Présentation d'ARPAVIE
ARPAVIE est née de la fusion des 3 associations, AREFO, AREPA et ARPAD, le 1er juillet 2016. Porté par ses membres fondateurs (la Caisse des Dépôts et Action Logement), le groupe associatif ARPAVIE vise à maintenir et développer ses activités dans l’ensemble de ses métiers, couvrant tous les segments de l’hébergement et de l’accompagnement des personnes âgées autonomes et en perte d’autonomie (Résidences autonomie, Résidences services, EHPAD et SSIAD). Premier groupe associatif français, gestionnaire d'établissements pour personnes âgées, leader dans le secteur non lucratif, ARPAVIE s'est doté d'une nouvelle gouvernance, composée d'un Conseil d'administration, d'un Bureau et d'un comité de direction (Codir).
Les chiffres clés d’ARPAVIE :
- 78 résidences Autonomie,
- 2 Résidences Services,
- 45 EHPAD,
- 1 SSIAD.
Témoignage de Francis MANZAC
Directeur des Systèmes d’Information et de l’Innovation - ARPAVIE.
Les interlocuteurs OCTIME possèdent une forte expertise dans l’outil mais également au niveau de notre secteur d’activité et ce quel que soit leur fonction dans le projet .
Secteur d’activité : Associatif,
Nombre de sites : 127,
Nombres d’employés : 3 000.
Témoignage : Francis MANZAC Directeur des Systèmes d’Information et de l’Innovation
En 2018, vous lancez un projet de refonte de votre SIRH. Quels étaient vos enjeux, vos problématiques et vos objectifs ?
Le premier enjeu était de moderniser et de structurer le nouvel SI d’ARPAVIE autour des processus métiers. De ce fait, nous avons un sous ensemble naturellement orienté sur la GRH.
Plusieurs objectifs :
- Proposer un outil unique et homogène à tous nos établissements (2 outils avant la fusion de 2016),
- Mettre en place un outil de planification pour tous nos salariés (avant beaucoup de fichiers Excel),
- Harmoniser les pratiques et mettre en place les nouveaux processus RH du Groupe ARPAVIE,
- Disposer d’une solution évolutive permettant au Groupe ARPAVIE de se développer sans difficulté.
Vous avez fait le choix des solutions OCTIME et META4 en mode SAAS. Quels ont été les raisons de ces choix (éditeurs et SAAS) ?
Après une consultation du marché en fonction de trois critères essentiels : couverture fonctionnelle, références sur des projets similaires, dans notre secteur et les coûts ; nous avons choisi META4, devenu CEGID Peoplenet, et OCTIME.
CEGID a été l’un des rares à nous proposer une solution globale sur la Paie, la GA mais aussi sur le développement RH (entretien, formation, recrutement). Pour OCTIME nous avons choisi cet outil car c’est une référence sur le marché dans notre secteur et c’était aussi un partenaire de CEGID dans le cadre de l’intégration de notre projet.
OCTIME propose une méthodologie de déploiement et une assistance très pragmatique et très opérationnelle. Ce mode opératoire a-t-il répondu à vos besoins ? Que pouvez-vous en dire ?
Les avantages de cette méthodologie permettent des sessions de travail bien cadrées et de traiter les différents sujets liés aux règlementaires très facilement, évitant ainsi de sur-mobiliser nos experts internes. De plus, il y a eu une réelle rigueur dans le respect des délais et des processus de mise à jour des livrables.
Il a été également très appréciable d’échanger avec des interlocuteurs OCTIME possédant une forte expertise dans l’outil mais également au niveau de notre secteur d’activité et ce quel que soit leur fonction dans le projet (consultants fonctionnels, techniques, chef de projet).
Cela a été d’autant plus appréciable lors de la recherche conjointe des solutions factuelles ; et de préconisations contextualisées faites pour optimiser notre gestion des temps au quotidien.
Comment s'est déroulé l'intégration technique des interfaces entre Meta4 et Octime ?
Cela a été le point le plus complexe du projet. Néanmoins les intervenants d’OCTIME ont su faire preuve d’une forte implication et une très grande réactivité notamment pendant la phase de démarrage de notre SIRH.
Votre projet a été géré en AMOA par le cabinet ConvictionsRH. Que pouvez-vous dire sur l'intérêt de cet accompagnement ?
Sur les sujets de gestion des temps, l’intérêt apporté par une AMOA externe s’est principalement articulé autour des aspects suivants :
- L’aide apportée à nos experts RH afin de formaliser leurs besoins notamment lors de la préparation des différents ateliers et de la phase de recette. Cela a grandement facilité les actions et la répartition de la charge de nos sachants moins habitués au mode projet.
- La conduite du changement auprès de nos utilisateurs en établissements afin que l’appropriation puisse se poursuivre malgré le contexte sanitaire qui est survenu quelques mois après la mise en production de nos 2 outils.
Aujourd'hui quel bilan tirez-vous de la mise en œuvre de la solution OCTIME ?
Aujourd’hui, le bilan est très positif, nous avons une base OCTIME avec un règlementaire fiable et des interfaces stabilisées.
Le Portail Web Employé est maintenant déployé sur l’ensemble des fonctions supports (siège) après plusieurs mois de phase pilote sur deux directions. Nous poursuivons le processus de formation et la montée en compétences « à distance » mis en place depuis le mois de mars 2020 à destination des nouveaux arrivants et des utilisateurs en établissements. Cela va nous permettre de débuter un second volet autour du partage de bonnes pratique et d’optimisation de certains modes de gestion.
Enfin, quels sont vos projets à venir autour d'OCTIME (portail Employé, Recrutement) ?
- La gestion des remplacements et des renforts avec le module intégré STAFFELIO by OCTIME
- Poursuite du déploiement du Portail auprès de l’ensemble des collaborateurs,
- Mise en place du module alerteur.
