instantanée des offres de mission après validation du service RH

La plateforme présélectionne et sollicite les candidats disponibles et répondant aux critères, vous permettant ainsi de choisir parmi ceux qui ont postulé pour un gain de temps et une optimisation du process.

  • STAFFELIO transmet automatiquement et instantanément l’offre de mission à tout le réseau de candidats qualifiés et disponibles dans votre région,
  • Les candidats se positionnent sur la mission depuis la plateforme.

Ciblage précis des candidats par zone géographique, postes, compétences et disponibilités.

Notification intelligente pour prévenir les candidats au bon moment et ne pas les spammer.

La réactivité adéquat pour sélectionner vos remplaçants


4. Gestion des candidatures et sélection du/des remplaçants

  • STAFFELIO vous alerte en temps réel des candidatures reçues pour les missions,
  • Mise à disposition de toutes les candidatures,
  • Attribution de la mission au profil choisi en un seul clic,
  • Mise à jour du planning OCTIME avec le nom du remplaçant et ses horaires de présence,
  • Actualisation des compteurs du remplaçant sur OCTIME.

Suivi de l’état d’avancement des candidatures depuis le planning OCTIME.

Contrôle en temps réel du respect du code du travail : durée de repos entre deux missions, durée de repos hebdomadaire, durée maximum de travail hebdomadaire.

Génération automatique des contrats


5. Édition automatique des contrats si nécessaire

STAFFELIO génère des contrats pré-remplis avec les informations liées à la mission, à la rémunération et au remplaçant.

  • Génération automatique des CDD selon les modèles de contrat de l’entreprise,
  • Génération automatique des DPAE.

Rémunérations pré-calculées selon la convention collective définie.

Génération d’un seul contrat par remplaçant pour les missions sur des journées successives.

Génération multi DPAE pour un même SIRET.

Signature électronique et accélération du processus d'embauche


6. Signature électronique des documents

Signez et faites signer vos contrats en toute confiance ! Ils sont protégés conformément aux normes européennes :

  • 100% légaux et sécurisés,
  • Certification eIDAS,
  • RGPD.

Choix du signataire côté́ établissement.

Système de suivi de signatures côté́ candidat et côté́ établissement en temps réel.

Possibilité de signer via e-mail ou directement dans la plateforme.

Signature en ligne compatible avec tous vos appareils et vos systèmes d'exploitation, sans installation, ni téléchargement.

Rapports RH et financiers


7. Cockpit de pilotage administratif & financier

Des rapports simples et détaillés de l’ensemble des remplacements et renforts sur le périmètre défini.

  • Un outil de reporting RH et financier en temps réel avec indicateurs clés type ETP, des informations statistiques périodiques et dynamiques par établissement/service et les tendances,
  • Un tableau de bord avec une granularité variable permettant un suivi au niveau service, établissement, région et territoire national ou territoire ou pays.

Suivi précis de la facturation : abonnement et remplacements externes STAFFELIO.

Concentrez-vous sur des candidats ciblés
répondant aux besoins du profil recherché !

Les candidats profitent d'une expérience utilisateur intuitive au sein d'une application web et mobile.


Les candidats remplissent eux-mêmes leurs profils et déclarent leurs disponibilités

  • Distance de déplacement : le candidat indique à l’inscription la distance qu’il est prêt à parcourir pour réaliser ses missions. Vous visualisez ainsi l’ensemble des candidats disponibles dans votre secteur géographique par pool et par poste
  • Préférence de communication : le candidat choisi le mode de notification qu’il souhaite parmi le SMS, l’e-mail et le push mobile et personnalise suivant le type de notification


Une intégration native, fonctionnelle et technique
entre OCTIME et STAFFELIO


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Intégration et synchronisation bidirectionnelle

  • Un environnement avec une navigation fluide entre les fonctionnalités planning et remplacement, et sans double authentification,
  • Un seul et même paramétrage des données de l’entreprise et une saisie d’information complémentaire très limité,
  • Un accompagnement personnalisé et unique pour la GTA/planning et le remplacement.

Pourquoi choisir la solution STAFFELIO ?

Les caractéristiques de votre Plateforme de Gestion des Remplacements STAFFELIO


Libre-service en mode SaaS

Solution multiplateforme, Responsive et accessible 24h/24 et 7j/7j sur tous les supports. Hébergement performant et sécurisé.

Technologie de pointe

Plateforme réactive, performante et permettant le traitement en temps réel des données notamment dans la recherche de candidats.

Solution intégrée à OCTIME

Solution ouverte et autonome, disponible seule ou entièrement intégrée à la gestion des temps et des plannings OCTIME.

Sécurité d'accès

Définition fine des droits d’accès et d’administration pour garantir la sécurité, la confidentialité et une meilleure traçabilité des données.

Montée de version sécurisée

Mise à jour et maintenance sans interruption de service grâce à une architecture en micro-services.

Maîtrise des délais de déploiement

Déploiement et mise en service de la solution en moins d’une semaine. Une équipe projet experte et dédiée.

Découvrez STAFFELIO : votre solution de gestion des remplacements du personnel, nativement intégrée à OCTIME. 

Réservez dès maintenant votre démonstration personnalisée et évaluez la pertinence de notre solution en conditions réelles. 

Plus de 2000 sociétés nous font confiance

Depuis 20 ans, OCTIME est la référence dans l'édition de solutions RH notamment dans le secteur de la Santé et du Médico-Social.

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