Témoignage d'Aurélien SALVAT, RRH du Centre Hospitalier de Pau.
Le Centre Hospitalier de Pau est un établissement de santé public qui regroupe plus de 3 000 agents. Il propose une offre de soins complète à destination de la population du Béarn et des territoires limitrophes. Engagé dans une démarche de modernisation de sa gestion RH, le CH de Pau a fait le choix en 2013 de s’équiper de la solution OCTIME pour digitaliser la gestion des plannings, fiabiliser les données de paie et améliorer le quotidien de ses équipes encadrantes comme soignantes.
Comment avez-vous connu le Groupe Octime ?
Avant 2011, la gestion des plannings dans notre établissement se faisait encore à l’ancienne, avec papier et crayon. Cela devenait de plus en plus compliqué à gérer, notamment avec les nombreuses demandes émanant de l’encadrement. C’est ce qui nous a poussés à envisager une informatisation de notre système, dans l’objectif de simplifier et d’optimiser la gestion des plannings.
À cette époque, nous avions eu d’excellents retours de l’Hôpital psychiatrique de Pau, qui utilisait déjà la solution OCTIME. Ces retours d’expérience nous ont incités à nous pencher de plus près sur cette solution. Après avoir mené quelques recherches et comparé différents outils, nous avons lancé un appel d’offres.
Notre choix s’est rapidement porté sur le Groupe Octime. Leur solution répondait à l’ensemble de nos besoins, tant sur le plan fonctionnel que réglementaire. Nous avons lancé les premiers groupes de travail en 2012 afin de préparer l’implémentation. Le travail de paramétrage et d’adaptation au cadre réglementaire s’est poursuivi jusqu’à la mise en production effective du logiciel dans notre établissement, en janvier 2013.
Quels étaient vos défis principaux en matière de planning et de gestion des temps avant la mise en place de la solution OCTIME ?
Avant OCTIME, notre principal défi était d’uniformiser les pratiques de gestion du temps au sein de l’établissement. Nous fonctionnions encore avec des plannings papier, ce qui laissait place à beaucoup de disparités entre les services et peu de contrôles sur l’application des règles. Il y avait un vrai besoin de transparence, notamment pour les agents, qui ne pouvaient pas suivre leurs compteurs en temps réel.
La gestion des variables de paie représentait également un point essentiel car elle générait un risque d’erreurs important, et l’absence d’interface avec notre logiciel de paie complexifiait encore plus les choses. Grâce à OCTIME, nous avons pu automatiser et fiabiliser ce processus : aujourd’hui, la consolidation des variables de paie ne prend plus qu’une heure. C’est un gain de temps considérable, et surtout une vraie sécurisation des données de paie.
Nous avions aussi la volonté de structurer la gestion des remplacements. C’est dans ce contexte que nous avons choisi de mettre en place STAFFELIO, directement interfacé avec le planning OCTIME. La solution a été déployée en décembre 2023. Elle permet désormais à nos agents de se positionner eux-mêmes sur des missions de remplacement lorsqu’ils sont disponibles. Cela apporte plus de réactivité, de flexibilité, et une meilleure couverture des besoins de remplacement en interne.
Quels changements concrets avez-vous observés dans l'expérience quotidienne de vos employés ?
Avec la mise en place d’OCTIME, l’expérience des agents s’est nettement améliorée. L’outil leur offre une visibilité claire et en temps réel sur leurs plannings et leurs compteurs. Pour les équipes d’encadrement comme pour les ressources humaines, la gestion est devenue beaucoup plus fluide. Elles peuvent désormais suivre les plannings, les adapter plus facilement, et surtout uniformiser les pratiques. Cela a permis d’instaurer plus d’équité dans l’ensemble de l’établissement, qui compte plus de 3 000 agents.
Le gain de temps est également très significatif au niveau RH : là où il fallait auparavant deux à trois jours par mois pour saisir les éléments variables de paie, cela ne prend plus qu’une heure aujourd’hui grâce à l’interfaçage de notre logiciel de Paie. C’est un changement majeur. Par ailleurs, toujours grâce à cet interfaçage, nous avons fortement réduit les erreurs de saisie, ce qui fiabilise le processus et sécurise les rémunérations.
Concernant STAFFELIO, nous avons également constaté des bénéfices concrets. L’outil est très intuitif, notamment pour les encadrants qui, auparavant, passaient beaucoup de temps à appeler et rappeler les agents pour gérer les remplacements. Aujourd’hui, les agents reçoivent une notification sur leur téléphone, ce qui est bien moins intrusif. Ils peuvent choisir de se positionner ou non, en toute autonomie, ce qui leur apporte plus de sérénité. Ce système évite aussi aux agents de se sentir constamment sollicités par leur service. C’est un vrai soulagement pour les équipes, tant en termes de charge de travail que de climat social.
Quels impacts espérez-vous sur la performance et l'engagement de vos équipes ?
Avec STAFFELIO, nous avons renforcé l’engagement des agents en leur redonnant la main sur leur organisation. Ce n’est plus l’encadrement qui impose une mission de remplacement : c’est l’agent qui choisit de se positionner en fonction de sa disponibilité. Cela change complètement la dynamique. Les agents peuvent mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, ce qui est aujourd’hui un facteur essentiel de motivation.
Ce fonctionnement basé sur le volontariat est beaucoup mieux accepté et favorise l’adhésion. L’agent se sent respecté dans ses choix, il est plus enclin à s’investir, et cela se reflète naturellement sur sa performance au travail.
En ce qui concerne OCTIME, l’outil apporte une vraie transparence. Les agents peuvent consulter à tout moment leur planning, vérifier leurs compteurs, ce qui les rend plus autonomes et plus impliqués dans la gestion de leur temps.
Pour les encadrants, OCTIME est un véritable outil de pilotage. Il leur permet de visualiser les effectifs en temps réel, d’identifier les besoins de renfort, et d’anticiper les absences. L’outil alerte automatiquement lorsqu’il manque du personnel, ce qui allège considérablement la charge de travail liée à la planification.
Au final, c’est un cercle vertueux : moins de temps passé à gérer les contraintes administratives, plus de clarté pour les équipes, et donc une meilleure performance globale de l’établissement.
