Depuis 2018, la Clinique Mutualiste de l'Estuaire s'appuie sur OCTIME pour digitaliser la gestion des temps et des plannings de ses près de 500 collaborateurs. Dans un contexte d'activité continue et d'organisation complexe des équipes, la solution a permis de fiabiliser les données, de simplifier les processus RH et d'offrir aux managers comme aux collaborateurs un accès en temps réel à l'information.
Jean-Pierre Koffmann, Coordonnateur Gestion des Flux et Adaptation des Ressources, et Anne-Cécile Briend, Responsable Ressources Humaines, reviennent sur les enjeux du projet et les bénéfices observés au quotidien.
Une organisation aux contraintes RH multiples
La Clinique Mutualiste de l'Estuaire, établissement d'HOSPI GRAND OUEST (HGO) intégré à VYV3, assure une continuité de service 24h/24 auprès de ses patients.
Cette organisation implique de nombreuses spécificités : annualisation du temps de travail, travail de nuit, activité les week-ends et jours fériés, astreintes, gardes et recours fréquent à des contrats de remplacement. La gestion des plannings constitue donc un enjeu central pour garantir la continuité des soins tout en respectant les règles de temps de travail.
Les limites d'une gestion sous Excel
Avant le déploiement d'OCTIME, les plannings étaient gérés à l'aide de tableaux Excel et les données étaient transmises manuellement au service paie. Avec la croissance de l'établissement, cette organisation a rapidement montré ses limites.
« Nous avons aujourd'hui près de 500 salariés. Il n'était plus possible de fonctionner avec Excel et des feuilles de présence transmises chaque mois au service paie », explique Anne-Cécile Briend, Responsable Ressources Humaines.
L'absence de centralisation compliquait le partage des informations entre les équipes RH, les managers et les collaborateurs, tout en augmentant les risques d'erreurs.
OCTIME pour accompagner une transformation organisationnelle
Le déploiement d'OCTIME s'est inscrit dans un contexte particulier : la mise en œuvre d'un nouvel accord sur le temps de travail au sein de l'établissement.
Cette évolution a notamment entraîné :
- L’annualisation du temps de travail ;
- Une nouvelle méthode de calcul des congés ;
- Le passage à une gestion en année civile ;
- Une harmonisation des pratiques de gestion du temps.
Le projet OCTIME a ainsi permis d'accompagner concrètement ces changements organisationnels.
Des badgeuses ont également été installées afin de fiabiliser le suivi du temps de travail et répondre à une attente forte des équipes en matière de traçabilité.
Une information partagée au bénéfice de tous
L'un des principaux apports d'OCTIME réside dans l'accès à une information actualisée et partagée entre l'ensemble des acteurs de l'établissement. Les collaborateurs peuvent consulter leur planning, leurs affectations, leurs compteurs et leurs demandes de congés en temps réel.
« Les professionnels peuvent voir avec qui ils vont travailler, où ils vont être affectés et vérifier leur planning en temps réel », souligne Anne-Cécile Briend.
Cette visibilité facilite l'organisation du travail et améliore l'autonomie des équipes.
Pour les managers, la centralisation des données offre une meilleure vision des ressources disponibles et simplifie le pilotage des effectifs. Grâce aux indicateurs intégrés dans les plannings, ils identifient rapidement les situations de sous-effectif ou de sureffectif. Cette capacité d'anticipation facilite la gestion des remplacements et contribue à sécuriser l'organisation des équipes.
Du côté des ressources humaines, OCTIME a permis de fiabiliser les données transmises à la paie grâce à l'automatisation des échanges.
« Avec l'export direct vers la paie, les informations sont beaucoup plus fiables », précise Anne-Cécile Briend.
La centralisation des informations favorise également une meilleure coordination entre les services RH et l'encadrement.
« Nous avons moins de pertes d'information et une meilleure gestion de tous les événements liés aux ressources humaines et aux plannings », ajoute Jean-Pierre Koffmann, Coordonnateur Gestion des Flux et Adaptation des Ressources.
Une application mobile largement adoptée
Les collaborateurs utilisent également myOCTIME pour réaliser leurs démarches quotidiennes.
L'application leur permet de consulter leur planning, suivre leurs compteurs, déposer leurs demandes de congés ou encore effectuer certaines demandes de modification.
Cette autonomie renforce l'accessibilité de l'information et simplifie les échanges avec les managers.
OCTIME en une phrase
Pour Jean-Pierre Koffmann, « OCTIME est un outil de gestion des temps et des ressources humaines fiable, ergonomique et évolutif, qui facilite le partage de l'information et sécurise la gestion des plannings. »
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