Pointeuse au travail : ce que dit la législation française en 2025

En France, le suivi du temps de travail est encadré par la loi. La pointeuse, utilisée dans de nombreuses entreprises, facilite le décompte des heures travaillées et permet à toute entreprise de respecter les droits des salariés.

Les obligations légales relatives au suivi du temps de travail

Le suivi du temps de travail est une obligation légale pour tout employeur en France. Cette responsabilité s'inscrit dans un cadre juridique qui vise à protéger les droits des salariés et à faciliter la gestion des ressources humaines.

Le décompte du temps de travail

L'article L3171-2 du Code du travail impose aux employeurs de mettre en place un système de décompte fiable des heures de travail effectuées par leurs employés lorsque ceux-ci ne suivent pas un horaire collectif. Ce décompte doit également tenir compte des heures supplémentaires, des repos compensateurs et de leur prise effective.

L'article D3171-8 précise, quant à lui, que la durée du travail de chaque salarié concerné est calculée selon deux modalités. En premier lieu, un suivi quotidien est effectué par l’enregistrement, par tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou bien par le relevé du nombre d’heures effectivement accomplies. Une récapitulation hebdomadaire est ensuite réalisée, toujours par tous moyens, afin de totaliser le nombre d’heures travaillées par chaque salarié au cours de la semaine.

Les exigences en matière de contrôle et de fiabilité

Si le Code du travail n'impose pas de méthode particulière pour effectuer ce suivi, il exige néanmoins que le système utilisé soit fiable et infalsifiable. Un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne du 14 mai 2019 a renforcé cette obligation en déclarant que les États membres doivent imposer aux employeurs la mise en place d'un système objectif, fiable et accessible, afin de mesurer la durée du temps de travail journalier. En effet, en cas de contrôle par l'inspection du travail ou l'URSSAF, l'employeur doit être en mesure de présenter immédiatement les documents attestant du temps de travail effectif de chaque salarié. L'absence de ces documents ou leur manque de fiabilité peut entraîner des sanctions.

L'évolution des obligations suite aux décisions européennes

La décision de la Cour de justice de l'Union européenne de 2019 a marqué un tournant dans la réglementation du suivi du temps de travail. Le principe de primauté du droit européen tend à renforcer l'interprétation des obligations relatives à l'article L3171-2 du Code du travail concernant le décompte des heures travaillées. À la suite de cette évolution juridique, de nombreuses entreprises privilégient l'utilisation de pointeuses et de logiciels de gestion des temps comme OCTIME, qui permettent de respecter les obligations légales.

Pourquoi installer une pointeuse dans son entreprise ?

En France, la loi laisse une certaine liberté aux entreprises concernant les méthodes de gestion des horaires de travail. L'employeur peut se tourner vers :

• Un registre ou des feuilles de présence au format papier

• Un tableur électronique (type Excel)

• Une badgeuse physique

• Une application de pointage sur smartphone

• Une badgeuse virtuelle

Chaque organisation peut donc adapter son système de pointage selon ses propres besoins, sa taille et son secteur d'activité, tant que le dispositif choisi permet un suivi fiable et précis des heures travaillées. Avec une association entre une badgeuse et la gestion des temps, comme le propose le logiciel OCTIME, les données sont collectées automatiquement et les calculs d'heures sont instantanés. La fiabilité et la traçabilité des données recueillies est aussi un moyen de protéger les salariés, qui peuvent faire valoir leurs droits (heures supplémentaires, repos compensateur).

La transparence et l’accès aux informations pour les salariés

La transparence dans la gestion du temps de travail est le fondement de la relation de confiance entretenue avec ses employés. Le Code du travail français impose à chaque entreprise un devoir de traçabilité quant aux données de pointage. Conformément au RGPD, les salariés doivent pouvoir accéder facilement et librement aux informations qui permettent de comptabiliser leurs heures de travail. En pratique, cela signifie que le système de pointage doit permettre à chaque salarié d'avoir un droit d'accès sur demande :

• Ses horaires d'arrivée et de départ quotidiennes

• Le cumul de ses heures travaillées

• Ses éventuelles heures supplémentaires

• L'historique de ses pointages sur une période définie

En effet, lorsqu'une entreprise met en place une pointeuse, elle doit s'assurer que les informations collectées sont accessibles aux collaborateurs. Selon l'article 15 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), toute personne dispose d'un droit d'accès aux données d'ordre personnel collectées. Les salariés doivent donc pouvoir accéder librement aux informations qui permettent de comptabiliser leurs heures de travail.

Concrètement, comment les systèmes de pointage sont-ils encadrés ?

Les systèmes de pointage permettent d'automatiser entièrement le processus : un système de pointage informatisé automatise le suivi en temps réel des présences, la gestion optimisée des congés et des absences, la génération de rapports, ainsi que l'archivage sécurisé des données. Le temps économisé sur ces tâches administratives permet aux services RH de se concentrer sur d'autres missions, comme l'accompagnement des collaborateurs ou le développement de projets pour l'entreprise.

En France, pour utiliser un système de pointage, une entreprise doit tout d'abord informer les salariés avant l'installation du dispositif, comme le préconise la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Cette information doit inclure les finalités du système, la base légale de sa mise en place et la durée de conservation des données. Les données enregistrées doivent être sécurisées et l'automatisation du processus doit empêcher toute modification non autorisée des informations collectées.

En termes de sécurisation des données, le système doit pouvoir protéger les informations personnelles des salariés. Lorsqu'un pointage est ajouté ou modifié manuellement, cette action doit être enregistrée dans un historique accessible, afin de visualiser clairement les éventuelles modifications apportées.