Gestion des temps et activités : pourquoi structurer et automatiser ses processus RH ?

La Gestion des Temps et des Activités (GTA) consiste en un ensemble d'outils et de méthodes pour suivre avec précision les temps de travail, les présences, les absences et les activités des salariés. Avec la digitalisation des processus RH, structurer et automatiser la GTA devient incontournable pour toute entreprise soucieuse d'améliorer son efficacité organisationnelle et de respecter les obligations légales. OCTIME accompagne cette évolution avec une solution complète de gestion des temps et des plannings, conçue pour faciliter le quotidien des RH comme des opérationnels.

Qu'est-ce que la Gestion des Temps et des Activités ?

La GTA est un ensemble de procédés et d'outils permettant aux entreprises de consigner, de suivre et d'analyser les temps de travail de leurs collaborateurs. Elle couvre trois domaines principaux :

• La gestion des horaires de travail (temps de présence, pointage, etc.)

• La gestion des projets et des tâches (planification et modulation des plannings, etc.)

• Le suivi des congés et des absences (vacances, maladie, formation, etc.)

En pratique, un logiciel de GTA permet d'enregistrer et de calculer automatiquement le temps de travail grâce à différents types de saisies numérisées, remplaçant les méthodes manuelles sur papier ou tableur, sources d'erreurs et chronophages.

Un logiciel GTA peut inclure plusieurs fonctionnalités interdépendantes, telles que :

• La gestion des absences et congés ;

• La gestion des plannings d'équipe ;

• Le pointage ou badgeage (arrivée, départ, pauses) ;

• Le calcul automatique des heures supplémentaires et RTT ;

• La gestion différenciée des types de contrats (temps plein, partiel, forfait jours) ;

• La détection des anomalies de pointage (non-respect des temps de repos obligatoires) ;

• L'attribution et le suivi des tâches ou projets.

La transparence apportée par un logiciel de GTA contribue à instaurer un climat de confiance avec les collaborateurs. Chaque employé peut accéder à ses données (heures travaillées, compteurs de congés disponibles, par exemple). Cette visibilité améliore l'organisation des équipes et la productivité globale de l'entreprise.

Structuration et automatisation des processus RH grâce à la GTA

La GTA permet de centraliser toutes les informations relatives au temps de travail sur une plateforme unique et accessible à distance. Cette digitalisation facilite le partage d'informations entre les différents services (RH, comptabilité, management) et réduit les tâches administratives manuelles.

Les systèmes GTA calculent automatiquement les temps de présence et les heures supplémentaires, simplifiant ainsi la préparation de la paie. Des alertes peuvent être configurées pour signaler les anomalies (comme le dépassement d'horaires ou le non-respect des temps de repos) et garantir la conformité légale. Ils permettent également d'établir des workflows de validation pour les demandes de congés, les déclarations d'heures supplémentaires ou les changements de planning. Ces circuits automatisés fluidifient les processus et garantissent leur traçabilité.

La structuration et l'automatisation des processus RH est un levier de performance pour les entreprises. En libérant les équipes RH des tâches répétitives, elles leur permettent de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme l'accompagnement des collaborateurs ou le développement des compétences.

Les bénéfices de l'automatisation des processus RH

Des gains de productivité grâce à l'automatisation

L'automatisation des méthodes de gestion des temps et des activités permet aux équipes RH de se libérer des tâches administratives chronophages pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. En éliminant les tâches manuelles associées à la saisie des heures travaillées, l'automatisation leur permet de gagner un temps considérable. Les équipes RH peuvent ainsi se consacrer à l'accompagnement des collaborateurs ou à l'amélioration des processus internes.

Un système automatisé de gestion des temps facilite également la planification des ressources humaines. Les responsables peuvent visualiser en temps réel la disponibilité des équipes, anticiper les besoins en personnel et adapter les plannings en fonction de l'activité. Ainsi, il devient plus simple d'éviter les situations de sous-effectif ou de sureffectif, pour une allocation des ressources plus juste.

Centralisation des données et conformité réglementaire

Les outils de GTA permettent de centraliser et d'historiser les heures des collaborateurs de manière sécurisée. Cette centralisation facilite l'accès aux informations et garantit leur intégrité. En cas de contrôle par des organismes comme l'URSSAF, les données peuvent être exportées en un clic.

Les logiciels de GTA peuvent s'adapter aux exigences législatives et règlementaires qui deviennent de plus en plus complexes et fastidieuses à gérer pour une entreprise (RTT, heures supplémentaires, droit à la formation, etc.). Il suffit de renseigner les mises à jour réglementaires dans les logiciels pour exercer en toute conformité légale. Ils peuvent aussi être paramétrés pour respecter les accords de chaque branche, conventions collectives et accords d'entreprise propres à chaque secteur d'activité. Ainsi, les services RH peuvent personnaliser la gestion des temps selon les spécificités de leur entreprise.

Une réduction notable des erreurs de saisie

En automatisant les processus RH, les erreurs de saisie des données sont considérablement moins nombreuses. Par conséquent, les données sont plus fiables, ce qui se répercute positivement sur la qualité de la paie et la satisfaction des collaborateurs.

L'automatisation des processus RH via un outil de gestion des temps et des activités est donc un investissement rentable pour les entreprises, tant en termes de productivité que de conformité légale.

Comment choisir le bon outil de gestion des temps et activités ?

L'outil de gestion des temps et activités doit être sélectionné pour son efficacité dans les processus de gestion du personnel, le respect des obligations légales et la satisfaction des collaborateurs.

Identifier ses besoins en matière de gestion des temps

La première chose à faire est d'examiner ses méthodes suivi actuelles et leurs limites afin d'identifier les axes d'amélioration et les fonctionnalités dont l'entreprise a besoin :

• Gestion des horaires variables ou fixes

• Suivi des congés et absences

• Planification des équipes

• Calcul automatique des heures supplémentaires

• Conformité avec les conventions collectives applicables

• Possibilité d'intégration avec un logiciel de paie

Un logiciel performant qui répond aux besoins de l'entreprise

Le marché propose différents outils pour la gestion des temps et activités, chacun présentant des avantages distincts selon le profil de l'entreprise.

Les modules GTA intégrés aux ERP

Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) incluent souvent des modules dédiés à la gestion des temps. Ces solutions, souvent compatibles avec les autres fonctions de l'entreprise (comptabilité, production, etc.), sont pratiques pour les grandes structures recherchant une cohérence globale de leur système d'information.

Les logiciels spécialisés en GTA

Les supports dédiés à la gestion des temps et activités possèdent généralement des fonctionnalités plus riches et personnalisables. Ils s'adaptent aux spécificités de divers secteurs d'activité et peuvent répondre à des besoins complexes (gestion multi-sites, équipes aux horaires atypiques, etc.).

Évaluer les fonctionnalités essentielles

Pour faire le meilleur choix, il faut évaluer les caractéristiques techniques de chaque solution envisagée car, selon le mode de fonctionnement de l'entreprise, différentes méthodes de collecte des temps peuvent être pertinentes, comme par exemple :

• Badgeuses physiques (cartes RFID, badges magnétiques)

• Applications mobiles pour le pointage à distance

• Portails web accessibles depuis n'importe quel poste

Un bon outil doit faciliter la création et la modification des plannings. Des fonctionnalités comme une visualisation ergonomique des plannings par équipe, des alertes en cas de non-respect des règles légales ou la possibilité pour les managers de valider les demandes depuis le logiciel pourraient être utiles. Même chose pour les indicateurs personnalisables et analyses prévisionnelles des temps de travail.

Intégrer la GTA dans la stratégie RH de son entreprise

L'intégration de la GTA dans la stratégie globale des ressources humaines permet non seulement d'automatiser des tâches administratives, mais également de valoriser le capital humain de l'entreprise.

L'intégration de la GTA dans les processus RH existants

Pour tirer pleinement parti des bénéfices d'un logiciel de GTA, son intégration aux processus RH existants doit être pensée de manière globale. La sélection d'un logiciel de GTA adapté aux besoins de son entreprise conditionne la réussite de son intégration dans la stratégie RH. La solution doit répondre aux particularités de son secteur d'activité et s'adapter à l'organisation de son entreprise. Dans l'idéal, il est recommandé d'opter pour une solution GTA évolutive, capable de répondre aux besoins changeants de l'entreprise.

Transparence et accompagnement pour faciliter l'adoption de nouvelles solutions

L'introduction d'un nouveau logiciel de gestion des temps peut susciter des résistances au sein des équipes. Une communication transparente sur les objectifs et les bénéfices attendus, tant pour l'entreprise que pour les collaborateurs, facilite l'acceptation du changement.

La formation des équipes est également un élément déterminant pour la réussite du projet. Chaque collaborateur doit comprendre le fonctionnement du système et percevoir les avantages qu'il peut en tirer dans son quotidien professionnel.