Loi de Pareto appliquée à l’entreprise : se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

La loi de Pareto, aussi connue comme la règle des 80/20, suggère que 80 % des résultats découlent de seulement 20 % des efforts fournis. En comprenant et en appliquant ce principe à la gestion des temps en entreprise, les professionnels peuvent considérablement augmenter leur productivité et réduire le stress associé aux longues listes de tâches.

Comprendre les bases de la loi de Pareto

La loi de Pareto tire son nom de l'économiste italien Vilfredo Pareto qui, à la fin du XIXe siècle, a fait une observation intéressante concernant la répartition des richesses : dans plusieurs pays, environ 20 % de la population détenait 80 % des richesses. Ce qui était à l'origine une simple observation économique s'est révélé être un principe applicable dans de nombreux domaines. Ce n'est que plus tard que d'autres chercheurs et professionnels ont commencé à appliquer ce principe à différents aspects de la vie professionnelle et personnelle.

Applications concrètes dans le monde professionnel

Dans un contexte professionnel, la loi de Pareto peut se manifester de multiples façons, par exemple :

  • 20 % des clients génèrent 80 % du chiffre d'affaires

  • 20 % des produits représentent 80 % des ventes

  • 20 % des défaillances de pièces dans une machine causent 80 % des arrêts de production

  • 20 % des tâches effectuées dans une journée produisent 80 % des résultats

La loi de Pareto au quotidien

Cette règle ne se limite pas au cadre professionnel. Dans la vie quotidienne, on peut observer que la plupart des gens utilisent 20 % des fonctionnalités de leurs appareils électroniques. Reconnaître ces schémas peut aider à prendre des décisions sur la façon dont on alloue son temps et ses ressources, tant dans sa vie professionnelle que personnelle.

Un principe, non une science exacte

Il est important de préciser que la loi de Pareto est un principe général et non une règle mathématique précise. Les proportions peuvent varier (75/25, 90/10), mais l'idée reste la même : une petite partie des causes produit la majorité des effets. Comprendre la loi de Pareto, c'est faire le premier pas vers une gestion du temps plus efficace.

Appliquer la loi de Pareto à la gestion du temps

En comprenant que 80 % des résultats proviennent généralement de 20 % des efforts, il est possible de transformer son efficacité quotidienne. La première étape pour appliquer la loi de Pareto à la gestion des temps consiste à analyser objectivement les activités professionnelles afin de distinguer les tâches génératrices de valeur de celles qui font simplement perdre du temps. Une fois ces données recueillies, il est possible d'identifier lesquelles ont réellement fait avancer les objectifs professionnels de la semaine. Il sera alors probable de constater que seule une petite partie des activités a alors généré la majorité des résultats.

Techniques de priorisation basées sur la loi de Pareto

Une fois les tâches à fort rendement identifiées, une réorganisation de son emploi du temps est alors possible pour leur accorder la priorité.

La matrice d'Eisenhower revisitée par Pareto

Il est également possible de combiner la matrice d'Eisenhower (qui classe les tâches selon leur urgence et leur importance) avec le principe de Pareto. Dans ce cas, l'analyse se porte sur les tâches importantes qui génèrent 80 % de des résultats :

  • Quadrant A : Tâches importantes et urgentes faisant partie des 20 % à fort rendement

  • Quadrant B : Tâches importantes mais non urgentes faisant partie des 20 % à fort rendement

  • Quadrant C : Tâches urgentes mais peu importantes (à déléguer si possible)

  • Quadrant D : Tâches ni importantes ni urgentes (à éliminer)

De cette manière, il est possible de donner la priorité absolue aux tâches des quadrants A et B, qui représentent les activités les plus productives.

Bloquer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée

Il est conseillé de réserver des plages horaires dans son agenda, qui seront dédiées aux tâches à fort rendement. Idéalement, la programmation de ces activités se fait pendant les heures à plus forte productivité, généralement en début de matinée. Il est important de conserver ces créneaux et faire en sorte d'éviter au maximum les interruptions et les sollicitations extérieures.

Réduire le temps consacré aux 80 % de tâches moins productives

Pour maximiser l'efficacité de la loi de Pareto, il est également recommandé d'adopter des stratégies pour minimiser le temps consacré aux tâches à faible rendement.

Délégation stratégique

Il s'agit d'identifier parmi les 80 % de tâches les moins productives celles qui peuvent être déléguées à d'autres collaborateurs. La délégation n'est pas un aveu de faiblesse, mais une décision stratégique pour se concentrer sur ses domaines de plus grande valeur ajoutée. Ensuite, il est important de choisir la personne appropriée en fonction de ses compétences et lui expliquer le plus clairement possible les attentes et les objectifs de cette mission.

Automatisation et regroupement des tâches répétitives

Pour les tâches administratives qui ne peuvent être déléguées, il est pertinent de rechercher l'automatisation ou tout du moins l'optimisation. Les logiciels de gestion des temps comme OCTIME peuvent optimiser de nombreuses tâches RH répétitives, comme la gestion des congés ou le suivi du temps de travail. Il est également possible de regrouper les tâches similaires pour éviter les pertes de temps liées au changement de contexte.

Appliquer le principe de Pareto avec d'autres lois sur la gestion du temps

Combiner la loi de Pareto avec d'autres principes temporels permet d'obtenir des résultats encore plus probants.

Loi de Pareto et loi de Parkinson

Selon la loi de Parkinson, "le travail s'étale pour occuper tout le temps disponible". Pour tirer parti de ces deux lois simultanément, il est recommandé de :

  • Identifier les 20 % de tâches générant 80 % des résultats (Pareto)

  • Allouer un temps limité et défini à ces tâches prioritaires (Parkinson)

En pratique, cela signifie planifier des créneaux pour les activités à forte valeur ajoutée. Si par exemple, la rédaction d'un rapport hebdomadaire est une activité à fort rendement, il est alors conseillé de lui dédier une durée déterminée au moment de sa planification. Cette contrainte temporelle force à se concentrer exclusivement sur son exécution.

Il existe aussi un procédé appelé le timeboxing, qui consiste à définir des plages horaires strictes pour chaque tâche importante. De cette manière, l'expansion inutile du temps consacré à certaines activités est évité.

La loi de Carlson et les séquences homogènes

Sune Carlson, économiste suédois, a démontré qu'un travail réalisé en continu prend moins de temps et d'énergie que lorsqu'il est effectué en plusieurs fois. Cette loi complète celle de Pareto visant à centraliser la concentration sur les tâches prioritaires. Selon les recherches de Carlson, chaque interruption dans une tâche nécessite un temps de reconcentration d'au moins 3 minutes. Sur une journée de travail, ces micro-pertes d'attention peuvent faire fortement baisser la productivité.

Pour appliquer la loi de Carlson en complément du principe de Pareto :

  • Regrouper les tâches de même nature (répondre aux emails, passer des appels, analyser des données),

  • Créer des blocs de temps dédiés à chaque catégorie de tâches,

  • Limiter les interruptions pendant ces périodes de concentration.

Ainsi, il est plus simple de se consacrer aux tâches complexes qui font partie des 20 % à fort rendement.

L'apport de la loi de Laborit pour prioriser l'inconfort

Henri Laborit, neurobiologiste français, a mis en évidence notre tendance naturelle à éviter ce qui nous déplaît. Sa théorie suggère que nous commençons généralement par les tâches agréables ou faciles, repoussant celles qui nous semblent difficiles ou désagréables. Or, ces tâches "repoussées" font souvent partie des 20 % qui génèrent 80 % des résultats. La loi de Laborit recommande donc de commencer sa journée par les tâches les plus difficiles ou rebutantes, lorsque notre niveau d'énergie et de concentration est le plus élevé.

En combinant ces lois du temps, un système de gestion qui renforce l'efficacité et réduit le stress lié aux tâches en attente est possible. Elle peut être utilisée pour transformer sa perception du temps en ressource maîtrisée plutôt qu'en contrainte subie.

Les limites de la règle des 80/20

L'application de la loi de Pareto dans son organisation quotidienne permet de réorganiser efficacement sa journée de travail. En concentrant ses efforts sur les tâches à fort rendement, une maximisation naturelle de sa productivité sera alors visible. Toutefois, malgré ses nombreux avantages, la loi de Pareto présente certaines limites et peut être mal interprétée, entraînant des inefficacités plutôt que des gains de productivité.

La confusion entre effort et résultat

Une erreur fréquente consiste à penser qu'avec seulement 20 % d'effort, on peut obtenir 80 % des résultats. Cette interprétation est incorrecte. La loi de Pareto ne suggère pas de réduire l'effort global, mais plutôt de le rediriger vers les activités les plus productives.

La négligence des 80 % restants

Une mauvaise interprétation peut aussi mener au risque de négliger complètement les 80 % de tâches restantes. Si ces tâches génèrent moins de résultats immédiats, certaines peuvent être nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise à long terme. Par exemple, certaines tâches administratives ou de maintenance peuvent sembler peu productives mais s'avérer indispensables pour éviter des problèmes futurs.

Pour tirer pleinement parti de la loi de Pareto et éviter ces pièges, il est primordial de garder une vision d'ensemble de son activité. Ce n'est pas parce que 20 % de nos actions sont les plus rentables ou productives que les 80 % restants ne sont pas importants à plus long terme.

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