Heures supplémentaires : tout ce qu’il faut savoir

En France, la réglementation des heures supplémentaires est encadrée par la loi, et plus particulièrement par le Code du travail, qui définit les règles applicables en termes de décompte, de majoration et de paiement. Les services des ressources humaines sont tenus de connaître cette réglementation, pour une bonne gestion du temps de travail. Dans cette optique, le recours à des logiciels de gestion de temps permet de suivre précisément le calcul des heures supplémentaires et d'assurer leur conformité avec la législation en vigueur.

La réglementation des heures supplémentaires en France

Selon l'article L3121-28 du Code du travail, les heures supplémentaires sont définies comme "toute heure accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente", cette durée de travail hebdomadaire étant légalement fixée à 35 heures. Le décompte s'effectue par semaine, sauf dispositions contraires prévues par un accord d'entreprise ou de branche. Ces heures supplémentaires doivent être effectuées à la demande de l'employeur ou avec son accord, même implicite. La Chambre sociale de la Cour de cassation admet désormais que les heures "rendues nécessaires par les tâches confiées" doivent être rémunérées même sans accord préalable, y compris en cas d'interdiction formelle de l'employeur, si la charge de travail le justifie.

Les obligations de l'employeur concernant les heures supplémentaires

En l'absence d'accord collectif, les taux de majoration par défaut sont de 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires (de la 36ème heure à la 43ème heure hebdomadaire) et 50 % à partir de la 44ème heure. Si une convention ou un accord existe, les taux peuvent être réduits à 10 % minimum. En ce qui concerne les heures travaillées au-delà du contingent annuel, celles-ci ouvrent droit à une contrepartie en repos supplémentaire, en plus de la majoration salariale ou au repos compensateur classique. Le contingent légal est fixé à 220 heures par an par défaut, mais il peut être abaissé par accord collectif. En cas de modulation du temps de travail, il passe à 130 heures. La contrepartie, quant à elle, diffère en fonction de la taille de l'entreprise : elle équivaut à 50 % des heures supplémentaires effectuées pour les entreprises de 20 salariés ou moins, et à 100 % pour celles de plus de 20 salariés.

Quels droits pour les salariés ?

Le salarié ayant effectué des heures supplémentaires doit percevoir une rémunération majorée ou bénéficier d'un repos compensateur équivalent. Les salariés peuvent refuser les heures supplémentaires excédant le contingent annuel, mais il existe des exceptions pour les cas de nécessité opérationnelle justifiée (surcroît d'activité saisonnier, remplacement d'un salarié absent). De plus, les rémunérations liées aux heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le revenu "dans une limite annuelle fixée à 7 500 € nets" (Ministère du Travail) et les cotisations sociales salariales bénéficient d'une exonération partielle (11,31 % d'après le Bulletin officiel de la sécurité sociale).

Quelle différence entre heures supplémentaires et heures complémentaires ?

Il faut distinguer les heures supplémentaires des heures complémentaires. Les premières concernent les salariés à temps plein travaillant plus de 35 heures hebdomadaires, tandis que les secondes s'appliquent aux salariés à temps partiel effectuant des heures qui dépassent les horaires prévus par leur contrat, sans dépasser 35 heures. Pour les heures complémentaires, la majoration est de 10 % pour les heures effectuées dans la limite de 1/10e de la durée prévue au contrat, et de 25 % pour les heures effectuées au-delà de cette limite.

Le calcul et la rémunération des heures supplémentaires

Le calcul des heures supplémentaires s'effectue par semaine civile, qui débute le lundi à minuit (matin) et se termine le dimanche à minuit (soir), sauf dispositions conventionnelles contraires. Pour calculer la rémunération des heures supplémentaires, la première chose à faire est de déterminer le taux horaire de base du salarié. Il faut ensuite appliquer la majoration correspondante et multiplier par le nombre d'heures supplémentaires effectuées. Dans le cas d'un salarié dont le taux horaire est de 15€ brut et qui a effectué 42 heures sur une semaine :

• Le calcul des heures normales s'effectue comme suit : 35h x 15€ = 525€

• Pour les heures supplémentaires : 7h x 15€ × 1,25 = 131,25€

• La paie totale pour cette semaine de travail est de 656,25€

Les conventions collectives peuvent modifier les règles de calcul des heures supplémentaires. Elles peuvent notamment définir un taux de majoration différent (minimum 10 %), prévoir un repos compensateur de remplacement ou modifier la période de référence pour le décompte des heures. Il faut donc consulter la convention applicable au secteur d'activité avant de commencer le calcul. De plus, les heures supplémentaires doivent être payées avec le salaire du mois durant lequel elles ont été effectuées, ou au plus tard le mois suivant. Sur le bulletin de paie, doivent obligatoirement apparaître :

• Le nombre d'heures supplémentaires réalisées

• Le taux de majoration appliqué

• Le montant de la rémunération correspondante

Un logiciel de gestion des temps comme OCTIME permet d'automatiser ces calculs et de générer les variables de paie correspondantes. Pour éviter toute contestation, le service RH doit conserver les éléments justificatifs des heures supplémentaires (plannings, relevés d'heures, etc.) pendant au moins trois ans, correspondant au délai de prescription en matière de salaire.

Comment régler des litiges liés aux heures supplémentaires ?

En termes d'heures supplémentaires, des désaccords peuvent survenir entre un employeur et son salarié. C'est pourquoi, il est préférable de connaitre les règlementations en vigueur.

La résolution à l'amiable

Avant d'entamer toute procédure judiciaire, il est conseillé de débuter par une résolution à l'amiable. Le salarié doit d'abord adresser une demande écrite à son employeur, idéalement par une lettre recommandée avec accusé de réception, qui détaille avec précision les heures supplémentaires effectuées et non payées. Celle-ci peut-être un élément de preuve important en cas de procédure ultérieure.

Bon à savoir : Les représentants du personnel peuvent intervenir comme médiateurs pour que les conflits puissent être réglés sans recourir aux tribunaux.

Le recours aux prud'hommes

Si la négociation échoue, le salarié dispose d'un délai de trois ans, à partir du moment où il a pris connaissance, ou aurait dû prendre connaissance, des éléments justifiant sa demande de paiement, pour saisir le Conseil de prud'hommes. Pour préparer un dossier, il doit rassembler des preuves matérielles datées : plannings, emails professionnels, relevés d'heures, etc. Conformément au Code du travail, en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, la charge de la preuve est partagée : l'employeur doit fournir les éléments de contrôle du temps de travail, tandis que le salarié présente les indices à l'appui de sa demande.

Les sanctions encourues par l'entreprise

Le non-paiement des heures supplémentaires expose l'employeur à certaines sanctions, notamment le paiement des heures supplémentaires majorées, et dans les cas les plus extrêmes :

• Une amende de 4ème classe (jusqu'à 750 € par infraction) pour non-paiement simple

• Jusqu'à 45 000 € d'amende pénale et 3 ans d'emprisonnement en cas de travail dissimulé avéré

• Une indemnité forfaitaire, équivalent à 6 mois de salaire, pour travail dissimulé avéré (fausse déclaration d'heures ou d'employé), cumulable avec d'autres indemnités de rupture de contrat

• Un redressement URSSAF pour cotisations sociales non versées par l'entreprise

Le salarié est également en droit de réclamer une indemnisation complémentaire à son employeur pour le préjudice subi.

Heures supplémentaires et aménagement du temps de travail pour les cadres

Le forfait jours concerne principalement les cadres autonomes dans l'organisation de leur emploi du temps (Code du travail, article L3121-58). Cette convention fixe un nombre de jours travaillés sur l’année plutôt qu’un décompte horaire hebdomadaire. La durée légale maximale est de 218 jours par an, avec un seuil absolu de 235 jours/an en l’absence d’accord collectif et sous réserve d’une compensation financière explicite. Pour ce type de contrat, la notion d’heures supplémentaires n’existe pas au sens traditionnel, leur rémunération forfaitaire englobant l’ensemble de leur activité professionnelle sous réserve d’une charge de travail raisonnable et d’un suivi régulier. Contrairement au forfait jours, le forfait annuel en heures fonctionne sur un principe de décompte horaire annualisé : les heures supplémentaires sont déclenchées dès le dépassement des 35 heures hebdomadaires, avec majorations, sans application du contingent annuel de 220 heures.