Comment simplifier la gestion des plannings, fiabiliser les données de paie et réduire les tâches administratives dans une collectivité territoriale ?
C’est le défi auquel était confrontée la Communauté de Communes Val de Charente, qui gère 110 agents aux organisations de travail variées : annualisation du temps de travail, astreintes techniques, temps partiel ou encore amplitudes horaires étendues pour son théâtre.
Pour moderniser ses processus RH, la collectivité a choisi de s’appuyer sur la solution OCTIME Expresso. Résultat : une gestion des temps dématérialisée, des plannings centralisés et des données de paie plus fiables.
👉 Pauline Barutaud, Responsable RH, revient sur la mise en place de la solution et les bénéfices observés au quotidien.
Une organisation du travail avec plusieurs spécificités
Au sein de la Communauté de Communes Val de Charente, l’ensemble des agents est annualisé sur la base des 1 607 heures pour un temps complet.
L’organisation du travail présente toutefois plusieurs particularités.
Le service technique assure notamment des astreintes le week-end, tandis que certains agents travaillent à temps partiel. La collectivité gère également un théâtre, dont l’activité implique des amplitudes horaires importantes.
Les équipes peuvent être amenées à travailler en soirée et sur des plages horaires étendues. Cette diversité de situations nécessite donc une organisation du travail souple et bien structurée.
Une gestion des plannings encore manuelle
Avant la mise en place d’OCTIME Expresso, nous gérions les plannings à l’aide de tableaux Excel. Nous disposions d’un planning annuel que les responsables de service mettaient à jour chaque mois pour leurs équipes.
Dans certains services, notamment le service Affaires scolaires, qui regroupe une quarantaine d’agents, le responsable devait également reprendre chaque mois les horaires réellement effectués par les agents afin d’indiquer s’il y avait eu plus ou moins d’heures réalisées par rapport au planning. Ce travail devait être refait tous les mois et représentait une charge administrative importante. Notre premier objectif était donc de réduire le temps consacré à cette tâche.
La gestion des absences et des congés reposait également sur un fonctionnement très administratif. Nous utilisions un livret papier distribué en début d’année, que les agents devaient compléter pour leurs demandes d’absences. Ces documents étaient ensuite transmis au service RH, scannés et traités.
Au-delà du temps passé, l’objectif était donc de simplifier ces processus, fiabiliser les informations et limiter les impressions papier.
Un critère déterminant : l’interopérabilité avec la paie
Le critère déterminant pour nous a été l’interfaçage avec notre logiciel de gestion des ressources humaines et de paie Mairistem JVS.
OCTIME Expresso est compatible avec ce logiciel, contrairement à d’autres solutions que nous avions étudiées. Cela nous permet de transférer automatiquement les éléments variables vers la paie.
Un déploiement progressif auprès des équipes
Nous avons commencé par une phase de test en septembre 2025, avant de déployer officiellement la solution auprès de l’ensemble des agents le 1er janvier 2026.
Pour le badgeage, six badgeuses physiques ont été installées dans les établissements les plus fréquentés. Dans les autres sites, les agents utilisent des tablettes avec identifiant et mot de passe.
Au départ, la principale difficulté était de prendre l’habitude de badger. Pour ceux disposant d’un badge, c’était plus simple, mais les agents utilisant les tablettes devaient se connecter matin et soir, ce qui a parfois entraîné des oublis ou des comptes bloqués.
Nous avons donc accompagné les agents dans la création de leurs comptes et l’installation de l’application mobile, en particulier ceux moins à l’aise avec l’informatique. Après environ trois mois d’utilisation, l’outil est désormais bien adopté par toutes les équipes.
Des bénéfices concrets pour les équipes
Pour le service RH, la solution est très positive. La gestion des congés et des absences est aujourd’hui beaucoup plus fluide. Le workflow de validation est simple et la visualisation des plannings avec des mises à jour en temps réel est très pratique.
Les données transmises à la paie sont également plus fiables. L’outil nous permet de gérer plus facilement certaines spécificités comme les astreintes, les heures majorées, les jours fériés ou encore le travail du dimanche. Toutes ces informations sont ensuite transférées directement vers la paie, ce qui garantit une meilleure fiabilité et davantage de transparence.
Une application mobile très utilisée sur le terrain
L’application myOCTIME est particulièrement utilisée par les agents qui travaillent sur le terrain et qui n’ont pas toujours accès à un ordinateur. Ils peuvent consulter leur planning, effectuer leur badgeage et saisir leurs demandes d’absences directement depuis l’application, où qu’ils soient.
Nous avons notamment encouragé son utilisation auprès des agents moins à l’aise avec l’ordinateur, car l’application est simple et intuitive.
Depuis la nouvelle version lancée en janvier, nous pouvons également accéder à l’espace salarié et à l’espace manager depuis la même interface, ce qui est très pratique.
Des processus plus rapides et plus fluides
La dématérialisation a permis de simplifier considérablement les circuits de validation.
Avant, un agent devait compléter un document papier, le transmettre à son responsable, puis celui-ci l’envoyait au service RH. Nous devions ensuite saisir les informations dans le logiciel RH avant de renvoyer le document.
Aujourd’hui, tout se fait directement dans l’outil, ce qui représente un gain de temps pour l’ensemble des équipes mais des nouveautés restent à être traitées par nos responsables, impliquant une adaptabilité et une formation nécessaire.
OCTIME Expresso en une phrase
Je dirais qu’OCTIME Expresso est un outil qui nous permet de moderniser nos pratiques RH en simplifiant la gestion des temps, des plannings et en automatisant le suivi des absences, tout en répondant aux besoins actuels des organisations.
