Pourquoi mettre en place un système de badgeage dans son entreprise ?

En France, les entreprises ne sont pas obligées de mettre en place un système de suivi des temps de travail dès lors que les employés respectent un horaire collectif. L'installation d'une badgeuse dans l'entreprise, qui intervient généralement en complément d'un logiciel de suivi des temps, trouve toutefois de l'intérêt pour assurer une comptabilisation fiable des temps de travail lorsque les heures supplémentaires s'accumulent ou qu'il y a eu des cas de retards répétés, et bien sûr dans les secteurs où les horaires sont individualisés.

Les bénéfices opérationnels de la digitalisation du pointage

La digitalisation du pointage donne à la gestion des ressources humaines une toute autre dimension en apportant des bénéfices mesurables et concrets aux entreprises. En effet, les gains de productivité obtenus grâce aux systèmes de badgeage automatisés améliorent l'ensemble des processus RH.

L'automatisation du suivi des présences fait gagner un temps conséquent aux équipes RH. L'installation d'une badgeuse dans une entreprise réduit le temps consacré au suivi des présences, libérant ainsi les services de ressources humaines qui peuvent alors s'occuper d'autres tâches. Les logiciels de gestion des temps ont des fonctionnalités de reporting qui facilitent la gestion en temps réel des ressources. Les tableaux de bord intégrés fournissent des indicateurs de performance instantanés sur les taux de présence, l'absentéisme et la répartition des heures supplémentaires.

Un autre avantage de la digitalisation, c'est la réduction des erreurs de calcul. Cette fiabilité accrue protège l'entreprise des risques de redressement et améliore la satisfaction des salariés. L'impact financier varie selon les secteurs d'activité grâce à la réduction des coûts de non-conformité, à l'optimisation des plannings et à une meilleure gestion des équipes en horaires variables.

Technologies et modalités de badgeage disponibles

Les entreprises disposent aujourd'hui d'un large éventail de technologies pour implémenter leur système de badgeage, chacune répondant à des besoins spécifiques en termes de sécurité, de coût et d'ergonomie.

Systèmes de badgeage traditionnels

Les badges RFID figurent parmi les plus répandus en entreprise. Ils prennent la forme d'une carte ou d'un porte-clé équipé d'une puce qui communique sans contact avec un lecteur. Ce type de pointage est rapide et fiable. Les informations de badgeage sont retransmises sur un logiciel de badgeage et pourront ensuite être retransmises aux services de paie. Les risques d'usure ou de perte sont limités par rapport aux cartes à code-barres. Chaque salarié badge à l'entrée et à la sortie de son poste via ce support électronique conforme aux recommandations de la CNIL.

Badge à code ou PIN

Certaines entreprises préfèrent l'utilisation d'une badgeuse avec laquelle l’employé devra saisir un code ou un numéro d'identification personnel (PIN) sur un terminal dédié, qui limite l’usage d’objets physiques et permet une identification sécurisée tout en respectant la législation sur la protection des données personnelles.

Pointage dématérialisé

Le badgeage virtuel ou les applications mobiles permettent aux salariés de pointer depuis leur smartphone ou leur ordinateur, parfois avec une fonction de géolocalisation pour vérifier la présence sur site et garantir un enregistrement infalsifiable des horaires, mais cette fonctionnalité ne doit pas être active de façon permanente afin de respecter la vie privée des employés. Le badgeage virtuel, ou sur l'application, permet aux équipes en déplacement ou en télétravail de faire leur pointage à distance sans d'investissement matériel lourd de la part de l'entreprise.

Impact financier et optimisation de la gestion salariale

L'adoption d'un système de badgeage facilite la gestion des temps en entreprise. Cette modernisation des méthodes de suivi du temps de travail transforme l'approche économique de la gestion des ressources humaines. Cela génère des répercussions financières directes sur la structure des coûts de l'entreprise, particulièrement au niveau de la masse salariale et des processus de paie.

Réduction significative de la masse salariale

En général, l'implémentation d'un système de badgeage réduit la masse salariale car il améliore la gestion des temps et l'affectation des ressources humaines selon les besoins de l'entreprise, ce qui a pour effet de réduire les heures supplémentaires et donc les coûts pour l'entreprise. La fiabilisation du calcul des heures travaillées a également pour effet de réduire les cotisations sociales. Plus précis, ces calculs évitent les surpaiements liés aux estimations erronées. Les charges patronales sont calculées avec plus de rigueur, ce qui rend le budget plus facilement prévisible.

Prévention des fraudes temporelles

Une badgeuse peut aussi faire rempart contre les fraudes au temps de travail en enregistrant automatiquement les présences réelles. Cette surveillance objective élimine les déclarations inexactes et les complaisances dans le suivi des horaires.

Conformité RGPD et protection des données personnelles

Si pratique qu'elle soit, la badgeuse doit respecter certaines dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) afin de garantir la protection des données personnelles des employées collectées par les appareils.

Le principe de minimisation impose aux entreprises de ne collecter que les données strictement nécessaires au suivi des heures de travail. Les systèmes de badgeage doivent se limiter aux informations indispensables : identité du collaborateur, horaires d'entrée et de sortie, et localisation si justifiée par l'organisation du travail. La CNIL recommande une durée de conservation maximale de 5 ans pour ces données, période au-delà de laquelle elles doivent être supprimées ou anonymisées. Le consentement éclairé des salariés est nécessaire pour la collecte de ces informations jugées sensibles. Les entreprises doivent informer clairement leurs employés sur la finalité du traitement, les données collectées et leurs droits, de manière documentée et accessible à tout moment.

Pour garantir la sécurité de ces informations, les logiciels de badgeage doivent être dotés de mécanismes de sécurité performants. Le chiffrement des données, tant en transit qu'au repos, protège contre les accès non autorisés. La restriction des accès garantit que seules les personnes habilitées peuvent consulter ces informations sensibles. Une traçabilité des consultations permettra quant à elle de tracer toute manipulation des données et de détecter d'éventuelles anomalies. Ces mesures techniques s'accompagnent de procédures organisationnelles qui encadrent l'utilisation du système.

Les collaborateurs doivent pouvoir accéder à leurs données personnelles à tout moment, les rectifier en cas d'erreur mais aussi les effacer sous certaines conditions. Le non-respect du RGPD expose les entreprises à des sanctions financières potentiellement lourdes.