Le planning de présence est un outil indispensable pour les responsables des ressources humaines. Il facilite l'organisation quotidienne et aide les entreprises et managers à gérer efficacement leur personnel grâce à un meilleur suivi du temps de travail, des absences et des congés des salariés.
Le planning du personnel, pour suivre le temps de travail des employés
La gestion des plannings digitalisée permet d’enregistrer l’amplitude horaire des salariés grâce à un logiciel. Lorsqu'il est associé à un système de badgeage, les horaires d’arrivée et de départ sont automatiquement intégrés. Ces données sont ensuite centralisées et analysées pour calculer les temps de présence effectifs des salariés mais aussi les retards, les départs anticipés et les heures supplémentaires. Cette automatisation réduit les erreurs de saisie manuelle et garantit un suivi plus fiable.
Le logiciel doit respecter les lois Aubry, notamment en ce qui concerne l'annualisation et la modulation du temps de travail, ainsi que les dispositions relatives aux RTT (Réduction du Temps de Travail). Il doit aussi tenir compte des conventions collectives et des accords locaux d'établissement, pour s'adapter aux particularités de chaque entreprise, et respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour assurer la protection et la sécurité des données traitées.
Pourquoi est-il important de le mettre en place ?
Le Code du travail impose aux employeurs de tenir un décompte précis du temps de travail de leurs salariés. Gérer les plannings du personnel de manière structurée permet de respecter les durées maximales de travail, soit 10h par jour, 48h sur une semaine isolée et 44h en moyenne sur 12 semaines consécutives. Il facilite également le suivi des temps de repos obligatoires, à savoir 11h entre deux journées et 35h consécutives chaque semaine variable en fonction de la convention collective.
Un planning de présence permet d'organiser le temps de travail des salariés en fonction de leur disponibilité. Tenir compte de ces dernières, des demandes de congés et des préférences des salariés est un bon moyen de maintenir un équilibre sain entre leur vie professionnelle et personnelle. Les erreurs et le temps nécessaire pour gérer les absences et les congés sont réduits : les collaborateurs peuvent planifier leurs congés plus facilement et les managers sont généralement notifiés instantanément. De ce fait, les salariés, les managers, et les gestionnaires RH gagnent en temps et en productivité.
Quelles informations doivent figurer dans ce planning ?
Le temps de travail constitue la base du planning de présence, car il comprend les horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels des salariés, en tenant compte des différents types de contrats (temps plein, temps partiel). Les heures supplémentaires et complémentaires doivent également être enregistrées pour assurer un suivi conforme à la législation du travail. Pour une bonne gestion des temps de travail, le planning doit répertorier :
- Les congés payés avec leurs dates de début et de fin
- Les RTT et récupérations
- Les arrêts maladie et accidents du travail
- Les congés sans solde
- Les formations et déplacements professionnels
- Le télétravail
- etc.
Le rattachement des salariés à leur service offre une vision claire des effectifs, facilitant la gestion des équipes, les remplacements, la coordination interservices, le respect des taux d'encadrement et l’analyse des besoins par département. Pour une gestion RH complète, le planning doit aussi mentionner les compétences et qualifications des salariés, leurs contraintes individuelles (mi-temps thérapeutique, aménagements de poste), leurs périodes d'astreinte ainsi que leurs cycles de travail s'ils font partie d'équipes suivant un système de rotation.
Utiliser Excel pour faire un planning de présence : bonne ou mauvaise idée ?
Pour les TPE et PME de moins de 25 salariés, Excel est l'outil traditionnellement utilisé pour démarrer rapidement sans investissement conséquent, mais son utilisation présente des limites qui peuvent freiner la productivité. Bien qu'il permette de créer des tableaux pour suivre les présences et absences, les fonctions de base comme les filtres et les formules conviennent à des besoins basiques. Au-delà de 25 collaborateurs, ses limites peuvent devenir problématiques, car bon nombre d'erreurs de planning proviennent de fichiers Excel mal mis à jour.
L'utilisation d'Excel pour la gestion des plannings présente à la fois des problèmes de collaboration et de mise à jour. En effet, la modification collaborative peut entraîner des erreurs et impacter la communication des informations entre les différents services. De plus, un tableur Excel présente des limites en termes de calculs et ne garantit pas le respect des obligations légales.
Faire son planning de présence avec un logiciel RH adapté à l'entreprise
Un logiciel de gestion des absences et des congés tend à améliorer la gestion des plannings de présence en automatisant les tâches chronophages et en réduisant les erreurs manuelles qui peuvent coûter cher aux entreprises. Il centralise toutes les données liées aux présences et absences dans une interface unifiée : il regroupe la gestion automatisée des compteurs de congés, la validation des demandes d'absence, ainsi que des statistiques et rapports sur l'absentéisme.
La mise à jour se fait généralement en temps réel, ce qui facilite la communication entre les différents services. En effet, grâce au logiciel, les managers ont la possibilité de consulter rapidement les plannings de leurs équipes, tandis que les RH accèdent aux données consolidées pour la paie, et que les salariés consultent leurs soldes de congés. Certains logiciels comme OCTIME, sont interopérables avec la plupart des logiciels SIRH existants, ce qui permet d'éviter les doubles saisies et gagner du temps.
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Comment être sûr de choisir le bon outil pour gérer le planning du personnel ?
L'ergonomie de l'interface utilisateur joue un rôle clé dans le choix d'un logiciel de gestion des plannings en entreprise : elle doit être intuitive pour permettre une prise en main rapide.
La qualité du service client et de l'assistance technique est tout aussi importante. C'est pourquoi, veillez à bien vérifier les modalités de formation proposées et les horaires d'assistance, car un accompagnement lors du déploiement favorise le travail en autonomie des équipes. Le logiciel que vous choisirez doit aussi pouvoir s'adapter à la croissance de votre organisation : prêtez attention aux possibilités d’évolution des fonctionnalités selon vos processus RH et vos contraintes.
Sur le plan financier, vous serez amené à tenir compte des frais annexes, tels que la formation des salariés qui auront accès à l'outil : la certification Qualiopi du prestataire garantit une formation de qualité, avec parfois, la possibilité de faire financer la formation des salariés par votre OPCO. Un logiciel RH peut bénéficier d'une maintenance régulière (généralement annuelle), de mises à jour réglementaires, de développements éventuels et d'un support technique vers lequel se tourner. Ces services impliquent généralement des coûts supplémentaires, mais ils favorisent une gestion simple et fiable.
Pourquoi utiliser le logiciel de gestion des absences et congés OCTIME ?
Le logiciel de gestion des absences et congés OCTIME apporte une réponse adaptée aux entreprises en termes de suivi du personnel. OCTIME dispose d'une interface ergonomique accessible depuis n'importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). Le logiciel intègre également de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le travail des équipes RH : gestion automatisée des compteurs de congés, suivi des temps de présence en temps réel, export des données vers les logiciels de paie, etc. Le Groupe Octime priorise la qualité de l'accompagnement grâce à une équipe dédiée pendant toute la phase de déploiement, des formations adaptées selon les profils utilisateurs, un support technique basé en France et des mises à jour régulières pour adapter l'outil aux nouvelles réglementations.