Démission : quand et comment recevoir son solde de tout compte ?

La démission est une étape importante dans la vie professionnelle de tout salarié. Elle marque la fin d'une relation de travail et implique diverses formalités administratives, dont la réception du solde de tout compte. Mieux connaître les délais et les modalités de versement permet de mieux anticiper et vérifier le bon déroulement de la procédure. Dans ce cadre, l'utilisation d'un logiciel de gestion des temps permet de fiabiliser les données liées au temps de travail et d'éviter les erreurs de calcul du solde de tout compte.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est un document rédigé et remis par l’employeur au salarié à la fin du contrat de travail, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement, d’un départ à la retraite ou d’une rupture conventionnelle. Il récapitule l’ensemble des sommes versées au salarié lors de son départ, telles que le salaire restant dû, les indemnités de congés payés non pris, les éventuelles primes, ainsi que les indemnités de fin de contrat. Ce document s’accompagne généralement d’un reçu que le salarié peut signer. Le solde de tout compte constitue donc une étape administrative importante, permettant de clôturer officiellement la relation de travail entre l’employeur et le salarié.

Comment est calculé le solde de tout compte en cas de démission ?

Le solde de tout compte est calculé en additionnant l’ensemble des sommes brutes que l’employeur doit au salarié au moment de la fin de son contrat de travail. Le solde de tout compte doit inclure :

• Le salaire du mois en cours : Le salarié perçoit son dernier salaire, calculé au prorata des jours travaillés sur le mois en cours avant son départ. Si la démission intervient en milieu de mois, par exemple le 15, l’employeur doit verser la rémunération correspondant à ces 15 jours travaillés.

• Les indemnités compensatrices de congés payés : Si le salarié n’a pas pris tous ses congés payés acquis avant son départ, ceux-ci doivent être indemnisés. L’indemnité compensatrice de congés payés correspond à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.

• Les heures supplémentaires et les repos compensateurs : Toutes les heures supplémentaires effectuées mais non encore payées doivent être intégrées au solde de tout compte. Si l’entreprise applique un système de récupération, les jours de repos compensateur non pris doivent également être indemnisés.

• Les primes et indemnités : Le salarié peut percevoir diverses primes prévues par son contrat de travail, sa convention collective ou un accord d’entreprise, comme le 13ᵉ mois, les primes de performance, d’objectifs ou d’assiduité, les primes d’ancienneté, les indemnités de fin de contrat (pour un CDD par exemple).

• L’indemnité compensatrice de préavis : Si le salarié est dispensé de préavis par son employeur, ce dernier doit lui verser une indemnité compensatrice correspondant à la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait travaillé pendant cette période. 

• L’indemnité de licenciement : En cas de licenciement (hors faute grave ou lourde), le salarié justifiant d’au moins 8 mois d’ancienneté a droit à une indemnité légale, calculée selon son ancienneté et son salaire brut. La convention collective peut prévoir des conditions plus avantageuses.

• Les éventuels remboursements de frais professionnels : Si le salarié a avancé des frais pour le compte de l’entreprise (déplacements, repas, fournitures…), ces montants doivent être remboursés avant son départ, sauf en cas d’accord spécifique pour une régularisation ultérieure.

Quand doit-on recevoir son solde de tout compte après une démission ?

Délai de remise du document

Le solde de tout compte doit être remis au moment de la rupture effective du contrat de travail, c'est-à-dire à la fin du préavis ou à la date de départ du salarié si le préavis est dispensé.

En pratique, de nombreuses entreprises remettent le solde de tout compte le dernier jour travaillé, accompagné du certificat de travail et de l’attestation France Travail.

Conformément au Code du travail, le document est rédigé en double exemplaire et peut être signé par le salarié. Cette signature n’est pas obligatoire, mais elle a une conséquence juridique importante : si le document est signé sans réserve, le salarié ne dispose alors que de six mois pour contester les sommes versées. À l’inverse, s’il refuse de signer ou ajoute une mention précisant qu’il émet des réserves, il conserve un délai de trois ans pour réclamer d’éventuelles sommes non versées.

Délai de versement des sommes dues

Bien que le document soit remis immédiatement, le paiement des sommes inscrites peut parfois être différé, en fonction des modalités habituelles de paie de l’entreprise.

Deux cas de figure existent :

• Paiement immédiat : certaines entreprises versent le solde de tout compte le jour du départ, via un chèque remis en main propre ou un virement anticipé.

• Paiement à la date habituelle de la paie : si l’entreprise règle les salaires le 30 du mois, elle peut verser les sommes dues à cette date, même si le salarié a quitté l’entreprise le 15.

Le rôle d’un logiciel de gestion des temps pour le calcul du solde de tout compte

La gestion du solde de tout compte peut être une source d’erreurs si elle repose sur des calculs manuels ou des procédures internes complexes. Un logiciel de gestion des temps et des plannings comme OCTIME permet de suivre et simplifier ces processus et d’assurer la fiabilité et la traçabilité des informations.

Grâce à un suivi précis des temps de travail, des congés acquis et des primes, un tel outil garantit que le solde de tout compte reflète exactement les sommes dues. Les employeurs bénéficient de fonctionnalités avancées pour générer les documents nécessaires à la fin du contrat, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de litiges. 

Que faire en cas de retard ou de litige ?

Lorsqu’un salarié quitte son entreprise, il doit recevoir son solde de tout compte dans les délais prévus. Cependant, il arrive que ce versement prenne du retard ou que des erreurs apparaissent dans le calcul des sommes dues. Dans ces situations, plusieurs démarches peuvent être entreprises afin de faire valoir ses droits.

Vérifier le solde de tout compte

Avant toute action, il est essentiel de vérifier les montants mentionnés dans le document remis par l’employeur. Le salarié doit s’assurer que toutes les sommes dues figurent bien sur son solde de tout compte, en comparant avec ses derniers bulletins de salaire, le nombre de jours de congés non pris, les heures supplémentaires effectuées ou encore les éventuelles primes et indemnités auxquelles il peut prétendre. Une fois cette vérification effectuée, si une anomalie est constatée, le salarié peut prendre contact avec l’employeur pour obtenir une régularisation.

Contacter l’employeur

Dans un premier temps, la meilleure approche consiste à contacter directement l’employeur ou le service des ressources humaines. Un simple échange par téléphone ou par email peut suffire à clarifier la situation, car il arrive que l’erreur soit due à un oubli administratif ou à une erreur de traitement. Si cette première démarche ne permet pas de résoudre le problème, il est recommandé d’envoyer une demande officielle sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception. Dans cette lettre, le salarié doit rappeler la date de son départ, préciser les sommes manquantes ou en retard, et exiger une régularisation sous un délai raisonnable, généralement compris entre huit et quinze jours.

Saisir les autorités compétentes

Si les démarches restent sans réponse, il est possible de contacter l’Inspection du travail, qui peut rappeler les règles en vigueur et faciliter le dialogue. En dernier recours, une action devant le Conseil de prud’hommes peut être envisagée pour faire valoir ses droits, notamment en cas d’erreur ou d’oubli dans le calcul des sommes dues.

En cas d’urgence, si le retard entraîne des difficultés financières, une procédure accélérée appelée « référé » peut également être utilisée.