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happyjob@octime.com
À propos du Groupe Octime
Basé à Biron (64), le Groupe Octime est un éditeur de solutions RH à dimension internationale, expert du planning, de la gestion des temps de travail et des remplacements. Depuis 25 ans, le Groupe Octime accompagne les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs dans la digitalisation de leurs ressources humaines pour créer les conditions d’équité et de bien-être au travail.
Le Groupe Octime propose en France deux offres SaaS : OCTIME, sa solution de planning et de gestion des temps pour le ETI, avec sa déclinaison clé en main OCTIME Expresso pour les organisations de moins de 200 salariés et STAFFELIO, sa plateforme de gestion des remplacements et des renforts.
N°1 en France sur le secteur de la santé et du médico-social, le Groupe Octime gère plus de 7 000 clients à travers le monde, soit plus de 5,6 millions de salariés. Il enregistre un chiffre d’affaires de 42 millions d’euros en 2024.
Le Groupe Octime est également présent en Espagne, au Portugal, et en Amérique Latine au travers de ses filiales : Grupo SPEC, leader en ingénierie de solutions de gestion des temps et de contrôle d’accès et aTurnos, spécialiste de la planification sous contrainte
Le poste
Au sein de la Direction des Services, vous intégrez le service Planification, dans ce cadre, vous assurez les missions suivantes :
- Assurer le suivi des affaires courantes du pôle planification : gestion des mails, tâches CRM, relances clients, confirmations d’intervention et coordination administrative.
- Planifier et organiser les projets en lien avec les chefs de projets, ainsi que les commandes hors projets avec les équipes commerciales.
- Optimiser le planning des ressources transverses (installateurs, formateurs, cellule interface, free-lance) pour maximiser le taux d’occupation et respecter les contraintes réglementaires.
- Gérer le matériel (terminaux, badges, etc.) : réception des commandes, achats fournisseurs, gestion du stock, envoi/réception, suivi du parc et conformité des livraisons.
- Suivre et ajuster le planning global en coordination avec les chefs de projets et le pôle formation.
- Élaborer les devis de badges et générer les licences, selon les besoins des projets.
- Préparer la facturation des projets en cours en collaboration avec les chefs de projets.
- Saisir et suivre les récapitulatifs d’activité (formateurs, installateurs) et établir les procès verbaux de recettes.
- Organiser la logistique des déplacements pour la Direction des Services et vérifier les factures fournisseurs et prestataires.
- Contribuer à la gestion administrative et à la structuration des bases de données du pôle administration et support, en lien avec la responsable de cellule.
Votre profil
Doté(e) d’une expérience de 2 à 3 ans minimum sur un poste similaire, vous vous distinguez par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité d’anticipation. Vous maîtrisez le Pack Office ainsi que les outils (ERP et plate-forme de voyage) et appliquez avec précision les procédures administratives liées à l’activité. Reconnu(e) pour votre qualité de communication, tant orale qu’écrite, vous faites preuve d’efficacité, de réactivité et de polyvalence dans la gestion de vos missions. Votre ouverture d’esprit, votre diplomatie et votre patience vous permettent de vous adapter aisément aux imprévus et de collaborer efficacement avec les différents interlocuteurs.
Conformément à nos valeurs, nous favorisons l’égalité des chances : tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.
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