Située dans le Jura, la mairie des Rousses compte près de 3 800 habitants à l'année, une population qui grimpe à près de 10 000 personnes pendant la saison hivernale. Pour assurer la continuité de ses services, la collectivité s'appuie sur 80 agents aux métiers très variés : services techniques, bibliothèque, centre de soins, infirmières à domicile ou encore équipes de déneigement.
Lorsque Marlène Detrez prend ses fonctions de DRH en 2020, une mission lui est confiée : moderniser la gestion des temps. À cette époque, les congés, les horaires et les heures travaillées sont encore gérés sur papier et dans des tableaux Excel.
« Notre processus était très long, très chronophage et pas fiable. Les agents remplissaient leurs feuilles manuellement, je ressaisissais toutes les informations et nous avions estimé que cela représentait près de 1 500 feuilles par an. »
Au-delà de la charge administrative, cette organisation multiplie les risques d'erreurs et ne permet pas aux managers ni aux agents d'avoir une vision fiable de leur temps de travail.
Une solution adaptée aux besoins de la collectivité
Pour remplacer ses processus papier, la mairie des Rousses étudie plusieurs solutions de gestion des temps. Son objectif : trouver un outil capable d'accompagner durablement la collectivité, tout en prenant en compte la diversité de ses métiers et de ses organisations de travail.
« Ce qui a fait la différence, c'est l'accompagnement proposé, la modularité de la solution, son intégration avec notre logiciel de paie et le fait qu'elle puisse réellement s'adapter à nos besoins. »
Afin de favoriser l'adhésion, la mairie communique très tôt sur le projet, associe les représentants du personnel et accompagne chaque agent et chaque manager dans la prise en main de l'outil.
Répondre aux contraintes de chaque métier
Avec des équipes de déneigement, des infirmières à domicile, des agents d'entretien itinérants ou encore des services administratifs, la mairie devait composer avec des organisations de travail très différentes.
Pour répondre à ces contraintes, la mairie utilise plusieurs modes de badgeage : badgeuses physiques, badgeage sur ordinateur et badgeage mobile via l'application myOCTIME. Les agents itinérants peuvent désormais badger et effectuer leurs demandes directement depuis leur téléphone.
« Tout le monde s'y est retrouvé. Même les personnes peu à l'aise avec l'informatique ont rapidement compris le fonctionnement. »
Les différents cycles de travail, les annualisations et les règles propres à chaque service sont intégrés directement dans la solution.
Des bénéfices visibles pour l’ensemble des équipes
Deux ans après la mise en place d'OCTIME Expresso, la mairie des Rousses constate des bénéfices à tous les niveaux de l'organisation. La suppression des processus papier et des ressaisies manuelles a permis de fiabiliser les données RH, de sécuriser le suivi des temps et de rendre chaque acteur plus autonome dans son rôle. Chacun dispose désormais des informations dont il a besoin pour piloter son activité au quotidien.
« J'ai gagné énormément de temps. Avant, je ressaisissais les feuilles d'heures, les demandes de congés et je recréais tous les tableaux chaque année. Aujourd'hui, les managers gèrent les congés de leur équipe et je peux me concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi des anomalies ou les paramétrages. Les agents, eux, savent où ils en sont et consultent directement leurs compteurs, leurs heures et leurs congés. »
Au fil du projet, la mairie a également constaté des bénéfices qui dépassent la seule gestion des temps.
« Nous avons retrouvé la confiance que nous voulions mettre en place et l'équité entre tous nos agents. Aujourd'hui, chacun est géré de la même façon, avec les mêmes règles et les mêmes accès. »
Un accompagnement qui se poursuit dans le temps
Pour Marlène Detrez, la réussite du projet ne repose pas uniquement sur le logiciel, mais aussi sur l'accompagnement tout au long du déploiement.
Le paramétrage a été réalisé en étroite collaboration avec les équipes d’OCTIME Expresso afin d'adapter progressivement la solution aux besoins de la collectivité. Et cette personnalisation continue aujourd'hui encore.
« Quand nous souhaitons faire évoluer un paramétrage, nous contactons les équipes d’OCTIME Expresso et nous obtenons rapidement une réponse. La solution évolue avec nos besoins, c'est un vrai plus. »
Les conseils de la mairie des Rousses pour réussir son projet
Avec le recul, Marlène Detrez identifie trois facteurs clés de succès : communiquer largement en amont, prendre le temps de paramétrer correctement la solution et accompagner individuellement les utilisateurs.
Sa conclusion résume à elle seule l'impact du projet :
« Je ne reviendrai pas en arrière. Pour rien au monde je ne retournerais à mes feuilles papier et à mes tableaux Excel. »
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