Avec plus de 80 établissements répartis sur le territoire, la Fondation Léopold Bellan accompagne quotidiennement des publics variés à travers ses activités sanitaires, médico-sociales et sociales. Une diversité qui implique des organisations, des métiers et des contraintes RH très différentes.
Pour répondre à ces enjeux, la Fondation a choisi de déployer progressivement la solution OCTIME au sein de ses établissements. Un projet d'envergure auquel a largement contribué Émilie Bretez-Dignoire, Directrice adjointe du Pôle hospitalier Léopold Bellan de Paris, auparavant Responsable RH et cheffe de projet pour le déploiement de la solution.
Elle revient sur les enjeux rencontrés et les bénéfices constatés après plusieurs années d'utilisation.
Des enjeux RH complexes dans des établissements aux organisations très différentes
Lorsque la Fondation engage son projet de généralisation de la gestion des temps, tous les établissements ne disposent pas du même niveau de maturité. Certains utilisent déjà OCTIME, tandis que d'autres fonctionnent encore avec des tableaux Excel ou des méthodes entièrement manuelles.
À cela s'ajoutent les spécificités propres aux secteurs sanitaire, social et médico-social : travail de nuit, cycles complexes, récupération, absentéisme, turn-over ou encore nécessité de garantir en permanence les effectifs nécessaires à la continuité des soins.
« Nous sommes rarement sur une organisation administrative classique. Entre le travail de nuit, les récupérations ou les règles spécifiques, il y a beaucoup de paramètres à prendre en compte. »
Pour la Fondation, l'objectif est donc double : harmoniser les pratiques entre les établissements tout en garantissant une gestion fiable et conforme des temps de travail.
Un déploiement progressif pour accompagner le changement
Déployer une solution de gestion des temps dans plus de 80 établissements représente avant tout un projet de transformation.
Pendant près de trois ans, Émilie Bretez-Dignoire a accompagné le déploiement d'OCTIME dans plusieurs dizaines de structures aux profils très différents.
« C'était un énorme chantier, mais j'ai accepté avec joie parce que c'est un outil auquel je crois vraiment dans mes fonctions RH. »
Si les aspects techniques sont importants, l'accompagnement des équipes l'est tout autant. Comme tout projet de transformation, la mise en place d'une nouvelle solution peut susciter des interrogations au départ. C'est pourquoi un véritable travail de conduite du changement est essentiel pour accompagner les utilisateurs et faciliter l'appropriation de l'outil.
Une fois la solution adoptée, les bénéfices deviennent rapidement visibles.
« Aujourd'hui, je n’imagine pas un Hôpital fonctionner correctement sans cet outil. Même ceux qui étaient les plus réticents ont finalement vu tout ce qu'ils avaient à y gagner. »
Une gestion des temps plus fiable pour l’ensemble des équipes
Pour Émilie Bretez-Dignoire, l’un des principaux apports d’OCTIME réside dans la fiabilisation de la gestion des temps. Le paramétrage des règles de gestion permet aujourd’hui à la Fondation Léopold Bellan de disposer d’un cadre sécurisé et adapté aux contraintes spécifiques du secteur sanitaire et médico-social.
« Le principal enjeu, c’est d’avoir la garantie sur les temps de travail. Le fait de construire des cycles cohérents et de paramétrer les bonnes règles permet de sécuriser toute la gestion. »
Cette fiabilité apporte également davantage de transparence dans le suivi du temps de travail et des éléments administratifs.
« La visibilité sur le badgeage fonctionne très bien : il n’y a plus de place pour la subjectivité sur les heures supplémentaires, avec un véritable sentiment d’égalité entre les équipes. Pour les demandes de congés, c’est pareil : tout est tracé, il n’y a pas de perte de temps une fois que le fonctionnement est bien rodé. »
Au-delà des équipes RH, OCTIME apporte aux managers une meilleure capacité d’anticipation dans la gestion quotidienne des établissements. La visibilité sur les plannings et le contrôle du besoin permettent de s’assurer que les effectifs prévus correspondent aux besoins réels des services.
« Pour les managers, c’est cette visibilité qui est essentielle : savoir qui sera présent, suivre les compteurs, les congés, mais aussi vérifier que l’on a le bon nombre de professionnels au bon moment. Cela évite de devoir recompter les effectifs manuellement et permet d’avoir une vraie vision prévisionnelle. »
Enfin, les collaborateurs bénéficient eux aussi d’une plus grande autonomie dans le suivi de leur activité.
« Ce qu’ils apprécient le plus, c’est la clarté sur leurs compteurs. Ils peuvent suivre leurs congés, leur planning et mieux anticiper leur organisation. Pour beaucoup, c’est un vrai gain de visibilité. »
STAFFELIO : un véritable levier pour sécuriser les remplacements
Dans un contexte où les remplacements sont quotidiens, la Fondation s'appuie également sur STAFFELIO, la plateforme de gestion des remplacements et des renforts du Groupe Octime. La complémentarité entre les deux solutions facilite le pilotage des équipes et contribue à fiabiliser l'organisation au quotidien.
« L'argument majeur qui nous a fait basculer, c'était le lien direct entre STAFFELIO et nos plannings. C'est une sécurité sans nom. »
Chaque remplacement est automatiquement répercuté dans les plannings, sans ressaisie ni risque de doublon.
« Si plusieurs personnes interviennent sur un remplacement, tout le monde dispose immédiatement de la même information. Cela sécurise complètement nos process. »
Cette synchronisation en temps réel constitue un véritable atout dans des organisations confrontées à un absentéisme important et à des besoins permanents de réactivité.
Des processus RH fiabilisés grâce à OCTIME
Après plusieurs années de déploiement, Émilie Bretez-Dignoire résume en quelques mots la valeur apportée par les solutions OCTIME :
« Le premier mot qui me vient, c'est sécuriser. OCTIME allège nos process et surtout les fiabilise. Dans des contextes où nous travaillons en permanence à flux tendu, c'est extrêmement précieux. OCTIME nous apporte la certitude que nos règles sont respectées et que nos organisations sont sécurisées. »
Au-delà de la digitalisation de la gestion des temps, la Fondation Léopold Bellan dispose aujourd'hui d'un environnement harmonisé, fiable et partagé par l'ensemble de ses établissements, au service des équipes RH, des managers et des collaborateurs.
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