Présentation de l'Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild
Depuis plus d’un siècle, l’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild développe son savoir-faire dans la prise en charge des pathologies de la tête et du cou. Cet hôpital privé à but non lucratif (ESPIC) est reconnu pour son expertise en ophtalmologie, neurologie, neurochirurgie adultes et enfants, neuroradiologie interventionnelle et d’ORL.
La prise en charge multidisciplinaire du patient alliée à un investissement soutenu dans les nouvelles thérapies et les innovations technologiques fait de l’établissement une référence nationale et internationale.
Les chiffres clés de la Fondation en 2019 :
- 152 lits d'hospitalisation
- 21 572 interventions chirurgicales
- 321 035 consultations
- 138 projets de recherche
Témoignage d’Alexandre Lécuyer
Directeur des Ressources Humaines, Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild.
Dans cette pandémie qui bouscule les organisations, la bonne gestion des temps de travail des salariés est cruciale, c'est même devenu un exercice quotidien des RH et des cadres de soins.
Secteur d’activité : Santé privée
Nombre de cadres : 100 managers
Nombres d’employés : 1 475 employés
Base réglementaire : CCN FEHAP 51
Témoignage : Alexandre Lécuyer DRH
L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild a fait le choix d'OCTIME en 2017, quel bilan tirez-vous de ces 4 ans ?
L'appropriation de l'outil s'est faite sans problème au niveau du personnel administratif et technique. Pour ce qui concerne le personnel soignant, nous avons procédé par étape afin de ne pas casser la dynamique de gestion du temps de travail de proximité orchestrée par les cadres de soins et par les secrétaires des services pour les médecins. Nous avons pris le temps de bien maîtriser l'outil et d'échanger avec les équipes pour l'adapter aux très nombreuses spécificités et contraintes de leur métier. Ce temps long a été l'un de nos facteurs de succès.
Les phases de déploiement d’OCTIME ont permis de mettre à plat les différentes pratiques de gestion des temps dans les services. Nous avons constaté que cette gestion du temps sur tableau Excel était généralement très chronophage et parfois source d'erreur pour les managers.
Les habitudes sont dures à changer, il a fallu beaucoup de pédagogie pour que le personnel soignant voie dans cet outil une véritable aide organisationnelle, et non un frein, à leur gestion autonome et de proximité des ressources humaines de leur service.
Après cette phase d'appropriation et de déploiement, nous allons pouvoir utiliser d'autres potentiels du logiciel, notamment pour disposer d'indicateurs pertinents de suivi RH.
D'une manière générale, nous sommes satisfaits de l’accompagnement d’OCTIME dans la conduite du projet et, dans le suivi au quotidien, le service support traite nos demandes avec une bonne réactivité.
Comment s'est passée la mise en œuvre des badgeuses OCTIME ?
La plupart des salariés de notre hôpital avait déjà l'habitude de badger, la badgeuse OCTIME n’a donc rien changé pour eux. Le changement a surtout concerné les cadres qui doivent désormais gérer sur OCTIME, les anomalies de badgeage, ce qu’ils ne faisaient pas avant avec l’ancien logiciel.
L'interface avec l'outil de paie était également un élément fondamental de la solution. Qu'en diriez-vous ?
Pour l’instant OCTIME et notre logiciel de paie sont peu interfacés entre eux. Les interfaces opérationnelles de notre logiciel de paie à OCTIME sont celles liées à la maladie, AT, Maternité, Paternité. Les interfaces opérationnelles d’OCTIME à notre logiciel de paie sont celles liées aux CP, CA et RTT. Cette dernière interface nous fait gagner du temps dans la transmission d’informations entre les salariés, leurs cadres et la RH qui se faisait auparavant sur papier.
Par contre, il nous reste beaucoup d’interfaces à programmer comme celle sur les heures supplémentaires, nuit/dimanche/fériés, gardes et astreintes, primes de service… Il est prévu avant la fin de l’année de lancer des ateliers avec OCTIME pour poursuivre les projets d’interfaces automatiques.
Cette interface allège-t-elle le travail administratif ?
À ce jour, le travail administratif n’est pas encore allégé pour les gestionnaires qui font des extractions de données d’OCTIME, qu’ils vérifient et travaillent au besoin avant d’incrémenter des fichiers en paie. Nous espérons beaucoup de ce futur interfaçage.
Les collaborateurs utilisent-ils le Web Employé OCTIME ?
Ceci se fait au fur et à mesure, sans brusquer les choses, nous attendons que les cadres se sentent à l’aise avec le logiciel car, si certains services dont les salariés travaillent du lundi au vendredi et ne sont pas sujets aux variations, d'autres dont l'activité est en 7j/24h ont besoin de flexibilité et d'adaptabilité qu'ils ne perçoivent pas d'emblée avec le Web Employés.
La problématique du remplacement est vive dans les établissements de Santé. Avez-vous vos interfaces opérationnelles sur ce sujet ?
Nous travaillons avec un acteur majeur de la gestion des remplacements dans les établissements de santé. Nous avons aussi pour projet d’interfacer cette solution à OCTIME pour faciliter le travail de remplacement des cadres de santé. Tout est encore à faire dans ce domaine.
Dans le contexte de crise de la COVID-19, votre établissement a particulièrement été impacté, pourquoi ?
Notre hôpital a été pleinement intégré dans le schéma sanitaire de l'ARS d'Ile-de-France, nous avons pris en charge de nombreux patients atteints de COVID en mars, un peu moins lors de la 2eme vague. Mais nous sommes de nouveau pleinement mobilisés lors de cette 3eme vague. Dans cette pandémie qui bouscule les organisations, la bonne gestion des temps de travail des salariés est cruciale, c'est même devenu un exercice quotidien des RH et des cadres de soins.
