Paiement des congés payés non pris : que faut-il savoir ?

Les congés payés sont un droit fondamental des salariés en France. Ils permettent de se reposer et de préserver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Pourtant, il arrive qu’un salarié ne prenne pas l’intégralité de ses congés au cours de la période de référence. Que deviennent ces jours non utilisés ? Les outils numériques peuvent-ils devenir des alliés indispensables pour optimiser la gestion des congés payés ?

Congés payés non pris : ce que dit la loi

En France, la législation sur les congés payés est encadrée par le Code du travail, qui stipule que tout salarié acquiert un minimum de cinq semaines de congés payés par an. Ces congés doivent être pris dans l'année de référence, qui s'étend généralement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, sauf dispositions conventionnelles différentes. Toutefois, il arrive que certains congés ne soient pas pris pour diverses raisons, telles que des contraintes professionnelles ou des choix personnels.

La loi prévoit que les congés non pris peuvent être reportés sous certaines conditions (maladies, maternités, etc), notamment si un accord collectif le permet ou si l'employeur et le salarié en conviennent. En l'absence de dispositions spécifiques, les congés non pris peuvent être perdus à la fin de la période de référence. 

Le report des congés : est-ce possible ?

Les différents cas de report

En principe, les congés doivent être pris pendant la période de référence fixée par l’employeur. Toutefois, certaines situations permettent le report des congés non pris. Voici les principaux cas rencontrés de reports :

Report des congés pour cause de maladie

La loi du 22 avril 2024 aligne le droit français sur le droit européen en reconnaissant que les salariés acquièrent des droits à congés payés pendant leurs périodes d'arrêt maladie, qu'elles soient d'origine professionnelle ou non. Les arrêts pour maladie non professionnelle permettent d'acquérir jusqu'à 2 jours ouvrables de congés par mois, avec un plafond de 24 jours par période de référence. Pour les maladies professionnelles, le calcul reste à 2,5 jours par mois, jusqu'à 30 jours par période de référence. Les congés non pris en raison d'un arrêt maladie peuvent être reportés sur une période maximale de 15 mois après la reprise du travail. 

Report des congés pour congé maternité, paternité ou adoption

 Lorsqu’une salariée est en congé maternité ou en phase d’adoption durant la période de prise des congés payés, elle a le droit de reporter ses congés après son retour. Ce droit est automatique et ne peut être refusé par l’employeur.

S’agissant du congé paternité, le report des congés payés n’est pas prévu de manière aussi explicite par la loi. Toutefois, certaines entreprises peuvent l’autoriser selon les usages ou les accords collectifs. Il est donc recommandé aux salariés concernés de se rapprocher de leur service RH pour connaître les modalités applicables.

Accord collectif ou usage d’entreprise

Certaines conventions collectives, accords d’entreprise ou usages internes permettent le report des congés payés au-delà de la période légale, à condition que cela soit précisé par écrit.

Report décidé par l’employeur pour nécessité de service

En cas de nécessité exceptionnelle pour la continuité de service (surcroît imprévu d’activité), un report des congés peut être négocié avec le salarié. L’employeur doit alors justifier cette décision et proposer une nouvelle période de prise des congés dans un délai raisonnable.

Report en cas de force majeure

Des événements exceptionnels comme une crise sanitaire ou une catastrophe naturelle, peuvent empêcher la prise des congés et justifier un report. Ces reports sont généralement encadrés par des mesures exceptionnelles prises par l’État ou l’entreprise, afin de garantir le respect des droits des salariés.

Congés non pris dans le cadre du compte épargne-temps (CET)

Si l’entreprise propose un compte épargne-temps (CET), les salariés peuvent y déposer leurs jours de congés non pris pour les utiliser plus tard sous forme de congés supplémentaires ou d’une compensation financière. L’accord d’entreprise peut toutefois limiter le nombre de jours transférables et fixer des conditions spécifiques d’utilisation.

En dehors de ces cas précis, les congés payés non pris à la fin de la période de référence sont en principe perdus.

Délais de report

Les délais de report des congés non pris varient en fonction des situations. En cas de maladie ou de congé maternité/adoption, les congés peuvent être reportés jusqu'à 15 mois après la fin de la période de référence. Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise prévoient un report au-delà de la période légale, avec des délais spécifiques. En cas de nécessité de service ou de force majeure, un report peut être convenu sous réserve d’un délai raisonnable. Les congés non pris qui sont déposés sur un compte épargne-temps, le sont sans limite de temps. 

Conséquences des congés payés non pris

Les congés payés non pris peuvent entraîner des conséquences significatives tant pour les employés que pour les employeurs. 

Est-ce qu'un salarié peut perdre ses congés payés non pris ?

Ne pas prendre ses congés dans les délais impartis peut entraîner la perte définitive de jours de repos, représentant une perte financière non négligeable pour les salariés. Certaines entreprises ne prévoient en effet aucune compensation pour les congés non utilisés, ce qui peut aussi impacter d’éventuels avantages liés à l’ancienneté ou à des accords collectifs.

Au-delà de cet aspect financier, ne pas poser ses congés a également des conséquences sur la santé et le bien-être. Sans temps de repos pour se ressourcer, les salariés s’exposent à un risque d’épuisement professionnel, de stress, et à une baisse de leur productivité.

Quelles sont les obligations pour les employeurs ?

Pour les employeurs, les congés payés non pris peuvent engendrer des risques juridiques. En effet, ne pas permettre à un salarié de prendre ses congés peut être considéré comme une violation du Code du travail, exposant l'entreprise à des sanctions. De plus, les congés non pris sont susceptibles de générer un coût financier pour l'entreprise, car ils doivent être provisionnés dans les comptes et peuvent entraîner des charges supplémentaires en cas de paiement compensatoire.

Un logiciel de gestion des plannings et des temps comme OCTIME intègre la gestion des congés, offrant ainsi aux employeurs et aux salariés une visibilité en temps réel sur les soldes de congés, ce qui réduit considérablement le risque de congés payés non pris.

Calcul et paiement des congés non pris

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise sans avoir pris tous ses congés acquis, il peut prétendre à une indemnité compensatrice de congés payés, conformément au Code du travail. Cette indemnité correspond au montant des jours de congé non pris et s’applique en cas de démission, de licenciement, de fin de contrat à durée déterminée ou encore de départ à la retraite.

En France, cette indemnité est calculée selon deux méthodes : 

• La règle du dixième : L’indemnité correspond à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (généralement du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours, sauf dispositions conventionnelles différentes).

• La règle du maintien de salaire : Le salarié perçoit une indemnité égale à la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler pendant ses congés.

L’employeur doit appliquer la méthode la plus avantageuse pour le salarié.

Une exception notable concerne les congés non pris pour cause de maladie prolongée. Dans ce cas, la Cour de cassation a reconnu que le salarié doit pouvoir bénéficier d’une compensation financière s’il n’a pas pu exercer son droit aux congés en raison d’une incapacité de travail.

Comment éviter l’accumulation de congés non pris ?

Sensibiliser les salariés

Pour éviter l’accumulation de congés non pris, les employeurs doivent adopter une gestion rigoureuse et anticiper les départs en congé. Il est essentiel de définir des politiques claires précisant les règles de prise et de report des congés, les délais de demande ainsi que les éventuelles restrictions en fonction des périodes d’activité. 

Une communication proactive auprès des salariés, associée à un suivi régulier, permet d’identifier les congés en attente et d’inciter à leur prise en temps voulu. Ces pratiques doivent être mises à jour régulièrement pour s’adapter aux évolutions législatives et aux besoins de l’entreprise, tout en garantissant l’équilibre entre continuité d’activité et bien-être des collaborateurs.

Les outils numériques pour une meilleure gestion

Les outils numériques de gestion des congés, comme OCTIME, facilitent cette organisation en donnant aux managers une visibilité en temps réel sur les soldes de congés, et en alertant à la fois les salariés lorsque leurs jours arrivent à échéance, et les managers pour les aider à anticiper les prises de congés au sein de leurs équipes. Grâce à cette solution, les congés peuvent être planifiés de manière équilibrée, en tenant compte à la fois des contraintes opérationnelles et des préférences des collaborateurs.

En optimisant le suivi des congés, ces outils permettent d’éviter les accumulations excessives et d’assurer une répartition équitable des périodes de repos. Une bonne gestion contribue ainsi à la satisfaction des salariés, réduit les risques d’absentéisme de dernière minute et garantit la continuité d’activité de l’entreprise.