Avec plus de 60 établissements répartis en Ardèche et dans la Drôme, la Mutualité Française Sud Rhône-Alpes (Groupe AÉSIO Santé) accompagne chaque jour des milliers de patients et de résidents au sein de ses EHPAD, résidences autonomie, SSIAD, services de soins à domicile, crèches et établissements sanitaires. Dans un secteur où la continuité des soins est essentielle, l'organisation s'appuie sur OCTIME pour sécuriser la gestion des temps, simplifier le quotidien de ses managers et fiabiliser sa paie.
Une solution pensée pour répondre aux exigences du médico-social
Lorsque la Mutualité Française Sud Rhône-Alpes lance son projet de gestion des temps, son objectif est clair : remplacer un outil essentiellement dédié à la planification, qui ne permet ni d'automatiser les calculs ni de sécuriser les processus RH. Les heures supplémentaires, les majorations ou encore les éléments variables de paie nécessitent alors de nombreuses saisies manuelles.
Après avoir comparé plusieurs solutions, l'organisation retient OCTIME.
« À l'époque, nous avons étudié plusieurs solutions de gestion des temps. Le choix n'a pas été évident, mais OCTIME s'est démarqué par son ergonomie et surtout par sa capacité à répondre aux contraintes très spécifiques du médico-social. C'est la solution qui correspondait le mieux à notre organisation et à nos besoins métier. », explique Philippe Aubrège, Directeur des Systèmes d'Information.
Aujourd'hui, près de 2 000 collaborateurs et plusieurs centaines de managers utilisent quotidiennement OCTIME pour gérer les plannings, les absences, les compteurs, les demandes de congés et les éléments variables transmis à la paie.
Une gestion des temps plus fiable et des processus sécurisés
Pour Annabelle Vidril, Directrice Paie, le principal bénéfice d'OCTIME réside dans la sécurisation des règles de gestion. Les calculs sont automatisés, les anomalies sont détectées et les managers disposent d'alertes pour garantir le respect de la réglementation.
« Le premier bénéfice d'OCTIME, c'est la sécurité. Aujourd'hui, nous avons la garantie que nos règles de gestion sont correctement appliquées et que les temps de travail sont contrôlés automatiquement. Les alertes nous permettent d'identifier immédiatement les situations qui nécessitent une vigilance particulière. C'est extrêmement rassurant, aussi bien pour les managers que pour les équipes paie. », souligne Annabelle Vidril.
Cette fiabilisation s'appuie également sur les interfaces mises en place avec le SIRH, qui automatisent les échanges de données et limitent les doubles saisies.
« Les interfaces ont complètement changé notre façon de travailler. Les informations circulent automatiquement entre notre SIRH, OCTIME et la paie. Nous avons supprimé une grande partie des ressaisies, ce qui nous fait gagner un temps précieux tout en fiabilisant les données. », ajoute Annabelle Vidril.
Un outil qui accompagne les évolutions de l'organisation
Au fil des années, OCTIME a su évoluer au rythme des transformations de la Mutualité Française Sud Rhône-Alpes. Qu'il s'agisse de changements organisationnels ou d'évolutions techniques, la solution a accompagné ces différentes étapes tout en garantissant la continuité de la gestion des temps.
« Nous avons mené plusieurs transformations importantes en peu de temps : la fusion de nos entités, le passage sur une base unique et la migration vers la version SaaS. Aujourd'hui, nous disposons d'un environnement beaucoup plus simple à administrer et plus confortable pour les utilisateurs. », explique Annabelle Vidril.
Donner aux managers les moyens d'assurer la continuité des soins
Dans le secteur médico-social, les responsables d'établissement doivent pouvoir prendre rapidement les bonnes décisions pour adapter leurs organisations face aux imprévus. Pour cela, ils ont besoin d'une vision fiable et actualisée de leurs équipes.
« Dans nos établissements, une absence ne peut pas rester sans réponse. Les managers doivent savoir immédiatement qui est présent, qui est absent et quelles ressources sont disponibles pour assurer les remplacements. OCTIME leur apporte cette visibilité en temps réel, indispensable pour garantir la continuité de l'accompagnement auprès des résidents et des patients. », témoigne Valentine Rey, Référente GTA.
Chaque nouveau manager bénéficie par ailleurs d'une formation dédiée afin de prendre rapidement en main l'outil.
« Les nouveaux managers prennent leurs habitudes directement avec OCTIME et l'utilisent naturellement au quotidien. Quant aux utilisateurs historiques, la nouvelle version SaaS est plus agréable et plus intuitive. On sent que cela facilite l'appropriation de l'outil et son utilisation. », observe Valentine Rey.
Un partenaire qui comprend les enjeux du secteur
Au-delà des fonctionnalités de la solution, la réussite du projet repose aussi sur l'accompagnement apporté par les équipes OCTIME tout au long de la collaboration.
« Au fil des projets, nous avons construit une véritable relation de confiance avec les équipes OCTIME. Les consultants connaissent nos contraintes réglementaires et nos métiers. Cela change complètement la manière de travailler ensemble et permet d'avancer beaucoup plus efficacement. », confie Philippe Aubrège.
Aller plus loin avec OCTIME
Découvrez les solutions et les modules qui répondent aux enjeux abordés dans cet article.
