La gestion de planning peut être intégrée aux outils de planification des projets afin de maximiser la productivité en entreprise et de garantir la réussite des initiatives. Ainsi, les professionnels sont assurés de respecter les délais impartis, mais aussi d'utiliser les ressources disponibles de manière judicieuse pour atteindre les objectifs fixés.
La gestion des temps dans les projets, comment ça fonctionne ?
Alors que les équipes doivent constamment faire plus avec moins, la planification du temps dans les projets est une compétence indispensable pour tout responsable de projet car elle permet de mieux répartir le temps et les ressources investis. Cette gestion englobe l'ensemble des méthodes et techniques utilisées pour planifier, suivre et contrôler l'utilisation du temps pendant toute la durée d'un projet. Elle peut être facilitée en s'appuyant sur des outils de pilotage de projets et de planification.
La gestion du temps en contexte projet, qu'est-ce que c'est concrètement ?
La gestion du temps dans un projet consiste à attribuer des durées précises à chaque tâche tout en respectant les contraintes globales du calendrier. Le respect des délais figure parmi les trois piliers fondamentaux de tout projet, avec le budget et le périmètre. Une mauvaise gestion du temps peut entraîner des conséquences qui se cumulent : augmentation des coûts, insatisfaction des parties prenantes et parfois même l'échec complet du projet, d'où l'importance d'une bonne planification dès le départ.
Les bénéfices d'une gestion du temps structurée
L'optimisation des ressources humaines et matérielles découle directement d'une bonne gestion temporelle. Une bonne planification permet de réduire les périodes d'inactivité et de maximiser la productivité de son équipe. Les équipes qui évoluent dans un cadre temporel bien défini ressentent moins de pression et peuvent mieux organiser leur travail. Cette réduction du stress est bénéfique pour la productivité générale.
Les indicateurs d'une gestion du temps performante
Pour évaluer l'efficacité de votre gestion du temps, plusieurs indicateurs peuvent être suivis :
-
Le taux de respect des échéances intermédiaires et finales
-
Le nombre d'heures supplémentaires nécessaires pour terminer les tâches
-
L'écart entre le temps estimé et le temps réel
-
La fréquence des réajustements de planning
Ces métriques permettent d'identifier les points d'amélioration dans le processus de gestion temporelle et d'affiner progressivement des estimations pour les projets futurs.
Intégrer la gestion du temps dans le planning de projet
La gestion du temps d'un projet doit tenir compte des tâches qui le composent, du temps estimé pour les traiter ainsi que de l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées.
Identification et hiérarchisation des tâches
Cela commence par le recensement exhaustif de toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Cette démarche exige une réflexion et une consultation des différentes parties prenantes. Par exemple, pour un projet de déploiement d'un nouveau logiciel RH, les tâches principales incluent l'analyse des besoins, la configuration du système, la formation des utilisateurs et la phase de test.
Priorisation par la méthode MoSCoW :
Une fois les tâches identifiées, il convient de les classer selon leur priorité avec la méthode MoSCoW :
-
Must have (indispensable)
-
Should have (important mais non critique)
-
Could have (souhaitable si le temps le permet)
-
Won't have (reporté à plus tard)
Estimation des durées
Plusieurs techniques peuvent être employées pour estimer les durées nécessaire pour le traitement des tâches d'un projet, et notamment la technique PERT (Program Evaluation and Review Technique) qui permet d'obtenir une estimation fiable en calculant la moyenne pondérée de trois scénarios. Par exemple, pour une tâche de paramétrage d'un module de planning :
-
Estimation optimiste : 3 jours
-
Estimation probable : 5 jours
-
Estimation pessimiste : 9 jours
Le calcul est le suivant : (Optimiste + 4 × Probable + Pessimiste) ÷ 6. On obtient donc, pour la durée PERT : (3 + 4×5 + 9) ÷ 6 = 5,33 jours.
Ordonnancement et dépendances
L'ordonnancement consiste à organiser chronologiquement les tâches en tenant compte de leurs interdépendances. Quatre types de relations peuvent exister entre les tâches :
-
Fin-Début (FD) : la tâche B commence quand la tâche A est terminée
-
Début-Début (DD) : les tâches A et B commencent simultanément
-
Fin-Fin (FF) : les tâches A et B se terminent en même temps
-
Début-Fin (DF) : la tâche B se termine quand la tâche A commence
Le diagramme de Gantt permet de représenter graphiquement l'enchaînement des tâches et d'identifier la séquence de tâches dont tout retard entraînerait un report de la date de fin du projet.
Outils numériques pour une gestion des temps optimisée
Dans le monde professionnel actuel, une bonne gestion du temps est indispensable pour mener à bien des projets. Les outils numériques spécialisés facilitent cette organisation pour les managers et les équipes RH qui cherchent à optimiser leur planification, mais la gestion des temps peut aussi être associée à d'autres outils professionnels (ERP, CRM, logiciels RH) pour centraliser les informations liées aux projets.
Les bénéfices d'une gestion du temps intégrée
Lorsque la gestion du temps est harmonisée avec les outils de pilotage, les équipes peuvent facilement suivre l'état du projet et anticiper les risques de dépassement. L'utilisation de tableaux de bord qui croisent durée, charge de travail et progression, permet aux chefs de projet de réviser la façon dont sont allouées les ressources, et ainsi de réduire les temps morts. Ainsi, ils obtiennent une meilleur productivité. L'intégration de la gestion des temps aux outils de pilotage renforce donc la capacité à respecter les délais sans sacrifier la qualité.
OCTIME pour un suivi actualisé de la présence des effectifs
OCTIME est un logiciel de planification et de gestion des temps conçu pour optimiser l’organisation des effectifs au sein des entreprises et établissements, notamment dans les secteurs à forte contrainte horaire. Il permet de suivre les présences, absences, congés et remplacements du personnel en temps réel. Interopérable avec d’autres outils RH, il s’intègre aisément dans un système d’information global pour assurer la cohérence des données, la coordination des projets et le suivi complet des ressources humaines pour les managers.
Faciliter la prise de décision
Avec une gestion des temps centralisée, les décideurs s'appuient sur des données précises pour ajuster les stratégies en cours de route. Les rapports générés mettent en lumière les obstacles ou contraintes qui ralentissent le processus de traitement du projet. Il devient alors plus facile de procéder aux ajustements nécessaires : planification de ressources humaines supplémentaires ou allocation de ressources financières.
Les pièges à éviter en intégrant la gestion des temps
L'intégration de la gestion des temps dans les logiciels de traitement des projets se heurte fréquemment à des obstacles qui peuvent compromettre leur réussite. Voici quelques uns des pièges à éviter.
Sous-estimer les délais
L'erreur la plus répandue dans la planification de projet est la sous-estimation des délais nécessaires à l'accomplissement des tâches. Cette tendance, connue sous le nom de "biais d'optimisme", produit des calendriers irréalistes et génère des pressions inutiles sur les équipes. Pour contourner ce piège, il est recommandé d'utiliser la technique PERT qui prévoit trois estimations pour chaque tâche : optimiste, pessimiste et probable.
Un planning trop rigide
Un planning trop rigide ne laisse aucune marge de manœuvre en cas d'aléas inhérents à tout projet. Cette inflexibilité transforme chaque contretemps en crise potentielle et crée un environnement de travail stressant. Pour éviter cela, il est conseillé de prévoir des marges temporelles (ou "buffers") dans son planning. Ces zones tampons, généralement de l'ordre de 15 à 20 % de la durée totale estimée, permettent de compenser les retards sans compromettre les échéances finales du projet.
|
Phase |
Durée estimée |
Buffer recommandé |
|
Conception |
3 semaines |
3 jours |
|
Développement |
8 semaines |
1 semaine |
|
Tests |
2 semaines |
2 jours |
Une mauvaise communication au sein de l'équipe
Une mauvaise communication concernant les délais et les attentes compromet nécessairement la réalisation du projet. Lorsque les membres de l'équipe ne sont pas correctement informés des échéances ou ne comprennent pas l'interdépendance des tâches, les retards se multiplient. Pour y remédier, il est conseillé de planifier des réunions de suivi régulières mais concises, et d'utiliser des outils de visualisation du planning accessibles à tous les membres de l'équipe.
Le syndrome du détail négligé
Négliger les petites tâches lors de la planification peut avoir des conséquences disproportionnées sur le respect des délais. Ces activités apparemment mineures s'accumulent et finissent par consommer un temps considérable. La technique du WBS (Work Breakdown Structure) permet de décomposer méthodiquement le projet en tâches et sous-tâches jusqu'à un niveau de précision permettant une estimation fiable. Cette structuration réduit le risque d'oublier des éléments essentiels dans la planification temporelle.
Vers une culture d'entreprise qui encourage une gestion du temps proactive
La gestion proactive du temps implique une transformation profonde du project management et des processus d'une entreprise. Pour développer cette culture orientée vers une gestion temporelle efficace, les objectifs doivent être clairement définis et partagés par tous. Cette transparence favorise l'adhésion des équipes et renforce leur engagement.
La mise en place de tableaux de bord accessibles à tous les membres du projet permet de visualiser l'avancement global et individuel. Cette visibilité renforce la responsabilisation de chacun face aux délais impartis. L'instauration d'habitudes d'équipe centrées sur la gestion du temps consolide cette culture :
-
Réunions hebdomadaires de planification
-
Points quotidiens rapides pour identifier les blocages
-
Rétrospectives mensuelles pour analyser l'efficacité du planning
L'intégration de toutes les parties prenantes est également conseillée afin que tous ceux qui participent à la réalisation du projet comprennent les enjeux et contraintes qu'il peut rencontrer. Il est également recommandé de valoriser les bonnes pratiques en termes de gestion du temps afin d'encourager les équipes à prendre de bonnes habitudes.
