Les avantages du planning automatisé pour gagner en efficacité

Le planning automatisé simplifie la gestion des ressources humaines en remplaçant les méthodes manuelles chronophages par des systèmes intelligents qui génèrent automatiquement des plannings. Ils évaluent les besoins et considèrent les présences et les compétences des collaborateurs, les demandes d'absence, le télétravail, ainsi que les réglementations en vigueur pour répartir les équipes de manière logique. Cette conception améliorée réduit non seulement le temps consacré à l'élaboration du planning mais aussi les erreurs de planification.

L'automatisation du planning : une révolution pour l'efficacité organisationnelle

L'optimisation des plannings, rapide et précise dans ses calculs, apporte une solution aux limites croissantes de la planification manuelle traditionnelle, source d'erreurs coûteuses et de perte de productivité pour les structures de toutes tailles.

Des imprécisions dans la planification manuelle

Lorsque la gestion des temps de travail est réalisée à la main, les erreurs de planification peuvent être fréquentes. Ces dysfonctionnements se manifestent par des conflits d'affectation, des dépassements d'horaires légaux et une mauvaise répartition de la charge de travail entre les équipes. Qu'un salarié soit présent sur une période de faible activité ou que le personnel manque sur une période chargée, menant les employés en poste à faire des heures supplémentaires, ces erreurs de planification peuvent avoir des répercussions financières pour l'entreprise, qui auraient pu être évitées.

L'automatisation pour plus de fiabilité dans la création de plannings

L'automatisation de la gestion de plannings et du suivi des temps de travail, rendue possible par les logiciels de planning, simplifie la gestion des temps en entreprise. Elle permet de gagner en productivité aussi bien au niveau du service RH et des managers qui peuvent se concentrer sur d'autres tâches que la planification, que dans l'activité générale de l'entreprise puisque les ressources sont assignées là où il y en a véritablement besoin.

Applications sectorielles de l'automatisation

L'automatisation couvre désormais plusieurs domaines :

• Planification des horaires de travail dans le respect des contraintes légales

• Gestion des remplacements et des absences

• Optimisation des plannings en fonctions des demandes d'absences et du télétravail

Les bénéfices économiques et opérationnels de l'automatisation

L'automatisation des plannings se fait à l'aide d'un outil de planification RH. En réduisant le temps consacré aux tâches administratives et en améliorant la répartition des ressources, elle génère des bénéfices économiques mesurables pour l'entreprise.

Réduction des coûts administratifs et gains de productivité

L'automatisation des plannings réduit le temps consacré à des tâches répétitives et parfois fastidieuses qui nécessitent souvent des ajustements de dernière minute. Les coûts administratifs liés à la gestion des ressources humaines peuvent alors être moins importants. Les entreprises sont alors amenées à constater une baisse des heures supplémentaires non planifiées car la charge de travail est souvent mieux répartie avec un outil de gestion des temps.

Retour sur investissement et conformité réglementaire

Le ROI des solutions automatisées est visible 6 et 18 mois après l'installation du nouveau matériel, selon la taille de l'organisation. Pour l'entreprise, c'est un gain de temps et financier considérable. L'automatisation garantit également la conformité du planning avec le Code du travail français. Les durées légales de travail et les temps de repos obligatoires sont respectés. L'entreprise est donc moins exposée aux risques de sanctions des contrôles de l'inspection du travail pouvant atteindre plusieurs milliers d'euros par infraction constatée.

Les limites d'Excel pour la gestion des plannings

Beaucoup d'entreprises utilisent Microsoft Excel pour concevoir leurs plannings lorsqu'elles sont équipées de la suite Office. Les fonctionnalités d'Excel permettent en effet de créer des plannings attrayants et compréhensibles. Les formules proposées par l'outil permettent de croiser automatiquement les données entre différentes feuilles, facilitant l'attribution des postes. La mise en forme conditionnelle aide quant à elle à visualiser les potentiels conflits d'horaires ou surcharges de travail grâce à un système de couleurs automatique. L'organisation des informations en bases relationnelles permet d'effectuer les calculs de durée et la gestion centralisée des congés et absences. Les formules peuvent calculer les heures supplémentaires et générer des alertes en cas de dépassement des seuils légaux.

Microsoft Office étant présent dans un grand nombre d'entreprises françaises, l'utilisation d'Excel évite les coûts d'acquisition et le temps de formation sur de nouveaux logiciels. Le système peut être adapté aux spécificités sectorielles et partagé via OneDrive ou SharePoint pour faciliter la collaboration et la mise à jour en temps réel. Pourtant, la plateforme rencontre des limites contraignantes, notamment pour la gestion de plus de 50 personnes. Les fonctionnalités collaboratives avancées font défaut et les risques d'erreurs lors des mises à jour manuelles sont conséquents.

Excel ne se destinant pas, au départ, à l'élaboration de plannings, il rencontre d'autres difficultés : 

• Ne fonctionne pas avec les SIRH existants

• Absence de contrôles automatiques de conformité

• Maintenance technique nécessitant des compétences VBA (Visual Basic for Applications)

L'utilisation d'Excel pour la planification peut être une solution transitoire, mais ses limites structurelles orientent naturellement vers des supports spécialisés plus pratique et conformes aux réglementations en vigueur.

Gestion des équipes et optimisation des ressources humaines

L'automatisation des plannings optimise la répartition des ressources humaines en veillant, dans le même temps, au respect des contraintes individuelles et organisationnelles.

Équité dans la répartition des contraintes

L'automatisation garantit une répartition équitable des horaires contraignants comme les week-ends, les nuits ou les astreintes. Les algorithmes prévoient la rotation des équipes pour éviter les déséquilibres et les tensions internes. Ils peuvent aussi tenir compte des préférences personnelles et des contraintes des salariés pour organiser le planning.

Impact d'un bon planning sur la satisfaction des salariés

L'automatisation des plannings réduit les horaires. Un planning équitable, prévisible et cohérent par rapport à la charge de travail facilite le quotidien des salariés. Les ressources humaines sont mieux affectées, les contraintes professionnelles diminuées. Il en résulte une satisfaction généralisée des salariés qui profitent d'un meilleur rythme de travail quotidien et se sentent plus valorisés, parfois soutenus.

Réactivité en cas d'imprévus

Un planning réalisé avec un logiciel RH est facile à moduler. En cas d'absences ou de pic d'activité, il permet une visualisation rapide des ressources disponibles et de réorganiser les plannings d'équipe pour éviter de perturber l'activité de l'entreprise. En définitive, ces outils déchargent les services RH et les managers d'une tâche fastidieuse pour rendre service à l'entreprise dans son ensemble en un temps record.