Règles de confidentialité pour l’application myOCTIME

Règles de confidentialité pour l'application myOCTIME 

Données que nous collectons lorsque vous utilisez notre application : 

Données relatives à l'appareil utilisé. 

Nous sommes amenés à collecter les informations suivantes : 

  • le numéro d'application (un identifiant unique généré au moment de l'installation de l'application sur l'appareil) 
  • le système d'exploitation du smartphone (Android ou iOS) 
  • l'identifiant unique de l'appareil 

Fichiers journaux

L'application myOCTIME permet de se connecter à un webservice OCTIME permettant à l'application de communiquer avec la base de données utilisée par les programmes OCTIME de votre entreprise. 

Lorsque vous utilisez notre application, nous stockons dans les fichiers journaux du serveur hébergeant les programmes OCTIME de votre entreprise les appels aux fonctions du webservice OCTIME faits par l'application myOCTIME. 

Données de localisation et données personnelles 

Nous ne collectons aucune information personnelle (nom, numéro de téléphone, ...) à partir de l'application myOCTIME. 

Nous collectons des données de localisation de l'utilisateur uniquement dans un contexte badgeage avec son accord explicite pour la géolocalisation. 

Stockage local 

Dans l'optique d'une utilisation de l'application sans être connecté au réseau, des informations sont stockées de manière cryptée sur une base de données interne à votre appareil. 

Les informations stockées localement sont :

  • le paramétrage saisi à la première ouverture de l'application permettant de communiquer avec le webservice OCTIME 
  • des informations récupérées depuis la base de données OCTIME sur le serveur telles que les autorisations d'accès aux différentes fonctionnalités de l'application et selon ces autorisations les soldes de congés de l'utilisateur, 
  • la liste des dernières demandes, la liste des derniers badges ou encore la liste des demandes à valider, le planning de l'utilisateur et les dernières actualités de l'entreprise.                                     

Finalités du traitement des données 

La collecte et le traitement des données réalisés par myOCTIME pour votre entreprise ont pour finalités : 

  • la gestion de vos demandes et gestion de leurs cycles de vie par votre entreprise ; 
  • la gestion des badges entrées/sorties afin de gérer les temps de travail                 

Comment nous utilisons les données que nous collectons ? 

Les données relatives à l'appareil utilisé sont stockées au sein de la base de données utilisée par les programmes OCTIME de votre entreprise.

Elles sont associées à votre matricule OCTIME obtenu grâce aux identifiants de connexion saisis dans l'application myOCTIME et ne sont utilisées qu'au sein des programmes OCTIME pour envoyer des notifications Push à votre appareil au moment de la pose ou de la validation d'une demande.

Seul le numéro d'application est transmis aux services Google ou Apple (selon le système d'exploitation de l'appareil) qui gèrent l'envoi des notifications Push.

Vous pouvez désactiver la réception de ces notifications Push dans les paramètres de l'application accessibles sur votre appareil. 

Destinataires des Données 

Les personnes qui auront accès aux données saisies dans myOCTIME sont les suivantes : 

  • le personnel habilité d’OCTIME (le personnel du service chargé de traiter la relation client); 
  • le personnel habilité par le client (manager, responsable RH, gestionnaire de paie chargé de traiter la donnée pour des besoins internes) 

Sécurité des données       

OCTIME met en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour protéger nos programmes ainsi que nos utilisateurs contre tout accès et toute modification, divulgation ou destruction non autorisés des données que nous détenons.                 

L'application myOCTIME possède en outre les mesures suivantes : 

  • la communication entre l'application myOCTIME et le webservice Octime ne peut se faire, pour un utilisateur donné, que depuis un seul appareil à la fois. Tout accès simultané au webservice avec les mêmes identifiants depuis un autre appareil entraînera l'apparition d'un message d'avertissement sur chaque appareil ainsi que la déconnexion automatique du compte, forçant l'utilisateur à se reconnecter. 
  • toute session ouverte depuis plus de 15 minutes (durée paramétrable) sans action de l'utilisateur sera déconnectée automatiquement, forçant l'utilisateur à se reconnecter 
  • l'utilisateur peut choisir de se reconnecter automatiquement à l'ouverture de l'application, cependant si le délai entre deux connexions est supérieur à 7 jours (paramétrable), l'utilisateur devra resaisir son login et son mot de passe 
  • toute modification des paramètres de connexion dans la page prévue à cet effet entraînera la suppression de tous les éléments précédemment stockés en local 
  • l'utilisateur peut activer la connexion par identification biométrique 

Les données saisies dans myOCTIME ne feront pas l'objet d'un transfert hors du territoire de l'Union européenne. 

Modifications 

Les présentes Règles de confidentialité peuvent être amenées à évoluler. Toute évolution des présentes Règles de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement exprès. Nous publierons toute modification des Règles de confidentialité sur cette page et, dans le cas où il s’agirait de modifications significatives, nous publierons un avertissement mis en évidence. Les versions antérieures des présentes Règles de confidentialité seront archivées et mises à la disposition des utilisateurs. 

Contact 

Tous les commentaires, questions et demandes relatifs à l'utilisation que nous faisons de vos informations sont les bienvenus et doivent être adressés à contact@octime.com

Date d'entrée en vigueur : 20 Juin 2022