Les pointeuses transforment la gestion des temps de travail dans les entreprises françaises en automatisant le suivi des horaires. Pour s'adapter à différents secteurs d'activité, il en existe de plusieurs sortes, qui permettent de réaliser un pointage physique ou dématérialisé. Synchronisées avec un logiciel de GTA, elles permettent de suivre efficacement les temps de présence et d'absence des équipes.
Les types de pointeuses : différentes technologies
Pointeuse mécanique
La pointeuse mécanique fonctionne avec des cartes en papier horodatées. L'employé insère sa carte dans la machine, qui imprime l'heure d'arrivée, de départ ou de pause.
Avantages :
- Simple d'utilisation.
- Coût d'achat et de maintenance peu élevé.
Inconvénients :
- Nécessite une saisie manuelle des données pour le calcul de la paie, ce qui peut entraîner des erreurs.
- Pas de traitement automatisé des données.
- Risque de fraude (oubli de pointer, manipulation des cartes).
Elle est adaptée aux petites entreprises qui comptent un nombre limité d'employés mais sera trop complexe à utiliser dans une grande entreprise avec de nombreux salariés.
Pointeuse à badge magnétique
Avec une pointeuse à badge magnétique, les employés utilisent un badge ou une carte à puce pour pointer. Les données sont enregistrées électroniquement et peuvent être transférées vers un logiciel de gestion des temps.
Avantages :
- Automatisation des données, réduisant les erreurs de saisie.
- Facilité d'utilisation pour les employés.
- Coût modéré.
Inconvénients :
- Risque de perte ou d'oubli du badge.
- Possibilité de fraude (prêt de badge à un collègue).
Elle convient aussi bien aux grandes entreprises qu'aux sociétés de taille moyenne.
Applications mobiles et badgeage virtuel de pointage
Les pointeuses mobiles et virtuelles permettent aux salariés en télétravail ou en déplacement de pointer depuis leur smartphone. Ces solutions utilisent souvent la géolocalisation pour vérifier la présence de l'employé sur son lieu de travail ou en déplacement.
Avantages :
- Idéales pour les télétravailleurs ou les employés en déplacement.
- Données synchronisées en temps réel avec le logiciel de gestion des temps.
Inconvénients :
- Dépend de la fiabilité du réseau internet et des smartphones.
- Risque de fraude si la géolocalisation n'est pas activée ou contournée.
Ce système est principalement utilisé par les entreprises dont les équipes sont régulièrement en déplacement ou en télétravail.
Des obligations réglementaires autour de la collecte des données du personnel
Cadre réglementaire du pointage en France
Avant d'instaurer un système de pointage, l'employeur doit préalablement consulter le Comité Social et Économique (CSE) de l'entreprise pour lui faire part du projet et recueillir son avis. Celui-ci s'assure de la conformité du projet avec les conventions en vigueur dans l'entreprise. Les salariés peuvent également être informés individuellement et de manière détaillée sur le dispositif de pointage, idéalement au moins 15 jours avant sa mise en place. Ces données de pointage peuvent être conservées pendant 5 ans. Elles servent de preuve en cas de litige sur le décompte du temps de travail.
Protection des données personnelles
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) encadre strictement la collecte et le traitement des données de pointage. L'entreprise devra prévoir le chiffrage des données collectées et leur traçabilité, mais aussi restreindre l'accès aux seules personnes habilitées (RH, managers, etc.) et faire en sorte de purger automatiquement les données une fois passée la date légale de conservation.
Pour sécuriser l'accès aux données de pointage, l'employeur doit mettre en place :
- Des identifiants et mots de passe individuels
- Une politique de renouvellement des mots de passe
- Un système de journalisation des accès
- Des procédures de sauvegarde sécurisées
Intégration avec OCTIME
La Solution RH OCTIME est paramétrée pour répondre à ces exigences réglementaires. Le logiciel permet de limiter les droits d'accès selon les profils utilisateurs, de tracer les consultations et d'automatiser l'archivage légal des données de pointage.
OCTIME, une badgeuse et un logiciel de suivi des temps pour votre entreprise
Si vous recherchez une solution pour optimiser le suivi de l'activité de vos employés et utiliser ces informations de manière analytique, les badgeuses fournies par le Groupe Octime pourraient vous convenir. Associées au logiciel de gestion des temps OCTIME, elles permettent de collecter en temps réel les informations relatives aux heures d'arrivée et de départ effectuées par vos collaborateurs, leurs éventuels retards, absences ou heures supplémentaires.
Automatisation des processus RH
Le logiciel OCTIME automatise la collecte et le traitement des données de pointage, réduisant le temps consacré aux tâches administratives. Associé à une solution de pointage, les calculs des heures travaillées, supplémentaires et des absences s'effectuent sans intervention manuelle. Le transfert des données vers les logiciels de paie évite les ressaisies et sécurise le traitement des rémunérations.
Gestion des anomalies de pointage
Grâce à un logiciel de suivi des temps, repérez rapidement les écarts par rapport aux plannings prévisionnels. Les managers reçoivent des alertes pour valider ou corriger ces anomalies. Les modifications restent consultables suite aux différentes manipulations exécutées.
Suivi des absences et congés
Le module de gestion des absences et congés inclus dans OCTIME centralise les demandes des collaborateurs. Le logiciel vérifie en temps réel les droits acquis, les règles de prise de congés et les contraintes de service. En fonction du nombre de collaborateurs présents sur les dates demandées, le congé peut être validé ou refusé. Une notification sera dans tous les cas envoyée au salarié pour le prévenir du statut de ses congés.
Impact sur le climat social et la productivité
L'intégration d'une pointeuse dans l'entreprise peut modifier sensiblement la dynamique sociale et les relations professionnelles. La pointeuse enregistre les informations concrètes sur les heures de travail effectuées. Associée à un logiciel de GTA, il devient possible d’optimiser le suivi du temps en entreprise et d’y consacrer moins de ressources, mais aussi d’éviter les erreurs engendrées par les saisies manuelles, qui faussent les calculs de la paie.
Équité et transparence dans la gestion des temps
La mise en place d'un système de pointage égalise les traitements entre les salariés concernant l'enregistrement des horaires. Les données objectives collectées permettent aux responsables RH de gérer équitablement les temps de pause, les retards et les départs anticipés, mais aussi les RTT, calculés sur les heures supplémentaires réalisées par différents membres de l'équipe. L'employeur peut ainsi réajuster les plannings afin de répartir équitablement la charge de travail entre les différents employés.
Perception par les travailleurs
Les nouvelles solutions de gestion des temps et des activités en entreprise tiennent compte des nouvelles modalités de travail (astreintes, télétravail, etc.). Bien que l'installation d'une pointeuse puisse faire ressortir quelques réserves chez les salariés, qui y voient une forme de surveillance, une communication transparente sur les objectifs du système de pointage et la formation des utilisateurs facilitent son acceptation.
Répercussions sur la productivité
En règle générale, installer une pointeuse a pour effet direct de régulariser les horaires de travail. La nécessité de pointer à l'heure améliore la ponctualité des employés et réduit la fréquence des petits retards. L'automatisation du suivi des temps permet aux managers de se concentrer sur leurs missions d'encadrement plutôt que sur le contrôle des présences et les tendances mises en évidence par le logiciel peuvent être utilisées pour donner aux managers des indications sur les mesures à prendre pour améliorer la productivité de son équipe.
Ce qu'il faut retenir sur les systèmes de pointage
Les systèmes de pointage permettent de suivre avec beaucoup de précision les temps de présence ou d'absence des différents employés. En entreprise, ces données peuvent être conservées pendant 5 ans. Onéreux à installer et parfois mal perçus par les employés, on observe pourtant, suite à l'installation d'une pointeuse, une meilleure ponctualité et des absences moins fréquentes parmi les employés. Les employeurs ont donc tout intérêt à miser sur ces équipements pour suivre les horaires de leurs équipes et améliorer leur fonctionnement.
