Le secteur médico-social français traverse une pénurie croissante de main-d'œuvre qualifiée. Cette situation complexifie non seulement l'affectation du personnel disponible mais aussi la gestion des absences et des remplacements. En adoptant un logiciel de gestion des absences, les structures médico-sociales peuvent améliorer leur gestion interne de manière à assurer la continuité des soins et préserver la qualité de vie au travail des professionnels.
L'absentéisme dans le secteur médico-social
Ces dernières années, l’absentéisme s’est imposé comme un enjeu majeur dans le médico-social, avec des répercussions notables sur l’organisation du travail et la continuité des soins. Les absences répétées mobilisent fortement les équipes en place, soulignant la nécessité de repenser les modes d’organisation afin de soutenir les professionnels et maintenir un haut niveau de qualité d’accompagnement.
Un phénomène aux causes multifactorielles qui monopolise les ressources managériales
Selon l'Agence nationale de performance sanitaire et médicosociale (Anap), plus de 50 % du temps des managers et des cadres est accaparé par la gestion des plannings. L'absentéisme dans le secteur médico-social résulte de plusieurs facteurs interconnectés, notamment l'usure professionnelle, alimentée par la pénibilité physique et émotionnelle du travail auprès de personnes dépendantes. Les risques psychosociaux se font plus menaçants dans un contexte qui, déjà, manque de main-d'œuvre qualifiée et subit des pressions budgétaires et légales croissantes.
Une forte rotation du personnel qui pèse sur l'organisation des ressources humaines
Cette situation s'inscrit dans un contexte de fortes tensions sur les ressources humaines. Le taux de vacance (postes non pourvus) dans les établissements et services médico-sociaux (ESMS) a plus que doublé entre 2017 et 2023, passant de 2,1 % à 4,5 % (source : CNSA, Tableau de bord de la performance médico-sociale). Pour continuer à assurer les soins, les structures sont contraintes d'avoir recours à l'intérim.
Les enjeux opérationnels et humains de la gestion des remplacements
La gestion des remplacements dans les établissements médico-sociaux touche autant l'organisation du travail que le bien-être des équipes. Les processus actuels, articulés autour d'outils disparates comme les emails, appels téléphoniques, SMS et tableurs Excel, génèrent une charge administrative importante pour l'encadrement.
La complexité des processus de remplacement actuels
Déjà fastidieuse par nature, la conception des plannings des établissements médico-sociaux se complique davantage lors des absences imprévues, car il faut alors entreprendre des recherches pour trouver une personne non seulement disponible mais aussi qualifiée pour prendre le relai et assurer la continuité des soins des patients.
Impact sur la qualité de vie au travail et la continuité des soins
Cette situation entraîne des ajustements importants au sein des équipes. Lorsque les remplacements ne peuvent être mis en place immédiatement, les professionnels présents sont davantage sollicités, ce qui souligne la nécessité de mieux accompagner les équipes et de préserver leur équilibre au quotidien. Les exigences réglementaires propres au secteur médico-social viennent encadrer étroitement l’organisation des équipes, en particulier en matière de qualifications et de ratios d’encadrement. Une gestion rigoureuse et anticipée des ressources humaines est donc essentielle pour garantir la qualité de l’accompagnement des résidents et assurer la continuité des soins au quotidien.
La solution OCTIME pour optimiser la gestion des absences
S'il ne peut résoudre tous les problèmes qui touchent le domaine médico-social, les solutions développées par le Groupe Octime trouvent toutefois leur intérêt dans la conception de plannings et la gestion des remplacements. Grâce à une interface claire et des modules complémentaires dédiés, ces outils offrent aux établissements de santé et aux structures médico-sociales une solution complète pour anticiper les absences, garantir la continuité des soins et assurer une répartition équitable de la charge de travail entre les équipes.
Faciliter la conception de plannings
La création des plannings est l’une des tâches les plus chronophages dans un établissement soumis à de fortes contraintes réglementaires et humaines. OCTIME centralise l’ensemble des données relatives aux temps de travail, aux contrats et aux obligations légales, ce qui permet d’élaborer rapidement des plannings conformes et lisibles. Les responsables ont ainsi une vue d'ensemble sur les équipes et peuvent limiter les déséquilibres entre les services, éviter les heures supplémentaires excessives et garantir le respect des durées maximales de travail fixées par la réglementation. Le gain de temps dans la planification améliore l'organisation générale du travail et la réactivité en cas d'imprévu.
Une aide pour assigner du personnel disponible et qualifié en cas d'absence
Lorsqu’un salarié est en congé ou en arrêt maladie, OCTIME facilite la détection des remplaçants potentiels en s’appuyant sur des critères de disponibilité et de compétences. Le logiciel identifie automatiquement les agents pouvant intervenir selon leur qualification, leur contrat ou leur temps de travail restant, ce qui permet de proposer des solutions de remplacement cohérentes et immédiatement exploitables, une approche qui limite le risque de rupture dans la continuité du service tout en respectant les contraintes RH et les accords locaux.
Remplacer efficacement un soignant absent grâce à STAFFELIO
Lorsque les ressources ne sont pas disponibles en interne, la plateforme STAFFELIO, intégrée à OCTIME, vient compléter la recherche en proposant la mission de remplacement à des profils disponibles sur d'autres sites géographiques rattachés au centre médico-social, voire en accédant à des candidats en intérim si nécessaire. En cas d’absence signalée, la plateforme croise les disponibilités, compétences et préférences du personnel pour trouver rapidement un soignant pouvant assurer les tâches prévues. Les responsables n’ont plus besoin de contacter manuellement plusieurs agents : le système simplifie la procédure, qui ne prend plus que quelques instants. Cette digitalisation préserve la continuité du parcours de soins des usagers, tout en respectant les contraintes budgétaires et légales du domaine en ce qui concerne le temps de travail.
Les informations partagées dans cet article sont fournies à titre informatif et ne se substituent pas à un conseil juridique adapté à chaque situation.
