Politique de protection des données personnelles

Les informations suivantes vous sont destinées en tant qu’utilisateur de notre site internet www.octime.com (ci-après le « Site »).
Dans ce cadre, OCTIME traite vos données à caractère personnel pour son propre compte et est considérée comme ayant la qualité de responsable du traitement.

Catégories de données à caractère personnel traitées
Lorsque vous naviguez sur le Site ou renseignez l’un de nos formulaires, nous sommes amenés à collecter les données à caractère personnel suivantes :

• des données d’identification : nom, prénom. Le cas échéant ;
• des données professionnelles : votre fonction, adresse mail et numéro de téléphone professionnels, ainsi que des informations sur la société pour laquelle vous travaillez ;
• des données de connexion : la date, l’heure de la connexion et/ou navigation, le type de navigateur, la langue du navigateur, des données relatives à votre activité et votre navigation sur notre Site, les URL consultées, votre adresse IP.
• toute autre information que vous nous communiquerez spontanément dans les champs libres que nous mettons à votre disposition sur nos formulaires.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ci-dessus sont traitées afin de :

1. Gérer vos demandes formulées via les différents formulaires disponibles sur le Site :

Lorsque vous soumettez une demande (par exemple : demande d'information, de démonstration, …), vos données sont nécessaires pour :

- Vous identifier.
- Identifier clairement votre besoin.
- Vous répondre de manière précise et dans les meilleurs délais.
- Vous adresser la newsletter.

2. Assurer l’amélioration continue du Site :

• Les données collectées sont utilisées pour proposer une expérience utilisateur fluide et optimale.

3. Produire des statistiques d’audience pour le Site :

• Certaines des données collectées sont utilisées à des fins d’analyse afin de mieux comprendre les comportements des utilisateurs sur le Site.
• Cela inclut la mesure du trafic, l’analyse des pages les plus consultées, le temps passé sur le Site, ou encore les parcours de navigation.
• Ces informations servent à optimiser le contenu du Site et à adapter celui-ci aux attentes des visiteurs.

Bases légales des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel collectées sur notre Site repose sur les bases légales suivantes :

1. Consentement :

• Réception de la newsletter :

2. Intérêt légitime :

• Fonctionnement et amélioration du Site : Le traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, à savoir garantir la disponibilité, la performance et l’optimisation continue de notre Site.
Production de statistiques d’audience : Ce traitement vise à mieux comprendre l’utilisation de notre Site, afin de l’adapter aux besoins des utilisateurs, sans porter atteinte à leurs droits et libertés fondamentaux.

3. Exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles :

• Gestion de vos demandes via les formulaires : Ce traitement est nécessaire pour répondre à vos demandes effectuées via les formulaires accessibles sur le Site, conformément à vos attentes et aux mesures précontractuelles engagées à votre demande.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :

1. Personnel habilité d’OCTIME :

• Les membres des services marketing, commercial, administratif et informatique, qui interviennent dans la gestion et le suivi des interactions avec les utilisateurs, ainsi que dans l'amélioration continue du Site.

2. Sous-traitants d’OCTIME :

• Les prestataires techniques et partenaires contractuels assurant la conception, l’hébergement, la maintenance, ou l’optimisation du Site, pour garantir son fonctionnement, sa sécurité et son accessibilité en permanence.

3. Tiers déposant des cookies :

• Les partenaires tiers, tels que les outils de mesure d’audience, qui peuvent déposer des cookies sur vos terminaux. Ces tiers interviennent notamment pour la mesure de trafic et l’analyse des comportements sur le Site. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de cookies

Durées de conservation des données à caractère personnel
Les données collectées sont conservées pendant des durées nécessaires aux finalités poursuivies, à savoir :

1. Assurer le fonctionnement et l’amélioration continue du Site :

• Données techniques et analytiques : conservées pendant une durée maximale de 13 mois à compter de leur collecte, conformément aux recommandations de la CNIL concernant les cookies.

2. Gérer les demandes formulées via les formulaires du Site :

• Données relatives aux demandes d’information ou de contact : conservées pendant une durée de 3 ans à compter de la dernière interaction avec l’utilisateur.

3. Produire des statistiques d’audience pour le Site :

Données utilisées à des fins de statistiques anonymes : conservées pendant une durée ne dépassant pas 13 mois, conformément à la réglementation applicable.

Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible afin d’être utilisées exclusivement à des fins statistiques non identifiantes.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
• droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
• droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

Vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs des droits ci-dessus ? Renseignez le formulaire en bas de page.

Les informations suivantes vous sont destinées en tant que personne contact agissant au nom et pour le compte d’un tiers. Ce tiers peut être un prospect, un client, un partenaire, un prestataire, un fournisseur ou tout autre interlocuteur avec lequel OCTIME est en contact pour les besoins de ses activités.
Dans ce cadre, OCTIME traite vos données à caractère personnel pour son propre compte et est considérée comme ayant la qualité de responsable du traitement.

Catégories de données à caractère personnel traitées
Les données à caractère personnel pouvant faire l’objet d’un traitement sont :

• des données d’identification : nom, prénom. Le cas échéant, dans le cadre d’une demande d’exercice de vos droits : une copie de votre carte d’identité ;
• des données professionnelles : société/organisme/administration pour laquelle vous agissez au nom et pour le compte, votre fonction, adresse mail et numéro de téléphone professionnels.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ci-dessus sont traitées afin de :

1. Développer notre parc client et gérer notre prospection commerciale : Nous collectons et utilisons des données pour identifier et contacter de nouveaux clients potentiels, organiser des campagnes de prospection (par e-mail, téléphone ou invitations à des événements) et développer nos relations commerciales. Ces démarches visent à élargir notre portefeuille de clients tout en répondant aux besoins identifiés sur le marché.
2. Gérer et suivre la relation client : Les données sont nécessaires pour assurer une gestion efficace des comptes clients (contrats, échanges…), des commandes, des devis et des factures. Elles permettent également de mesurer la satisfaction de nos clients via des enquêtes, de gérer les réclamations et d'améliorer en continu nos services.
3. Gérer et suivre les relations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires : Nous collectons et utilisons des données pour gérer nos contrats, échanges et paiements avec nos fournisseurs et prestataires. De même, elles servent à développer et maintenir des partenariats stratégiques, dans le cadre de notre activité commerciale.
4. Gérer et suivre les relations avec tout autre tiers : Nous collectons et utilisons des données à caractère personnel pour gérer nos échanges avec tout autre tiers non visés dans les points précédents. Cela inclut notamment :

• Les organismes publics et administrations : tels que l'URSSAF, les services fiscaux, les services de l’inspection du travail et tout autre organisme habilité dans le cadre de nos obligations légales, réglementaires ou administratives.
• Les tiers institutionnels : par exemple, les instances judiciaires, les notaires, les commissaires de justice (anciennement, huissiers de justice) ou tout autre professionnel intervenant dans des démarches officielles ou contentieuses.
• Les autres intervenants : tels qu’experts-comptables, consultants, auditeurs externes lorsque leur intervention est requise pour des missions spécifiques (audit, conseil, certification, etc.).

5. Produire des statistiques et gérer notre activité : Les données collectées peuvent permettre d’élaborer des analyses et statistiques commerciales ou stratégiques, essentielles pour optimiser nos performances et ajuster nos orientations stratégiques. Elles servent également à gérer les opérations internes nécessaires au fonctionnement efficace de notre entreprise.
6. Gérer des contentieux : Enfin, les données peuvent être utilisées dans le cadre de la résolution de différends ou litiges (phase amiable ou judiciaire), afin de protéger nos droits et intérêts.

Base légale des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le présent traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime, ces traitements sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement, le développement et la pérennité de notre entreprise.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :

1. Destinataires internes :

• La Direction d’OCTIME : Responsable de la supervision stratégique et de la gestion globale de l’entreprise.
• Les collaborateurs habilités d’OCTIME : Ceux dont les missions nécessitent l’accès aux données (services commerciaux, administratifs, financiers, techniques, ou toute autre équipe impliquée dans la gestion des relations avec les clients, fournisseurs, partenaires ou tout autre tiers).

2. Sous-traitants :

• Les prestataires de services tiers avec lesquels OCTIME collabore pour exécuter certaines activités, notamment :

• L’hébergement et la maintenance des systèmes informatiques.
• La gestion des campagnes de communication et de prospection commerciale.
• La prestation de services logistiques ou techniques.

3. Partenaires stratégiques et opérationnels :

• Les tiers autorisés à assister OCTIME dans la conduite de son activité, tels que :

• Les conseils juridiques, comptables, ou financiers.
• Les partenaires commerciaux ou stratégiques dans le cadre de projets spécifiques.

4. Tiers autorisés par la loi :

• Les autorités compétentes (par exemple, fiscales, sociales, ou judiciaires) et tout autre organisme habilité lorsque la communication des données est obligatoire en vertu des dispositions légales ou réglementaires applicables.

OCTIME veille à ce que chaque destinataire respecte les exigences légales en matière de protection des données et s’assure de leur engagement contractuel à cet égard, notamment dans le cas de relations avec des sous-traitants.

Durées de conservation des données à caractère personnel
Les données collectées sont conservées pendant des durées nécessaires aux finalités poursuivies, à savoir :

1. Développement de notre parc client et gestion de la prospection commerciale :

• Prospects : Les données des prospects peuvent être conservées jusqu'à 3 ans après le dernier contact ou la dernière interaction, conformément aux recommandations de la CNIL.
• Clients potentiels intégrés à un contrat : Une fois le contrat établi, les données basculent dans la gestion de la relation client (voir ci-dessous).

2. Gestion et suivi de la relation client :

• Données contractuelles : Les données relatives aux clients et contacts sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées à des fins probatoires pendant 5 ans après la fin du contrat (prescription civile en France).

3. Relations avec les fournisseurs et prestataires :

• Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées à des fins probatoires pendant 5 ans après la fin du contrat.

4. Développement et gestion de notre parc de partenaires :

• Les données sont conservées pendant toute la durée de la collaboration avec les partenaires, puis supprimées ou archivées à des fins probatoires pendant 5 ans après la fin de la relation.

5. Production de statistiques commerciales et stratégiques :

• Si les données utilisées à des fins statistiques ne sont pas anonymisées, elles seront conservées pendant une durée maximale de 3 ans après leur collecte.

6. Gestion de notre activité :

• Les données opérationnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la gestion de l'activité et peuvent être archivées à des fins probatoires pendant 5 ans, sauf obligation spécifique.

7. Gestion des contentieux :

• Les données relatives à un contentieux sont conservées jusqu'à la résolution complète de celui-ci, puis archivées pendant 5 ans (prescription de droit commun).

Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible afin d’être utilisées exclusivement à des fins statistiques non identifiantes.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
• droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
• droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

Vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs des droits ci-dessus ? Renseignez le formulaire en bas de page.

Les informations suivantes vous sont adressées en votre qualité de personne référente d’un client ayant complété un cycle de formation sur nos solutions et ayant obtenu le statut d’utilisateur référent. Ce statut vous autorise à contacter notre service client (ci-après le « Support client ») pour signaler un incident, qu’il soit fonctionnel ou réglementaire et demander une intervention de maintenance corrective.
Dans ce cadre, OCTIME traite vos données à caractère personnel pour son propre compte et est considérée comme ayant la qualité de responsable du traitement.

Catégories de données à caractère personnel traitées

• des données d’identification : nom, prénom. Le cas échéant, dans le cadre d’une demande d’exercice de vos droits : une copie de votre carte d’identité ;
• des données professionnelles : société pour laquelle vous intervenez, votre fonction, adresse mail et numéro de téléphone professionnels, statut d’utilisateur référent, historique de formation.
• Données liées aux incidents signalés : nature de l’incident, date de la déclaration et contexte de l’incident, interactions et échanges avec les membres du Support client.
• Autre information : toute autre information que vous nous communiquerez spontanément.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ci-dessus sont traitées afin de :

1. Permettre la gestion et le suivi de vos demandes d’assistance auprès du Support client : Vos données personnelles sont utilisées pour identifier votre rôle d’utilisateur référent et assurer une communication efficace entre vous et le Support client.
2. Traiter et résoudre les incidents fonctionnels ou réglementaires signalés : Les informations collectées permettent d’identifier, d’analyser et de résoudre les problèmes que vous nous signalez.
3. Améliorer la qualité de nos services grâce à l’analyse des incidents rapportés : Les données recueillies dans le cadre de votre interaction avec le Support client sont analysées afin d’identifier la récurrence dans les incidents signalés et les corriger par développement d’un patch.
4. Gérer un éventuel contentieux : Dans le cadre d’un différend relatif à une prestation ou un incident signalé, vos données personnelles peuvent être utilisées pour exposer nos échanges et démontrer la conformité de nos interventions ou de nos obligations contractuelles et ainsi fournir des éléments de preuve nécessaires en cas de procédure judiciaire ou de réclamation.

Bases légales des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel collectées à l’occasion de vos échanges avec le Support client d’OCTIME repose sur notre intérêt légitime à savoir que ce traitement est nécessaire à la bonne gestion de notre relation avec vous en tant qu’utilisateur référent ainsi qu’à la continuité, la qualité, la pérennité et la conformité de nos services.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :

1. Personnel habilité d’OCTIME :

• Les membres du Support client en charge de la maintenance corrective, du service développement et du service marketing produit.
• Les membres de la DTI en cas d’incident de sécurité.

2. Sous-traitant d’OCTIME :

• Le prestataire technique et partenaire contractuel assurant la fourniture de la solution de ticketing.

3. Tiers autorisés :

• Les tiers assistant OCTIME dans la conduite de son activité, tels que les conseils juridiques, comptables, ou financiers.
• Les tiers autorisés par la loi : Les autorités compétentes (par exemple, fiscales, sociales, ou judiciaires) et tout autre organisme habilité lorsque la communication des données est obligatoire en vertu des dispositions légales ou réglementaires applicables.

Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données collectées seront conservées :

1. Pendant la durée de traitement du ticket d’incident :

• Les informations relatives à un incident sont conservées en base active pendant toute la durée nécessaire à la résolution du problème signalé.

2. Après la clôture du ticket d’incident :

• Les données sont archivées de manière intermédiaire pendant une durée de 5 ans à compter de la clôture du ticket. Cette période correspond au délai de prescription en matière contractuelle, permettant de se prémunir contre d'éventuels litiges ultérieurs.

Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible afin d’être utilisées exclusivement à des fins statistiques non identifiantes.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
• droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
• droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

Vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs des droits ci-dessus ? Renseignez le formulaire en bas de page.

Dans le cadre de son activité d’éditeur de solutions dans le domaine SIRH, OCTIME traite des données à caractère personnel des collaborateurs de ses clients, saisies dans ses solutions.
OCTIME agit en qualité de sous-traitant conformément à la réglementation applicable, sur instructions de ses clients, qui assument le rôle de responsables du traitement.

Finalités et bases légales des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les traitements de données à caractère personnel réalisés par OCTIME pour le compte de ses clients sont régis par un contrat conforme aux exigences légales et réglementaires. Ce contrat précise notamment que :

• OCTIME ne traite les données à caractère personnel que sur instructions explicites de ses clients et pour les finalités convenues contractuellement.
• À l’expiration du contrat, OCTIME procède, selon les instructions de ses clients, soit à la suppression de toutes les données à caractère personnel, soit à leur restitution, sauf en cas d’obligations légales contraires.
• OCTIME met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel traitées.

Destinataires des données à caractère personnel
OCTIME peut accéder aux données à caractère personnel confiées par ses clients uniquement dans le cadre des services et offres souscrits.
Ces traitements et accès sont strictement encadrés par le contrat signé entre OCTIME et ses clients, lequel inclut des clauses spécifiques à la protection des données. Ainsi :
OCTIME traite les données exclusivement pour le compte et conformément aux instructions documentées de ses clients.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Les droits qui vous sont reconnus par la réglementation en matière de traitement des données à caractère personnel sont gérés par votre employeur, qui agit en tant que responsable du traitement.
En cas de demande relative à vos droits (accès, rectification, suppression, etc.), il vous incombe de contacter directement votre employeur, qui est votre interlocuteur principal pour toute question liée au traitement de vos données à caractère personnel.
Si vous adressez à OCTIME une demande relative à vos droits, celle-ci sera transférée à l'employeur/client concerné, conformément aux termes du contrat liant ce dernier à OCTIME.

Informations conformément à l’article 13 du RGPD
En application de l’article 13 du RGPD, il revient au responsable du traitement (votre employeur) de vous informer sur :

• La nature des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel.
• Vos droits en lien avec ces traitements.

Pour faciliter cette obligation, OCTIME met à disposition de ses clients toutes les informations nécessaires afin de leur permettre de se conformer aux exigences de l’article 13 du RGPD.
Pour en savoir plus sur vos droits, vous pouvez consulter les informations mises à disposition par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés sur son site et accessibles à l’adresse suivante : CNIL - Les droits pour maitriser vos données personnelles

OCTIME utilisera à des fins statistiques, d’améliorations de ses solutions, produits et services ou de création de nouvelles fonctionnalités, dont celles liées aux technologies d’intelligence artificielles, les données à caractère personnel hébergées dans le cadre de ses solutions de gestion des temps et de planification mais uniquement après que ces données auront été anonymisées de telle manière que la personne concernée ne sera plus identifiable.

Pour rappel, « l’anonymisation est un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible. (…) Dans ce cas, la législation relative à la protection des données ne s’applique plus, car la diffusion ou la réutilisation des données anonymisées n’a pas d’impact sur la vie privée des personnes concernées. » (source CNIL).

Les informations suivantes s'adressent à vous en tant que candidat, que ce soit dans le cadre de votre réponse à une offre d’emploi publiée par nos soins ou de votre envoi d’une candidature spontanée.
Dans ce contexte, OCTIME traite vos données personnelles pour son propre compte et est donc considérée comme responsable du traitement au sens de la règlementation.

Catégories de données à caractère personnel traitées
Lorsque vous candidatez auprès d’OCTIME, les données à caractère personnel que nous pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :

des informations d’identification telles que vos nom et prénom ;
• des informations de contact telles que votre numéros de téléphone, adresse email ;
• des informations relatives à la vie professionnelle, telles que CV et lettre de motivation, compétences et souhaits professionnels ;
• des informations sur votre candidature, telles que les informations provenant d’entretiens ( : dates d’entretiens, réponses orales et/ou écrites ; le cas échéant, des comptes rendus d’entretien rédigés par la personne vous ayant reçu et reproduisant vos réponses formulées à ce dernier, suites données à votre candidature…) ;
• communiquerez spontanément au cours du processus de recrutement.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ci-dessus sont traitées afin de :

1. Gestion des appels à candidature et des candidatures spontanées : Nous collectons et utilisons vos données pour analyser et gérer votre candidature, évaluer la pertinence de vos compétences par rapport aux besoins de notre entreprise et assurer un suivi adapté de votre candidature.
2. Gestion de la procédure de recrutement : Vos données sont également traitées pour organiser l’ensemble des étapes du processus de recrutement, telles que les entretiens, les éventuels tests d’aptitudes ou de compétences, ainsi que les communications relatives aux décisions prises. Ces informations permettent de garantir une évaluation rigoureuse et équitable des candidats en vue de leur intégration potentielle au sein de notre entreprise.
3. Gestion d’un éventuel contentieux : Vos données sont également traitées pour gérer une éventuelle action pour discrimination.

Bases légales des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le traitement des données collectées pour ces finalités repose sur l’intérêt légitime de l’entreprise (article 6.1.f du RGPD). Cet intérêt consiste à identifier des candidats dont les qualifications et compétences professionnelles répondent à nos besoins actuels et futurs de recrutement.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :
1. Équipes internes impliquées dans le recrutement :

• Collaborateurs habilités d’OCTIME chargés du suivi et de la gestion des candidatures, notamment les membres des services Ressources Humaines.
• Le cas échéant, un Collaborateur d’OCTIME exerçant une fonction similaire à celle du poste à pourvoir peut être consulté afin de partager son expertise. Son rôle consiste à contribuer à l’évaluation de l’adéquation des connaissances et des compétences techniques du candidat par rapport aux exigences spécifiques du poste.
• Directeurs du service ou du pôle concerné, manager intermédiaire par le recrutement, afin d’évaluer l’adéquation des profils avec les besoins spécifiques de l’équipe
• Direction Générale d’OCTIME, éventuellement, pour prendre connaissance des candidatures reçues et/ou valider les décisions finales concernant le recrutement.

2. Sous-traitants :

• Plateformes de diffusion d’offres en ligne : OCTIME a recourt à plusieurs plateformes de diffusion d’offres en ligne lui permettent de publier ses offres d’emploi et de recevoir des candidatures. Ces plateformes agissent en qualité de sous-traitants en collectant, hébergeant, et transmettant les candidatures aux équipes d’OCTIME en charge de la gestion du processus de recrutement.

3. Partenaires externes éventuels :

• Le cas échéant, des prestataires ou consultants en recrutement peuvent être sollicités pour accompagner OCTIME dans certaines étapes du processus, dans le respect strict de la confidentialité des données.

OCTIME s’assure que l’accès aux données est limité aux seules personnes ou entités ayant un besoin légitime et qu’elles respectent les obligations de confidentialité et de protection des données imposées par la règlementation.

Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.

1. Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail). 2. Les données concernant les candidats non-retenus seront conservées :

en vue d’alimenter une CVthèque et de leur proposer, le cas échéant, de nouvelles offres d’emploi, pendant une période de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat ;
• à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination, pour une durée de six ans à compter de la clôture du processus de recrutement.

Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible afin d’être utilisées exclusivement à des fins statistiques non identifiantes.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
• droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
• droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

Vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs des droits ci-dessus ? Renseignez le formulaire en bas de page.

Les éléments d’information suivants s’adressent à vous, en votre qualité de visiteur de notre siège social situé à BIRON (Pyrénées-Atlantiques). Lors de votre venue dans nos locaux, nous pouvons - selon les raisons de votre présence et à notre discrétion - vous confier un badge d’accès non biométrique vous permettant de vous déplacer sur notre site et de débloquer les portes d’accès extérieurs à nos bâtiments.
Dans ce cadre, OCTIME est amenée à traiter pour son propre compte vos données à caractère personnel et est considérée comme ayant la qualité de responsable de traitement au sens de la règlementation.

Catégories de données à caractère personnel traitées
Lorsque vous entrez dans nos locaux de BIRON, nous pouvons être amenés à collecter des Données. Ces données collectées auprès de vous sont les données suivantes :

• nom, prénom ;
• société d'appartenance ;
• date et heures de délivrance et de restitution du badge d’accès ;
• les données suivantes seront générées par nos dispositifs de contrôle d’accès à l’occasion de votre utilisation du badge : date et heure de déblocage des portes d’accès des bâtiments et désignation des portes débloquées.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ci-dessus sont traitées afin de :
1. Gérer la délivrance des badges non biométriques d'accès au site de BIRON : Les données collectées sont utilisées pour identifier les tiers auxquels un badge d’accès non biométrique est délivré temporairement par OCTIME.
2. Suivre et enregistrer les accès aux bâtiments par les tiers autorisés : Les données relatives aux déblocages des portes générées par nos dispositifs de contrôle d’accès lors de l’utilisation de votre badge non biométrique sont collectées afin d’assurer un suivi des accès aux bâtiments.
3. En cas d’incident ou de litige lié à l’utilisation du badge qui vous a été remis : Les données collectées peuvent également être exploitées pour enquêter, établir les faits, résoudre les différends et prendre les mesures nécessaires à la résolution du contentieux et faire valoir les droits d’OCTIME.

Bases légales des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le traitement des données personnelles collectées pour ces finalités repose sur l’intérêt légitime de l’entreprise (article 6.1.f du RGPD). Cet intérêt consiste à assurer un contrôle efficace des accès par les tiers autorisés et à gérer tout contentieux éventuel.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :
1. Destinataires internes :

• Les personnels habilités d’OCTIME, notamment le personnel de l’accueil, l’équipe de la Direction Technique et Innovation (DTI), responsable de la gestion des accès aux locaux et le Responsable Sécurité des Systèmes d'information (RSSI), les personnes en charge de l’évacuation des locaux en cas d’incident.
  2. Destinataires externes :
  • Prestataire externe habilité, chargé de la surveillance et/ou de la maintenance du matériel utilisé pour le contrôle des accès.
  • Forces de l’ordre ou autorités compétentes, en cas d’infraction, d’incident ou de litige nécessitant une enquête ou une intervention.
  • Autres tiers autorisés, impliqués dans la résolution de contentieux ou ayant un besoin légitime d’accéder à ces données afin de permettre à OCTIME de protéger et faire valoir ses droits et intérêts.
  OCTIME s’assure que l’accès aux données est limité aux seules personnes ou entités ayant un besoin légitime et qu’elles respectent les obligations de confidentialité et de protection des données imposées par la règlementation.
  
  Durée de conservation des données à caractère personnel
  La durée de conservation des données à caractère personnel est de 3 (trois) mois à compter du jour de votre visite.
  
  En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et/ou des biens, les déblocages pourront être extraits du dispositif et seront alors conservés sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.
  
  Au-delà de ces durées, les données seront supprimées.
  
  Vos droits sur vos données à caractère personnel
  Vous disposez des droits suivants sur vos données :
  • droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
  • droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
  • droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
  • droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
  • droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.
  Vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs des droits ci-dessus ? Renseignez le formulaire en bas de page.

Les éléments d’information suivants s’adressent à vous, en votre qualité de visiteur de notre siège social situé à BIRON (Pyrénées-Atlantiques).
Dans ce cadre, OCTIME est amenée à traiter pour son propre compte vos données à caractère personnel et est considérée comme ayant la qualité de responsable de traitement au sens de la règlementation.

Catégories de données à caractère personnel traitées
Les abords des locaux d’OCTIME et en particulier le site de BIRON (Pyrénées-Atlantiques), sont équipés d’un système de vidéo-surveillance couvrant les zones extérieures d’accès aux bâtiments. À ce titre, OCTIME sera amenée à traiter des enregistrements vidéo contenant des images de toutes personnes présentes dans ces zones.

Finalités des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Les données collectées dans le cadre du dispositif de vidéo-surveillance sont traitées aux fins suivantes :

• Etablir des éléments de preuve par enregistrement des images permettant de retracer d’éventuels incidents ou actes malveillants.
• Gérer d’éventuels contentieux, notamment dans le cadre d’enquêtes ou de litiges liés à la sécurité.

Base légale des traitements réalisés sur vos données à caractère personnel
Le traitement des données collectées par ce dispositif repose sur l’intérêt légitime d’OCTIME, à savoir, établir des éléments de preuve par production des images de vidéo-surveillance en cas de contentieux/d’incidents.

Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées et traitées par OCTIME peuvent être transmises en tout ou partie aux catégories de destinataires suivants, en fonction des finalités des traitements et des besoins spécifiques de ces destinataires :

1. Destinataires internes :

• Les personnels habilités d’OCTIME, l’équipe de la Direction et le RSSI, responsables de la gestion de la sécurité des locaux et des accès.

2. Destinataires externes :

• Prestataire externe habilité, responsable de l’installation, de la maintenance des équipements de vidéo-surveillance. La consultation par le prestataire externe des images de vidéo-surveillance ne peut se faire que sur le site d’OCTIME (i.e. pas d’accès à distance aux images).
• Forces de l’ordre, en cas d’infraction, pour la conduite d’enquêtes ou pour prévenir des actes répréhensibles.
• Autres tiers autorisés, notamment dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives, ou plus largement lorsque cela est nécessaire pour protéger, défendre ou faire valoir les droits d’OCTIME.

Durée de conservation des données à caractère personnel
La durée de conservation des données est de 30 (trente) jours à compter de leur enregistrement.

En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.

Au-delà de ces durées, les données seront supprimées.

Vos droits sur vos données à caractère personnel
Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès (article 15 du RGPD) : permet à toute personne de savoir si ses données à caractère personnel sont traitées par un organisme et d'en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• droit de rectification (article 16 du RGPD) : offre la possibilité de faire corriger, compléter ou actualiser des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes détenues par un organisme.
• droit à l'effacement (droit à l'oubli) (article 17 du RGPD) : autorise une personne à demander la suppression de ses données à caractère personnel, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : permet de demander à un organisme de geler temporairement l'utilisation de certaines données à caractère personnel, par exemple le temps de vérifier leur exactitude ou de contester leur utilisation.
• droit d'opposition (article 21 du RGPD) : offre la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel soient utilisées par un organisme, sauf si le traitement répond à une obligation légale.

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