Gestion des congés payés
Bien planifier les congés pour mieux
orchestrer l'activité
Un congé payé est une période pendant laquelle un employé est autorisé à s’absenter de son lieu de travail tout en continuant à percevoir son salaire habituel. Le salarié conserve son droit à la rémunération pendant toute la durée de son absence.
Les congés payés sont des droits acquis chaque année par les salariés dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail, par cumul de jours de congés chaque mois.
Tout salarié a droit à des congés payés, quel que soit son contrat
✓ contrat à durée indéterminée, CDI
✓ contrat à durée déterminée, CDD
✓ contrat de travail temporaire
✓ contrat de professionnalisation
✓ contrat d’apprentissage
L'acquisition et le calcul des congés payés
En France, un employé acquiert en théorie 2,5 jours ouvrables de congés payés tous les 28 jours calendaires (en réalité les entreprises calculent les congés payés par mois civil), soit 30 jours ouvrables de congés pour une année complète de travail.
Cette “année complète de travail” correspond à la période de référence pour l’acquisition des congés payés, fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
Selon le Code du travail, le cumul des congés payés débute dès le premier jour ouvrable du contrat de travail du salarié.
Un report des jours de congés acquis, non pris durant l’année, est possible dans le cas d’un accord entre employeur et salariés. Un report de congé est également envisageable, si les congés n’ont pu être pris pour cause d’arrêt maladie. Le salarié peut aussi demander un report de ses congés payés non pris au retour d’un congé de maternité ou d’un congé d’adoption.
Sur quelles périodes sont calculés les congés payés ?
D’après l’article Article L3141-5 du Code du travail :
“Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé :
1° Les périodes de congé payé ;
2° Les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
3° Les contreparties obligatoires sous forme de repos prévues aux articles L. 3121-30, L. 3121-33 et L. 3121-38 ;
4° Les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif conclu en application de l'article L. 3121-44 ;
5° Les périodes, dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
6° Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque.”
Les périodes d’absences qui maintiennent l’acquisition des congés payés peuvent différer en fonction des conventions collectives.
Congés payés et congé parental : la nouveauté 2023
Ce n’est que depuis le 13 septembre 2023 qu’un salarié en congé parental peut reporter les congés payés acquis avant son congé parental.
Cette possibilité fait suite à un arrêt de la Cour de Cassation destiné à mettre la France en conformité avec le droit européen.
Gestion des congés payés : quelle période ?
La période de prise de congé principal s’étend généralement du 1er mai au 31 octobre chaque année. La période de prise des congés payés est déterminée soit :
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par la convention collective ou l’accord d'entreprise
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par l'employeur, après avis du CSE (comité social et économique), en fonction des besoins de l’activité
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- Le congé principal
Un congé de deux semaines ou moins, soit 12 jours ouvrables, doit être pris de manière ininterrompue, dans la période allant du 1er mai au 31 octobre.
Le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables consécutifs, soit quatre semaines de congés, pendant la période principale de congés.
- Les jours de fractionnement
Dans certains secteurs d’activité et selon certaines conventions collectives, il est possible de prendre son congé principal en plusieurs fois, à condition qu’au moins 12 jours ouvrables soient pris en continu.
Si une partie est prise en dehors de la période fixée pour le congé principal, ce fractionnement du congé principal peut ouvrir droit à des jours de congés supplémentaires.
- Durée des congés : l’apport de la loi travail
Avant la loi travail, un salarié ne pouvait pas prendre plus de 24 jours à la suite en congé principal. Un accord d’entreprise, un accord de branche ou une convention collective peut désormais prévoir une durée plus longue, dans certains cas.
- RTT et congés payés
La réduction du temps de travail (RTT) octroie des journées ou demi-journées de repos aux salariés travaillant plus de 35 heures par semaine. Le dispositif est généralement formalisé par un accord d’entreprise.
Depuis le 22 août 2008, il n’est plus possible de signer de nouveaux accords de RTT. Les accords signés avant cette date et non dénoncés restent néanmoins applicables. Pendant les jours de RTT, le salaire est maintenu dans les conditions habituelles.
La gestion des congés : une stratégie sur l’année
La gestion des congés correspond au traitement des demandes de congés, à leur suivi, mais aussi à la planification des congés sur l’année.
Établir un bon planning de congés au sein d’une équipe
La gestion des congés, et la gestion des absences de façon générale, implique une réflexion stratégique. Il s’agit de trouver l’équilibre entre besoins des salariés et besoins de l’entreprise. De concilier rythme de l’activité et satisfaction des employés, tout en veillant à la conformité légale.
Conjuguer planification opérationnelle, optimisation des ressources et bien-être au travail nécessite, en général :
Anticipation
Les congés se planifient en fonction des périodes de forte activité.
Communication
Echanger avec les employés pour connaître leurs préférences et contraintes, mais aussi communiquer à tous la politique de gestion des congés.
Rotation équitable
Une répartition équitable des congés doit être assurée entre les membres de l'équipe.
Gestion des priorités
Les besoins urgents et l’antériorité des demandes de vacances doivent être pris en compte.
Flexibilité
Des ajustements doivent rester possibles en cas de changements ou d’absences imprévues.
Suivi
Un système de suivi des congés est indispensable pour une gestion sereine et efficace.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés ?
Automatiser la gestion des congés à l’aide d’un logiciel de gestion offre de nombreux avantages tant pour l’employeur, les managers, les équipes, que les services des ressources humaines.
- Gain de temps, dans les demandes des congés comme dans leur traitement
- Visibilité en ligne sur tout le planning des congés
- Identification visuelle rapide du type de congé
- Planification simplifiée
- Automatisation des processus et mise à jour automatique
- Erreurs de saisie évitées
- Meilleure coordination interne
- Conformité légale assurée
Gestion des congés : les motifs de refus
Période d'activité intense
Si la période demandée correspond à un pic d'activité où la présence de l'employé est essentielle pour le bon fonctionnement de l'entreprise.
Congés déjà accordés
Le refus est parfois nécessaire pour assurer une rotation équitable et le maintien de l’activité, si d'autres employés ont déjà obtenu des congés pour la même période.
Raisons opérationnelles
Des échéances critiques ou des projets urgents peuvent expliquer un refus de congés.
Période d'essai
L'employeur peut restreindre la prise de congés pendant la période d'essai.
Contraintes légales ou contractuelles
Certaines conventions collectives ou contrats de travail spécifient des restrictions particulières quant aux périodes autorisées pour les congés.