Le livret d’accueil : l’outil essentiel pour intégrer vos collaborateurs

Le livret d'accueil fait partie du processus d'onboarding, c'est-à-dire l'ensemble des actions mises en place par une entreprise pour l'accueil et l'intégration d'un nouveau salarié. Il facilite l'arrivée des nouveaux collaborateurs dans l'entreprise et communique les valeurs, les règles ainsi que les informations pratiques pour leur présenter leur nouvel environnement professionnel.

Qu'est-ce qu'un livret d'accueil ?

Lorsqu'un nouveau collaborateur intègre une entreprise, il découvre un environnement inconnu avec ses codes, ses habitudes et son fonctionnement propre. Le livret d'accueil est un support utile pour l'immersion et la prise de poste.

Un guide complet pour les nouveaux employés

Le livret d'accueil répond aux questions les plus fréquentes et sert de référence pour les premiers jours. En centralisant toutes les informations administratives, pratiques et culturelles, le nouvel arrivant n'aura pas besoin de chercher ces renseignements auprès de différents interlocuteurs, ce qui lui permettra de se concentrer sur son intégration et ses nouvelles missions. Dans le livret d'accueil, la présentation des outils utilisés dans la société, comme par exemple ceux liés à la gestion des temps, comme OCTIME, permet aux nouveaux salariés de se familiariser rapidement avec l'outil. En expliquant clairement les procédures liées aux demandes de congés, à la déclaration des absences ou au temps de travail effectif, les nouveaux collaborateurs gagnent en autonomie.

La transmission des valeurs et de la culture d'entreprise

Intégrer le livret d'accueil à son processus d'onboarding est aussi un moyen de transmettre sa culture d'entreprise : il véhicule les valeurs de l'entreprise, son histoire et sa vision. L'adhésion du salarié au projet collectif peut aider à créer un sentiment d'appartenance dès les premiers jours. Pour y parvenir, il est possible d'y inclure des témoignages de collaborateurs plus anciens, de partager des anecdotes sur l'histoire de l'entreprise ou encore de mettre en avant des succès collectifs.

Quels éléments faut-il inclure dans le livret d'accueil ?

Pour permettre aux nouveaux employés de se familiariser avec l'entreprise et ses procédures, certains éléments peuvent figurer dans le livret d'accueil.

La présentation de l'entreprise

Cette section présente l’historique, la mission et les valeurs de l’entreprise, ainsi que ses activités et ses ambitions à court, moyen et long terme. L’ajout de données chiffrées, comme le nombre de salariés ou le chiffre d’affaires, donne un aperçu concret de l’organisation. Un organigramme détaillé peut également être inclus, cela facilite la compréhension de la structure de l’entreprise, en indiquant, par exemple, les interlocuteurs importants (représentants du personnel et autres contacts utiles), les différents services et leurs responsables. Un mot de bienvenue du dirigeant ou du responsable RH est un plus pour instaurer un sentiment d’appartenance dès les premiers instants.

Des informations pratiques au quotidien

Le livret d'accueil peut inclure une rubrique détaillant le poste occupé (fiche de poste, horaires de travail, période d’essai, avantages sociaux, opportunités de formation), les règles d’hygiène et de sécurité (consignes de sécurité, prévention des accidents, procédures d’évacuation, premiers secours), la charte informatique, les modalités d'accès aux locaux, les procédures administratives (congés, absences, notes de frais), l'utilisation des outils informatiques, etc. Cette section peut également servir à préciser les règles de stationnement, la tenue vestimentaire et les différents espaces communs disponibles.

La gestion des congés et des absences

Cette section sert à clarifier les procédures administratives, en présentant par exemple, les fonctionnalités du logiciel de gestion des temps et des plannings qui permet notamment de gérer les demandes de congés, d'absences, la visualisation de ses compteurs, etc. Elle permet d'expliquer à tout nouveau salarié :

• Comment accéder à la solution utilisée

• Comment soumettre une demande

• Comment utiliser la badgeuse/pointeuse, le cas échéant

Cette rubrique permet d'expliquer les modalités de télétravail de l'entreprise, notamment les jours autorisés, la procédure de demande et les équipements fournis. 

Créer et mettre à jour le livret d'accueil

Mettre en place d'un livret d'accueil nécessite une bonne organisation et la participation de différents membres de l'entreprise : il doit être élaboré avec soin et tenu à jour.

Une équipe projet dédiée

La conception d’un livret d’accueil est un projet collaboratif. Il peut être pertinent de constituer un groupe de travail ou une équipe pluridisciplinaire réunissant généralement :

• Un représentant des ressources humaines

• Un responsable de communication interne

• Des managers de différents services

• Un membre du CSE

• Des salariés récemment arrivés pour intégrer leur retour d’expérience

Cette diversité permet de mieux cibler les besoins des nouveaux employés, d’éviter les oublis et de s'assurer que les informations sont pertinentes pour l'ensemble des collaborateurs.

La collecte et la validation des informations

La collecte d'informations permet de recueillir les données importantes auprès de chaque service. L'équipe dédiée à la création du livret peut organiser des ateliers pour lister les informations à inclure dans le livret, en se basant sur les besoins des nouveaux salariés et des objectifs de l’entreprise. Chaque service concerné est sollicité pour fournir des informations à jour et précises (règlementation, organigramme, contacts, etc.) afin d’assurer la complétude et la fiabilité du livret. Une fois le contenu rédigé, une validation du livret par la direction, le service RH, les managers, les représentants du personnel et si besoin un échantillon de salariés garantit la cohérence des informations contenues dans chaque page par rapport à la réalité de la situation.

Processus de mise à jour régulière

Le livret d’accueil doit faire l’objet d’une mise à jour régulière (identification des modifications à intégrer, révision du contenu, validation), idéalement au moins une fois par an, ou plus fréquemment en cas de changements conséquents (organisation, contacts, politiques RH). Pour que le livret soit toujours pertinent, mieux vaut désigner une personne ou une équipe responsable de la veille et de la mise à jour du livret qui saura être réactive dès lors que le livret devra être modifié. Cette responsabilité peut être confiée au service RH, en coordination avec les autres services concernés (communication, managers, CSE, médecine du travail).

À noter : Chaque mise à jour du livret doit être datée pour identifier la version la plus récente.

Les avantages de la numérisation du livret d'accueil

Alors que le format papier a longtemps été la norme, la digitalisation du livret d'accueil facilite les mises à jour et ne nécessite aucune réimpression. En supprimant les impressions papier, les entreprises réduisent leur empreinte carbone et leur consommation de ressources.

En plus de l'aspect environnemental, la numérisation du livret assure une accessibilité permanente aux informations. Chaque collaborateur peut consulter le document à tout moment et depuis n'importe quel appareil connecté. En termes de mise à jour, le processus est plus simple et immédiat : la modification des procédures ou des informations ne nécessitent plus de réimprimer chaque page du livret. Une simple actualisation du fichier suffit pour que tous les utilisateurs disposent de la version la plus récente.

Des documents interactifs avec des liens cliquables, une vidéo explicative et des organigrammes dynamiques sont également un bon moyen d'enrichir l'expérience utilisateur et de rendre l'information plus digeste. Un livret d'accueil digital personnalisé selon le profil du salarié, avec des informations relatives à son département, à son niveau hiérarchique ou à son contrat, rendent le document encore plus pertinent.