Une gestion des temps pensée pour les professionnels de santé

Dans les établissements sanitaires et médico-sociaux, organiser le temps de travail exige des plannings rigoureux : la continuité des soins ne tolère aucune approximation. Le Groupe Octime accompagne les établissements de santé depuis plus de 25 ans dans la digitalisation de leur gestion des temps, pour des plannings conformes et des équipes mieux organisées.

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Des plannings sous tension permanente

Les hôpitaux, cliniques et structures médico-sociales fonctionnent en continu, 24h/24 et 7j/7. Cette organisation impose une alternance d’équipes, des cycles de travail complexes et une coexistence de métiers aux rythmes très différents. La moindre absence peut déstabiliser un service entier, d’où l'importance d’une planification anticipée et ajustable en temps réel.

Des plannings instables ou difficiles à anticiper génèrent de la fatigue, de la frustration et des risques psychosociaux. À l’inverse, une gestion maîtrisée renforce l’engagement des professionnels, réduit les conflits internes et contribue à la fidélisation des équipes.

Un cadre consacre en moyenne 50 % de son temps à l’organisation du planning de son équipe : réduire cette charge libère du temps pour l’accompagnement des professionnels de santé et améliore la qualité des soins.

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Un environnement réglementaire exigeant, pris en charge dès le déploiement

Les établissements de santé et du médico-social évoluent dans un cadre juridique particulièrement dense. OCTIME répond à ces exigences dès le déploiement :

- Durées maximales de travail, temps de repos obligatoires, travail de nuit et jours fériés → intégrés nativement dans le paramétrage, selon la convention collective applicable
- Répartition équitable des gardes, astreintes et jours fériés → suivi par agent pour garantir l'équité entre professionnels
- Accords locaux propres à l'établissement → pris en compte lors du déploiement, pour une conformité immédiate
- Commande publique → OCTIME et STAFFELIO, la plateforme de gestion des remplacements et des renforts du Groupe Octime, sont référencés auprès de C.A.I.H., UGAP et RESAH

Tout ce que la gestion des temps apporte à votre établissement

Planification centralisée couvrant l’ensemble des services, 24h/24, 7j/7

Respect des règles de repos, des durées maximales et des obligations conventionnelles

Suivi précis des heures supplémentaires, temps additionnels, récupérations et astreintes

Anticipation des besoins en personnel et ajustement rapide en cas d’imprévu

Accès des soignants et cadres à leurs plannings et compteurs via l’application mobile myOCTIME

Interopérabilité avec les outils RH et de paie

Contribution à l’équité entre professionnels et à la qualité de vie au travail

Gestion des remplacements et des renforts avec la plateforme STAFFELIO

Une solution pensée pour tous les acteurs de l'établissement

Cadres et encadrants

Construction et ajustement des plannings en temps réel, suivi des astreintes et gardes, validation des demandes via myOCTIME pour réduire le temps consacré aux tâches administratives

Collaborateurs terrain

Accès au planning, aux soldes et aux demandes d'absence depuis l'application myOCTIME, en autonomie et sans solliciter le service RH

Équipes RH

Suivi des heures supplémentaires, temps additionnels et récupérations, transfert fiabilisé des variables de paie, pilotage de la conformité réglementaire

Planifier, suivre, remplacer : un seul environnement

La gestion des remplacements est indissociable de la gestion des plannings dans un établissement de santé et du médico-social. OCTIME et STAFFELIO forment une offre intégrée qui couvre l’ensemble de cette chaîne : planification, suivi des absences et déclenchement des remplacements s’enchaînent dans un même environnement, sans ressaisie ni rupture d’information.

Dès qu’une absence est enregistrée, STAFFELIO, la plateforme de gestion des remplacements et des renforts, identifie les ressources disponibles et qualifiées au sein de cinq pools distincts (personnel interne, ressources intra-groupe, vacataires, communauté STAFFELIO et intérimaires) et diffuse la demande selon les règles définies par l’établissement. Les candidats se positionnent en fonction de leur disponibilité, et les documents administratifs sont générés automatiquement. Les encadrants disposent ainsi d’un véritable outil de pilotage, et les professionnels retrouvent de l’autonomie dans l’organisation de leur activité.

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