Gestion du temps et des priorités : comment aider les managers à mieux organiser leur quotidien ?

La gestion du temps et des priorités est une compétence fondamentale pour les managers, qui a des répercussions sur l'efficacité des équipes qu'ils dirigent. Dans leur cadre professionnel, les managers doivent constamment arbitrer diverses tâches et responsabilités. Accompagner les cadres dans le développement de ces compétences organisationnelles leur permettra de gagner en productivité et peut être un moyen de réduire leur niveau de stress.

Gérer les priorités, une nécessité en entreprise

Dans un environnement professionnel où les sollicitations se multiplient et où les échéances se resserrent, savoir hiérarchiser ses tâches et gérer son temps efficacement est un véritable atout. Pour les responsables RH et les dirigeants, accompagner les managers dans cette démarche est un enjeu majeur pour garantir la performance des équipes.

Des risques pour les managers en cas de mauvaise gestion du temps

Lorsque les managers peinent à gérer leurs priorités, ils peuvent s'exposer à un niveau de stress plus élevé, susceptible de réduire leurs performances professionnelles, mais aussi d'impacter leur santé de différentes manières : irritabilité, troubles du sommeil, difficultés de concentration, sentiment d'inefficacité. À terme, c'est la santé physique et mentale du manager qui est menacée, mais aussi la cohésion et la performance de son équipe.

Les conséquences d'une mauvaise gestion du temps

Une mauvaise gestion du temps peut entrainer une diminution de la productivité. Les managers qui passent d'une urgence à l'autre sans vision claire de leurs priorités perdent en efficacité. Cette dispersion de l'attention et des ressources génère parfois un sentiment de frustration qui peut conduire au désengagement. Les managers se sentent alors dépassés ce qui affecte leur motivation et celle de leurs équipes.

Les bénéfices d'une gestion efficace des priorités

À l'inverse, les managers qui parviennent à structurer leur emploi du temps en fonction de leurs objectifs stratégiques constatent une augmentation significative de leur productivité. Ils peuvent ainsi se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée : réflexion stratégique, accompagnement des collaborateurs, innovation. Autant d'activités essentielles qui sont souvent sacrifiées lorsque l'urgence prend le pas sur l'important.

Savoir prioriser ses tâches, c'est aussi pouvoir mieux gérer son stress. Les managers qui maîtrisent leur emploi du temps ressentent davantage de contrôle sur leur activité professionnelle. Par ailleurs, une bonne gestion des priorités favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Les managers peuvent ainsi préserver des temps de récupération indispensables à leur bien-être et à leur performance sur le long terme.

Définir des objectifs clairs et réalisables

Accompagner les managers dans l'amélioration de leur gestion du temps et des priorités renforce la performance collective et préserve la santé des équipes d'encadrement. Pour améliorer la productivité des équipes, les managers doivent être capables de définir des objectifs précis, d'orienter correctement les actions quotidiennes et de structurer les emplois du temps.

Établir des objectifs SMART pour les managers

Les objectifs peuvent par exemple suivre la méthode SMART pour être efficaces :

• Spécifiques : formulés avec précision pour éviter toute ambiguïté ;

• Mesurables : quantifiables pour évaluer les progrès ;

• Atteignables : réalistes compte tenu des ressources disponibles ;

• Pertinents (Relevant) : en adéquation avec les objectifs généraux de l'entreprise ;

• Temporellement définis : avec une échéance claire.

Définir 3 objectifs prioritaires peut permettre aux managers de se concentrer sur l'essentiel et de recentrer leurs efforts.

Coordonner les objectifs des managers et des équipes

Pour garantir la cohérence des actions au sein de son organisation, les objectifs personnels des managers doivent s'inscrire dans la continuité des objectifs d'équipe et d'entreprise.

Par exemple, des réunions mensuelles de cadrage peuvent être programmées afin que chaque manager présente ses objectifs prioritaires. Pendant ces sessions, ils pourront vérifier la continuité de leurs missions avec la stratégie globale et identifier d'éventuelles contradictions entre les objectifs des différents services. Ces réunions sont également l'occasion d'ajuster les priorités en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise et des contraintes externes. Elles favorisent la communication transversale et renforcent la cohésion des équipes autour d'objectifs communs.

La coordination peut être simplifiée à l'aide d'outils numériques permettant de visualiser et suivre les objectifs de chacun. Leur vision globale des priorités peut être mise à profit pour réajuster les objectifs des différentes équipes.

Former les managers à la décomposition des objectifs

Un objectif bien défini doit pouvoir se décliner en tâches concrètes et planifiables. Il existe des formations à destination des managers leur permettant d'appréhender la décomposition des objectifs en actions opérationnelles pour faciliter leur réalisation. Cette décomposition permet d'identifier les étapes intermédiaires et les jalons qui marqueront la progression vers l'objectif final. Elle facilite également l'estimation des ressources nécessaires et la détection des obstacles potentiels.

Une fois les objectifs décomposés en tâches, il est recommandé d'encourager les managers à les planifier dans leur agenda afin de réserver du temps pour les activités importantes et d'éviter que les urgences quotidiennes ne prennent systématiquement le dessus.

Utiliser des outils pratiques pour organiser les tâches

Pour accompagner les managers à organiser méthodiquement leurs tâches quotidiennes, plusieurs méthodes peuvent être mises en place. Elles permettent non seulement de hiérarchiser les activités mais aussi de réduire le stress lié à la surcharge de travail.

La matrice d'Eisenhower : un outil de classification des tâches

La matrice d'Eisenhower consiste à prioriser les tâches selon deux axes : l'urgence et l'importance. Cette méthode divise les activités en quatre catégories distinctes :

• Urgent et important : tâches à traiter immédiatement (crises, problèmes majeurs, échéances imminentes)

• Important mais non urgent : tâches à planifier (développement de projets, formation, planification stratégique)

• Urgent mais non important : tâches à déléguer (certaines réunions, demandes de collègues)

• Ni urgent ni important : tâches à éliminer ou reporter (distractions, activités chronophages)

Pour une mise en application concrète, les managers peuvent consacrer 15 minutes chaque matin à classer leurs tâches dans cette matrice. Ainsi, un responsable d'équipe pourrait identifier que la préparation des entretiens annuels est importante mais non urgente, et donc la programmer dans son agenda plutôt que de la repousser constamment.

La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen

La méthode GTD, développée par David Allen, repose sur un principe simple : libérer l'esprit en externalisant toutes les tâches. Cette méthode se décompose en cinq étapes :

1. Collecter : rassembler toutes les tâches en suspens ;

2. Clarifier : déterminer l'action requise pour chaque élément ;

3. Organiser : classer les actions selon leur contexte ;

4. Examiner : réviser régulièrement les listes ;

5. Exécuter : choisir les actions à réaliser.

Pour faciliter son adoption, il est possible d'utiliser un outil numérique de gestion des tâches. Un chef de service pourra ainsi consigner toutes ses idées et tâches dans cet outil, puis les traiter selon le processus GTD lors de sessions hebdomadaires.

La méthode MoSCoW : prioriser par niveau d'importance

La méthode MoSCoW permet de catégoriser les tâches selon leur niveau d'importance. Son nom est un acronyme qui désigne quatre catégories :

• Must have (doit être fait) : exigences fondamentales

• Should have (devrait être fait) : exigences importantes mais non critiques

• Could have (pourrait être fait) : exigences souhaitables mais facultatives

• Won't have (ne sera pas fait) : exigences reportées à plus tard

Cette méthode s'avère particulièrement utile dans le cadre de projets complexes avec de nombreuses parties prenantes. Par exemple, lors de la mise en place d'un nouveau système de pointage, un responsable RH peut utiliser la méthode MoSCoW pour déterminer les fonctionnalités essentielles à déployer en priorité.

Déléguer pour mieux gérer son temps

La délégation est une compétence importante en management pour mieux répartir la charge de travail et développer les compétences des équipes. Pour les responsables RH et managers confrontés à une multitude de tâches quotidiennes, déléguer devient indispensable pour se concentrer sur d'autres activités et respecter ses priorités.

Pourquoi la délégation est essentielle à la gestion du temps ?

La délégation n'est pas simplement un moyen de se décharger de certaines tâches, mais une véritable stratégie de gestion du temps et des priorités. Libératrice pour le manager, elle est aussi valorisante pour les collaborateurs qui peuvent ainsi monter en compétences et sentir qu'on leur fait confiance. À terme, cette délégation permet d'améliorer la productivité globale de l'équipe.

Toutes les tâches ne se prêtent pas à la délégation. Pour déterminer celles qui peuvent être confiées à des collaborateurs, voici quelques critères d'évaluation :

Exemple de type de tâche	Potentiel de délégation
Tâches récurrentes et standardisées	Élevé
Tâches de développement pour un collaborateur	Élevé
Tâches nécessitant une expertise spécifique	Moyen (si l'expertise existe dans l'équipe)
Décisions stratégiques	Faible

Les activités du manager peuvent être classées selon leur importance et ce qu'ils y apportent personnellement. Celles qui sont importantes mais sur lesquelles leur valeur ajoutée est limitée peuvent être facilement déléguées.

Choisir le bon collaborateur pour chaque tâche et structurer la délégation

Si toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées, tous les collaborateurs ne sont pas non plus aptes à gérer une nouvelle activité. La personne à qui confier la tâche doit être choisie selon ses compétences actuelles, ses aspirations professionnelles et son niveau d'autonomie, sans oublier sa charge de travail.

Pour que la délégation soit efficace, elle peut être préparée en définissant :

• L'objectif précis de la tâche ;

• Les résultats attendus et les critères de qualité ;

• Les échéances et étapes intermédiaires ;

• Les ressources disponibles ;

• Le niveau d'autonomie accordé (consultation, information ou décision).

Il est recommandé de prévoir des points permettant d'expliquer clairement le "pourquoi" de la tâche et son importance, et de fournir toutes les informations nécessaires à sa réalisation. Ils peuvent utiliser des questions ouvertes pour vérifier la compréhension des collaborateurs et leur adhésion.

Même si la tâche n'est plus à la charge du manager, celui-ci devra s'assurer qu'elle est correctement réalisée. Le suivi est l'étape la plus délicate, le manager devra trouver le juste équilibre, notamment en restant disponible pour répondre aux questions et en utilisant par exemple des outils collaboratifs de suivi de projet. 

Des outils pour organiser le travail des équipes

L'utilisation d'outils collaboratifs digitalisés facilite l'organisation et la coordination des équipes. Les outils de gestion des temps et des plannings permettent également aux managers de maîtriser la gestion de leurs effectifs en fonction des tâches à réaliser. Le logiciel indique des données relatives au planning de chaque collaborateur, ce qui aide les managers à respecter l'emploi du temps et à repérer rapidement les écarts ou les imprévus. Les services RH peuvent alors analyser les données collectées pour évaluer l'efficacité des collaborateurs, identifier les activités chronophages ou peu productives, et ajuster la planification des semaines à venir.