Quelles sont les obligations d’une entreprise en fonction de son effectif ?

En France, les obligations d’une entreprise varient selon son nombre d’employés. À chaque seuil franchi, de nouvelles règles s’appliquent : représentation du personnel, dialogue social, transparence, obligations fiscales ou sociales. Voici un tour d’horizon selon les grandes tranches d’effectif. 

Entre 1 et 10 employés : les obligations de base

Même avec un effectif réduit, les très petites entreprises (TPE) restent pleinement concernées par le droit du travail et doivent se conformer à un ensemble de règles essentielles.

Des obligations légales dès le premier employé

Dès l’embauche d’un employé, l’entreprise doit respecter un socle commun d’obligations légales :

• Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF,
• Rédiger un contrat de travail,
• Mettre en place une complémentaire santé collective, sauf cas de dispense prévus par la loi,
• Établir des bulletins de paie conformes et verser les cotisations sociales aux organismes compétents,
• Inscrire le salarié dans le registre unique du personnel,
• Respecter les dispositions du Code du travail : durée du travail, temps de repos, congés payés, sécurité, etc.

Affichages et informations obligatoires

Même en l’absence de locaux ouverts au public, certaines informations doivent être portées à la connaissance des employés, soit par voie d’affichage, soit par tout autre moyen (via un intranet ou un espace RH numérique). Les informations à diffuser incluent notamment :

• Les coordonnées de l’inspection du travail,
• Les coordonnées du service de santé au travail,
• Les horaires collectifs de travail,
• Les consignes de sécurité incendie,
• Les numéros de secours d’urgence,
• Les textes relatifs à l’égalité professionnelle, et à la lutte contre le harcèlement moral et sexuel,
• La référence de la convention collective applicable,
• Les modalités d’accès aux congés payés et aux congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès…).

Ces obligations d’information, bien que souvent allégées par rapport aux structures plus grandes, permettent de garantir un cadre de travail clair, sécurisé et conforme à la réglementation, même dans les très petites structures.

Santé, sécurité et conditions de travail

La protection de la santé physique et mentale des employés fait partie des obligations fondamentales de l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise. L’employeur doit ainsi :

• Élaborer un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), 
• Organiser une visite médicale d’embauche dans les 3 mois,
• Mettre en œuvre des mesures de prévention appropriées, et veiller à l’adaptation des postes si nécessaire. 

Formation et suivi des temps de travail 

Les TPE sont également concernées par les obligations liées à la formation professionnelle. L’employeur doit organiser un entretien professionnel au minimum tous les deux ans avec chaque employé pour faire le point sur son parcours, ses compétences, et ses perspectives d’évolution. Par ailleurs, l’employeur participe au financement de la formation via une contribution versée à l’URSSAF. 

Le respect des 35 heures hebdomadaires, des repos journaliers et hebdomadaires, ainsi que le droit aux congés payés, s’appliquent dès le premier employé. L’employeur est responsable de l’organisation du travail et doit pouvoir justifier des heures effectuées par chaque employé. Cela implique un suivi, même minimal, du temps de présence.

Entre 11 et 49 employés : un palier structurant pour l’entreprise

À partir de 11 collaborateurs, les obligations de l’employeur s’étoffent sensiblement. Ce seuil constitue une étape importante dans la vie d’une entreprise : il marque l’entrée dans une gestion plus structurée des ressources humaines et du dialogue social. 

Le seuil de 11 employés : une bascule réglementaire

Dès que l’effectif de l’entreprise atteint 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, certaines obligations légales s’appliquent, à commencer par la mise en place du Comité Social et Économique (CSE).
L’employeur est alors tenu d’informer les salariés de l’organisation des élections professionnelles, puis d’organiser ces élections dans un délai de 90 jours à compter de cette information.

Le CSE devient l’instance unique de représentation du personnel, compétente sur les sujets liés aux conditions de travail, à la santé, à la sécurité ainsi qu’aux activités sociales et culturelles.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur doit convoquer le CSE au moins une fois tous les deux mois, soit six réunions par an minimum.

Santé, sécurité et conditions de travail : des exigences renforcées

La prévention des risques professionnels demeure une priorité. Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) doit désormais faire l’objet d’une mise à jour annuelle et d’une consultation systématique du CSE sur son contenu. 

L’entreprise doit désigner un collaborateur compétent pour s’occuper des actions de prévention ou faire appel à un intervenant extérieur. 

Le suivi médical devient plus rigoureux selon les risques liés aux postes de travail. Il comprend plusieurs types de visites obligatoires organisées par le service de santé au travail :

• La visite d’information et de prévention (VIP), réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche, pour tous les employés.
• Le suivi individuel renforcé (SIR), destiné aux employés exposés à des risques particuliers (chimiques, biologiques, travail en hauteur, etc.), incluant un examen médical d’aptitude préalable à l’embauche, puis un suivi régulier par le médecin du travail.
• Les visites de reprise ou de pré-reprise, en cas d’arrêt de travail prolongé ou pour certains motifs (maladie professionnelle, maternité, etc.), afin d’évaluer l’aptitude du collaborateur à reprendre son poste ou proposer des aménagements.

Ces dispositifs visent à adapter les postes de travail, prévenir les inaptitudes et contribuer au maintien en emploi des collaborateurs.

Affichages et obligations d’information : plus de rigueur

Les obligations d’affichage s’étoffent : les noms des membres du CSE, les dates d’élections, ou les moyens mis à disposition doivent être visibles. 

Les droits en matière d’égalité professionnelle, de lutte contre le harcèlement et la discrimination doivent être portés à la connaissance des employés par des moyens clairs et accessibles. Cela passe notamment par des affichages obligatoires dans les locaux de l’entreprise, et de la diffusion d’informations par voie électronique (intranet ou e-mail). Des actions de sensibilisation, comme des formations destinées aux managers, peuvent également être mises en place pour renforcer la prévention et garantir un environnement de travail respectueux des droits de chacun.

Développement des compétences et gestion des temps

Côté RH, les entretiens professionnels restent obligatoires, tandis que la gestion des plannings, des absences et des heures supplémentaires requiert un pilotage rigoureux pour assurer conformité. En effet, les règles légales sur la durée du travail, les repos obligatoires, ou encore la rémunération des temps particuliers (travail de nuit, astreintes, jours fériés travaillés) doivent être respectées avec précision. En cas de contrôle, l’employeur doit pouvoir justifier du respect des durées maximales de travail et des repos légaux.

Logiciel de gestion des temps : un allié pour anticiper les seuils sociaux

Tant que l’effectif reste inférieur à 10 salariés, la gestion manuelle via tableurs ou documents papier peut sembler suffisante. Pourtant, elle comporte déjà des risques : erreurs de saisie, pertes d’informations, manque de traçabilité… Dès que l’on atteint 10 salariés, la complexité s’accentue : gestion des absences, heures supplémentaires, plannings variables, conformité réglementaire, etc.

Dans ce contexte, s’équiper d’un logiciel de gestion des temps et des plannings devient rapidement essentiel. Il permet non seulement de fiabiliser les données, mais aussi d’optimiser l’organisation du travail tout en respectant les obligations légales, notamment en cas de contrôle de l’inspection du travail.

La digitalisation des processus RH s’impose alors comme un levier stratégique. Grâce à un logiciel spécialisé, les entreprises peuvent assurer un suivi précis des effectifs, du temps de travail et des indicateurs sociaux clés. En maîtrisant les données liées à la présence, à l’absentéisme ou encore aux temps partiels, elles sont en mesure d’anticiper les franchissements de seuils sociaux.

Ces solutions facilitent également la gestion des obligations collectives : annualisation du temps de travail, suivi des forfaits jours, planification des repos compensateurs, etc. Intégré dans une démarche de conformité et de performance, le logiciel de gestion devient ainsi un véritable partenaire de la fonction RH.

Entre 50 et 299 employés : des obligations renforcées

Passé le cap des 50 collaborateurs, certaines obligations deviennent récurrentes, plus techniques, et supposent une bonne organisation des processus internes.

Le Comité Social et Économique : des pouvoirs élargis

Dans les entreprises de 50 à 299 salariés, le CSE dispose de compétences renforcées. Il gère un budget de fonctionnement ainsi qu’un budget dédié aux activités sociales et culturelles, et peut faire appel à un expert-comptable dans le cadre de certaines consultations.

L’employeur a l’obligation de consulter le CSE sur des sujets clés tels que la stratégie de l’entreprise, la situation économique, les conditions de travail, la formation professionnelle ou encore l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Concernant la fréquence des réunions, l’employeur doit organiser au moins une réunion par mois avec le CSE, sauf si un accord collectif prévoit une fréquence différente, à condition qu’elle reste compatible avec les missions du comité.
Par ailleurs, au moins quatre réunions par an doivent obligatoirement porter, en tout ou partie, sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Formalisation des processus RH

À partir de 50 employés, l’entreprise est obligée de mettre en place un règlement intérieur, document qui fixe les règles en matière de discipline, d’hygiène, de sécurité, de harcèlement et d’usage des outils professionnels. Il doit être soumis à l’avis du CSE puis transmis à l’inspection du travail.

La création d’une Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est également obligatoire. Véritable outil de dialogue social, elle rassemble les informations sur les grandes orientations économiques, sociales et environnementales de l’entreprise.
Elle regroupe ainsi l’ensemble des données nécessaires aux consultations récurrentes du CSE et contribue à renforcer la transparence des décisions de l’employeur.

De plus, l’entreprise est désormais soumise à l’obligation d’engager une négociation annuelle obligatoire (NAO), dans plusieurs domaines : salaires, égalité professionnelle, qualité de vie au travail, gestion des parcours, etc. Cette négociation peut se faire avec les délégués syndicaux s’ils sont présents, ou avec des représentants élus du personnel habilités à conclure un accord.

Nouvelles obligations sociales et environnementales

Le franchissement du seuil des 50 collaborateurs s’accompagne d’exigences accrues, notamment en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. 

En effet, l’employeur est, entre autres, tenu de :

• Mener des négociations annuelles sur les salaires et l’égalité professionnelle,
• Publier l’index de l’égalité professionnelle chaque année,
• Mettre en œuvre des mesures correctives en cas de résultats insuffisants,
• Élaborer un plan d’action annuel en faveur de l’égalité salariale, si aucun accord collectif n’a été conclu,
• Désigner un référent harcèlement sexuel au sein du CSE,
• Mettre à disposition un local syndical pour les représentants syndicaux à partir de 200 salariés,
• Nommer un référent handicap, dès lors que l’effectif atteint 250 employés.

Parallèlement, la prévention des risques psychosociaux, la sécurité au travail et l’intégration des enjeux environnementaux prennent une place croissante dans les responsabilités de l’entreprise.

Quelles obligations en matière de restauration ?

Les entreprises comptant entre 50 et 299 employés ont l’obligation légale de mettre à disposition un local de restauration adapté, sans qu’une demande préalable ne soit nécessaire. Ce local doit respecter les normes du Code du travail et inclure à minima : des tables et sièges en nombre suffisant, un réfrigérateur et un appareil de réchauffage, un point d’eau potable, une ventilation correcte et un éclairage adapté, et un nettoyage régulier pour garantir l’hygiène.

Les tickets-restaurant ne sont pas obligatoires, mais peuvent être proposés en complément, notamment pour les collaborateurs en télétravail ou en déplacement. L’entreprise doit également veiller à offrir des conditions de restauration adaptées aux employés en horaires décalés ou de nuit.

À partir de 300 employés : vers une gouvernance plus exigeante

Le seuil des 300 collaborateurs constitue un tournant en droit social. Les obligations deviennent plus nombreuses, plus techniques, et leur non-respect peut entraîner des risques juridiques et financiers significatifs. 

Renforcement du dialogue social et des consultations obligatoires

L’entreprise doit désigner une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) au sein du CSE, chargée de préparer les travaux du comité sur les sujets liés à la santé et à la sécurité.

Le CSE peut également être organisé en plusieurs commissions thématiques (formation, logement, égalité, etc.), et la fréquence des consultations s’intensifie. Il devient indispensable de tenir un calendrier social structuré, avec des documents préparatoires diffusés dans les délais légaux.

Gestion des emplois et des compétences : formalisation du GPEC

À partir de 300 collaborateurs, l’entreprise doit engager des négociations sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). L’objectif est d’anticiper les évolutions des métiers, de former les employés aux besoins futurs, et de sécuriser les parcours professionnels. Cette obligation s’inscrit dans une logique d’adaptation continue de l’organisation.

Obligations spécifiques selon les seuils supérieurs

À partir de 500 employés

Si l’obligation de publier l’index de l’égalité professionnelle s’applique dès 50 salariés, et celle du rapport social unique à partir de 300, les entreprises de 500 salariés et plus doivent, en complément, publier un rapport annuel sur la situation comparée entre les femmes et les hommes.
Elles sont également tenues de présenter au CSE un bilan social enrichi, comportant notamment des données détaillées sur les rémunérations, la formation, les conditions de travail, la sécurité, ainsi que la représentation des femmes dans les instances dirigeantes.

À partir de 1 000 employés

L’employeur doit proposer un contrat de sécurisation professionnelle (CSP) en cas de licenciement économique. Il doit également établir un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) dans le cadre d’un projet de licenciement économique collectif, même pour un seul employé si l’entreprise appartient à un groupe de plus de 1 000 personnes.

À partir de 2 000 employés

Les entreprises de cette taille doivent désigner un représentant des employés au sein du conseil d’administration ou de surveillance. Cette mesure vise à renforcer la représentation des intérêts des employés dans la gouvernance stratégique de l’entreprise. Elle concerne les entreprises ayant leur siège en France et constituées sous forme de SA ou de SCA.

Transparence sociale et environnementale accrue

À ces seuils, les obligations en matière de reporting extra-financier s’intensifient. Certaines entreprises doivent établir une déclaration de performance extra-financière (DPEF), portant sur les enjeux sociaux, environnementaux et de gouvernance. Ces exigences dépendent de la taille de l’entreprise mais aussi de son chiffre d’affaires et de son statut juridique (sociétés cotées ou non).