Témoignage de Magalie MAILLET, Directrice au sein de l’association Œuvre de Saint Joseph (Isère)
L’Œuvre de Saint Joseph (OSJ) est une association iséroise fondée en 1846. Elle regroupe aujourd’hui huit établissements et services œuvrant dans le champ de la protection de l’enfance et de l’accompagnement des familles : structures d’accueil d’urgence, Maisons d’enfants à Caractère Sociale, services d’accompagnement à domicile, médiation familiale (JAF) et maison des adolescents.
Engagée auprès des enfants et des familles depuis près de deux siècles, l’association a choisi d’équiper ses établissements des solutions OCTIME et STAFFELIO pour moderniser la gestion du temps de travail et optimiser l’organisation des remplacements.
Rencontre avec Magalie MAILLET, Directrice d’une structure d’accueil d’urgence pour enfants de 0 à 10 ans et d’un service d’accompagnement à domicile au sein de l’association OSJ.
Avant de déployer OCTIME, comment organisiez-vous la planification et le suivi du temps de travail de vos équipes ?
Avant l’arrivée d’OCTIME, la gestion se faisait à l’ancienne avec papier et stylo.
Nous travaillons en annualisation du temps de travail, et cette méthode manuelle pouvait entraîner beaucoup d’erreurs de calcul, un suivi fastidieux et un manque de transparence vis-à-vis des salariés.
Les cadres perdaient un temps considérable à vérifier les plannings et les compteurs. Il était aussi très difficile d’avoir une vision claire de la situation de chacun.
Comment avez-vous découvert OCTIME ?
C’est par le bouche-à-oreille que nous avons connu OCTIME. Un de mes collègues directeurs en avait entendu parler auprès d’autres cadres du secteur.
Nous nous sommes renseignés et avons constaté qu’OCTIME était déjà bien implanté dans le secteur médico-social. Les retours positifs que nous avons recueillis et la démonstration du logiciel nous ont convaincus : OCTIME correspondait à nos besoins.
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Comment s’est passée la mise en place de la solution ?
La mise en place d’OCTIME a rapidement permis de fluidifier la gestion des temps de travail et d’apporter plus de transparence vis-à-vis des salariés.
Au début, il a fallu accompagner le changement : expliquer les paramétrages, notamment sur les absences spécifiques (formations, congés maternité, temps partiels thérapeutiques, etc.). OCTIME est un outil très complet, et sa richesse nécessite une bonne maîtrise des réglages pour coller au fonctionnement de chaque structure.
Avec le temps, nous avons affiné nos paramétrages et trouvé le bon équilibre. Aujourd’hui, le logiciel est devenu un véritable appui de pilotage pour les cadres comme pour la direction.
Quels bénéfices observez-vous aujourd’hui dans votre gestion quotidienne ?
Les gains sont considérables, en temps et en fiabilité. Les cadres de proximité disposent d’une vision claire des plannings et des roulements, avec la possibilité de passer d’un mois à l’autre ou d’avoir une vue annuelle sur chaque salarié.
C’est aussi un excellent outil d’objectivation : lorsqu’un salarié a l’impression d’effectuer trop de soirées, par exemple, on peut immédiatement visualiser la réalité du planning et répondre de manière factuelle.
La traçabilité est également un vrai plus : OCTIME indique qui a saisi ou modifié une donnée. Cela renforce la transparence et favorise une relation plus claire et plus sereine entre encadrants et salariés.
Globalement, OCTIME a professionnalisé la gestion du temps de travail dans nos établissements.
Pourquoi avoir choisi d’ajouter STAFFELIO à votre organisation ?
Dans notre secteur, nous faisons face à un fort taux d’absentéisme et à des difficultés de recrutement. Les remplacements représentaient donc un vrai défi.
Avant STAFFELIO, nous fonctionnions avec un simple tableau Excel et de nombreux appels et relances pour trouver des remplaçants : un travail chronophage et peu efficace.
Depuis la mise en place de STAFFELIO, notre quotidien a complètement changé.
Le gain de temps est immense : une absence est désormais gérée en une dizaine de minutes, contre parfois plusieurs jours auparavant.
Les vacataires comme les salariés en interne sont ravis ! Ils apprécient notamment le système de notifications par mail ou SMS, beaucoup moins intrusif que les sollicitations directes. Les rappels automatiques sont très utiles, et la réactivité s’est nettement améliorée.
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Avez-vous constaté une évolution dans la mobilisation des vacataires ?
Nous disposions déjà d’un pool important de remplaçants, mais STAFFELIO a permis d’ouvrir de nouvelles possibilités.
En interne, c’est devenu particulièrement intéressant : des professionnels d’autres établissements de l’association peuvent désormais consulter les besoins en remplacement et postuler directement sur des missions dans ma structure. Sans STAFFELIO, ils n’auraient pas eu connaissance de ces opportunités. Ce fonctionnement favorise la mutualisation interne et crée une dynamique de mobilité entre les services.
Cela a même conduit à des recrutements internes : certains remplaçants réguliers ont souhaité rejoindre durablement notre équipe après avoir découvert notre organisation via STAFFELIO.
Que vous apporte la complémentarité entre OCTIME et STAFFELIO ?
C’est du 2 en 1 : OCTIME structure la gestion des temps et STAFFELIO fluidifie la gestion des remplacements. Les deux solutions sont connectées, ce qui évite de jongler entre plusieurs outils.
OCTIME est un logiciel très complet, pensé pour le pilotage RH ; STAFFELIO, lui, est simple et intuitif. Cette complémentarité facilite le quotidien des cadres comme des équipes RH, en rendant la gestion plus réactive et plus lisible.
Si vous deviez résumer OCTIME et STAFFELIO en une phrase ?
OCTIME a professionnalisé la gestion des temps de travail dans nos établissements.
STAFFELIO est devenu indispensable : nous ne pourrions plus revenir en arrière, tant pour les encadrants que pour les salariés.
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