Le Code du travail impose des obligations aux employeurs concernant le suivi du temps de travail de leurs salariés. Les pointeuses et badgeuses assurent un enregistrement fiable des heures travaillées, facilitent le calcul des heures supplémentaires et simplifient la gestion administrative.
Les obligations légales relatives à la gestion du temps de travail
Selon le Code du travail, l'employeur est tenu de mettre en place un système fiable permettant de comptabiliser les heures de travail réalisées par chaque salarié. De plus, il doit pouvoir justifier, en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail effectuées, les horaires effectivement travaillés. Cette obligation a été renforcée par un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne du 14 mai 2019, qui a jugé que "les États membres doivent imposer aux employeurs l’obligation de mettre en place un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier effectué".
En cas de contentieux à propos des heures supplémentaires, la jurisprudence a établi un régime de preuve partagée entre l'employeur et le salarié, conformément au Code du travail. Le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis concernant les heures qu'il prétend avoir réalisées. L'employeur doit ensuite produire les documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées.
Bon à savoir : Le Code du travail distingue deux régimes différents selon que l'entreprise pratique des horaires collectifs ou individualisés. Pour les horaires collectifs, l'affichage des horaires et un document récapitulatif hebdomadaire suffisent, tandis que pour les horaires individualisés, le décompte individuel des heures est obligatoire.
Être en règle lors de la mise en place d'une badgeuse
La mise en place d'une pointeuse ou d'une badgeuse dans votre entreprise doit être conforme au Code du travail français. Quelles sont les obligations à respecter lors de l'installation de ces systèmes de pointage ? Comment améliorer la gestion du temps de travail de vos collaborateurs ?
La fiabilité du système : qu'est-ce que c'est ?
Le Code du travail impose que le suivi du temps de travail, y compris les systèmes de pointage mis en place, soit parfaitement fiable et infalsifiable. Concrètement, cela implique que les données enregistrées soient automatiques et ne puissent pas être modifiées a posteriori. De plus, le système doit garantir l'authenticité des pointages effectués, et l'enregistrement des heures d'entrée et de sortie doit être sécurisé. La fiabilité assure la validité juridique de vos relevés de temps en cas de contrôle ou de litige. Sans elle, les données collectées pourraient être contestées et invalidées.
Badgeuse ou application mobile de badgeage ?
La technologie de pointage que vous utilisez doit être adaptée à votre activité professionnelle. Relativement classique, la badgeuse magnétique est parfaite pour les entreprises dont les salariés travaillent sur un site unique : chaque employé dispose d'un badge personnel qu'il présente devant le lecteur pour enregistrer ses heures.
Particulièrement adaptées aux équipes en télétravail ou aux personnels itinérants, les applications mobiles de badgeage permettent un pointage à distance et respectent les règles de traçabilité requises par la loi. En effet, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose la sécurisation des données horaires (chiffrement, accès restreints) et la limitation de leur conservation. Le Code du travail, quant à lui, encadre leur utilisation, notamment l'information préalable des employés, la consultation obligatoire du CSE avant déploiement et le système de suivi horaire qui doit être infalsifiable. Dès lors qu'un dispositif de badgeage est mis en place via une application mobile, l'employeur doit également respecter le droit à la déconnexion de ses employés.
L'installation et l'accessibilité des données
Idéalement, une pointeuse doit être positionnée à l'entrée des locaux, avant les vestiaires, pour éviter toute ambiguïté sur la qualification du temps entre l'arrivée, le changement de tenue et la prise de poste. Pour les entreprises gérant plusieurs sites ou des équipes dispersées, un système centralisé comme le logiciel OCTIME permet de synchroniser le suivi du temps de chaque site. En ce qui concerne l'accessibilité des informations collectées, les données doivent être facilement consultables par l'inspection du travail en cas de contrôle, les salariés doivent pouvoir accéder librement à leurs données personnelles de pointage et un historique des pointages doit être conservé pendant la durée légale (5 ans).
Les conséquences juridiques en cas de manquement aux règles du pointage
Lorsqu'une entreprise ne respecte pas les obligations relatives aux systèmes de pointage (pointeuse, badgeuse), les sanctions sont différentes selon la nature du manquement. L'absence d'un système de suivi conforme expose l'entreprise à des amendes administratives, dont les montants dépendent de la gravité de l'infraction. Un dispositif défaillant peut entraîner le non-respect des durées légales de travail ou des repos quotidiens/hebdomadaires : l'employeur s'expose à des amendes supplémentaires.
Les salariés disposent de plusieurs voies de recours lorsqu'ils estiment que le système de pointage mis en place par l'entreprise ne respecte pas la législation. Ils peuvent saisir l'inspection du travail, déposer une plainte auprès de la CNIL ou engager une action devant le Conseil de prud'hommes.
Le logiciel OCTIME regroupe toutes les données relatives au temps de travail en un seul endroit. Cette centralisation présente plusieurs avantages pour les équipes RH, notamment l'automatisation des processus de pointage, la traçabilité complète des heures travaillées (suivi horaire) et un gain de temps en termes de gestion administrative. Pour éviter toute sanction, mieux vaut avoir un logiciel de pointage fiable, avec des informations accessibles pour les salariés et des données conservées en toute sécurité pendant la durée réglementaire.
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