Médico-social : pourquoi adopter un logiciel de planning adapté à vos contraintes RH ?

Les établissements médico-sociaux font face à des défis organisationnels considérables, notamment dans la gestion des plannings. Cette problématique administrative complexe nécessite l'utilisation d'outils adaptés aux contraintes réglementaires et aux besoins des EHPAD, IME, FAM et autres structures d'accompagnement.

La gestion des plannings dans le secteur médico-social : une nécessité pour le bon fonctionnement de ces structures

Dans le secteur médico-social, la gestion des plannings est une préoccupation quotidienne pour les équipes d'encadrement. Les établissements tels que les EHPAD, IME, FAM, MAS et CAT doivent composer avec des contraintes multiples qui complexifient la planification du temps de travail.

Une charge administrative disproportionnée pour l'encadrement

Selon l'Agence nationale de performance sanitaire et médicosociale (Anap), plus de 50 % du temps des managers et des cadres est accaparé par la gestion des plannings. Cette proportion révèle l'ampleur du défi organisationnel auquel font face les établissements médico-sociaux. Les principales difficultés sont :

• Le respect des consignes réglementaires

• La construction d'un planning cohérent

• La gestion des absences

• Les outils RH inadaptés

Les coordinateurs de service sont confrontés quotidiennement à la nécessité de trouver des agents disponibles et formés pour assurer les remplacements, qu'ils soient internes ou externes. Les recherches sont d'autant plus difficiles que le milieu fait face à une pénurie immédiate des ressources humaines. Cette situation génère une surcharge administrative qui détourne les cadres de leurs missions principales d'accompagnement des équipes et d'amélioration de la qualité des soins.

Des répercussions notables sur la qualité des soins

Le moindre manque d'anticipation dans la gestion des absences peut plonger les services dans une profonde désorganisation et générer du stress au sein des équipes, qui doivent constamment s'adapter. Cette approche peut être accentuée par des calculs manuels des heures de travail, une pratique non seulement chronophage mais aussi source d'erreurs de paie fréquentes. Cela peut avoir des répercussions à la fois sur l'efficacité opérationnelle, la motivation des collaborateurs et sur la fiabilité administrative des établissements de santé.

Les limites des méthodes traditionnelles de planification

Les méthodes traditionnelles de planification dans le secteur médico-social ne sont que rarement digitalisées, notamment car la charge financière de l'installation d'un nouveau système serait trop importante pour beaucoup de structures. Les établissements ont donc une organisation manuelle ou basée sur des outils inadaptés aux spécificités des établissements, dont les limitations compromettent l'efficacité opérationnelle et la qualité des services.

Les défaillances des méthodes manuelles

Avec les tableurs ou les systèmes papier, les erreurs de saisie et les imprécisions sont fréquentes aussi bien dans la construction des plannings que dans le suivi du personnel. Cette gestion « au fil de l'eau » augmente la charge administrative pour l'encadrement au lieu de la soulager car il faut constamment réajuster les emplois du temps. L'absence de visibilité sur les disponibilités futures complique aussi la prise de décision et empêche toute anticipation des besoins en personnel.

Des outils RH inadaptés aux besoins du secteur médico-social

Les outils RH ne sont pas toujours adaptés aux contraintes particulières du secteur. Les logiciels généralistes ne prennent pas en compte les cycles de travail complexes des EHPAD, IME, FAM ou MAS, ni les réglementations spécifiques à ces structures.

Cette gestion défaillante affecte directement les équipes de soins et, par extension, la prise en charge des résidents. Les remplacements urgents mal organisés créent des tensions au sein des équipes et compromettent la continuité des services. La pénurie immédiate de ressources devient alors un défi quotidien difficile à surmonter sans outils adaptés.

Quel logiciel de planning pour le secteur médico-social ?

Un logiciel de planification dans le secteur médico-social doit intégrer plusieurs fonctionnalités essentielles pour assurer une organisation efficace, la conformité réglementaire et le bien-être des usagers et des professionnels.

Gestion des plannings individuels et collectifs

Le travail des soignants s'organise le plus souvent en roulement, avec des formes d'astreinte, ce qui permet de prendre en charge les patients à tout moment. Un logiciel de planification adapté doit donc prendre en compte les spécificités organisationnelles de ces professionnels. La capacité du logiciel a gérer des plannings individuels et collectifs permet d’assigner précisément le roulement et les horaires des équipes, tout en tenant compte des contraintes légales telles que les repos obligatoires, temps de travail maximum et astreintes.

Suivi des disponibilités et absences

Les présences, congés, arrêts maladie ou formations doivent pouvoir être gérés en temps réel. Un logiciel de gestion des absences qui inclut des alertes aidera notamment à anticiper les besoins de remplacement. Une fonction de recherche rapide de personnel disponible en cas d’absence soudaine, avec notifications automatiques aux intéressés, par exemple, simplifie fortement cette tâche.

Planification des interventions à domicile et gestion des tournées

Lorsque des interventions sont planifiées pour avoir lieu à l'extérieur, certains logiciels de planification optimisent les déplacements pour limiter les temps morts et assurer la continuité du service auprès des usagers. D'autres peuvent être utilisés pour visualiser les plannings et ainsi organiser les déplacements des équipes de manière optimisée.

Interopérabilité et intégration système

L'interopérabilité avec les progiciels de paie est un avantage pour les professionnels du médico-social. Les solutions performantes s'intègrent notamment avec des systèmes, permettant une transmission fluide des données entre les différents modules. Elles évitent les ressaisies des informations, ce qui les rend plus fiables.

Référentiel réglementaire du logiciel

Un logiciel capable de s'adapter aux réglementations du secteur médico-social est évidemment un plus dans la gestion des établissements de santé.

OCTIME s’adapte aux réglementations du secteur médico-social, grâce à une offre modulaire et à un pré-paramétrage réglementaire qui peut être configuré pour chaque type d’établissement. La solution intègre automatiquement les textes de loi, conventions collectives et accords locaux, facilitant le calcul des soldes et des compteurs de chaque salarié, dans le respect des droits sociaux et des obligations légales. Cette adaptabilité facilite la mise en œuvre rapide de nouveaux dispositifs, la gestion des évolutions réglementaires et la modernisation des processus RH, assurant ainsi une conformité constante et une gestion optimisée des ressources humaines dans les structures médico-sociales.

OCTIME, la solution pour gérer les temps en milieu médico-social

Avec OCTIME, facilitez la gestion du planning médico-social grâce à une interface intuitive qui centralise les informations et garantit la conformité réglementaire du planning des équipes.

Digitalisation et fiabilité du suivi des temps

OCTIME digitalise la création et la gestion des plannings, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs humaines. La solution intègre les contraintes spécifiques au secteur médico-social, comme les cycles de travail, les temps de repos, et les normes d’horaires atypiques, ce qui facilite la planification.

Suivi RH et conformité

Grâce à ses modules de gestion RH, OCTIME assure une conformité avec la législation sociale en vigueur (temps de travail, repos, heures supplémentaires, etc.). Le logiciel inclut également des modules complémentaires, avec STAFFELIO, qui contribuent à la gestion des remplacements, absences et congés, tout en produisant des tableaux de bord utiles pour l’analyse et le reporting.

Amélioration de la qualité de vie au travail

OCTIME contribue à un meilleur équilibre des plannings et à la transparence de la gestion des temps, ce qui améliore la satisfaction des collaborateurs. Le portail collaboratif et la gestion dématérialisée facilitent la communication entre les équipes et les responsables, notamment dans les établissements de santé et d’aide sociale.

Adaptation et évolutivité

La solution OCTIME est adaptée aux besoins spécifiques des structures médico-sociales : multi-établissements, temps partiel, travail de nuit, astreintes et pluridisciplinarité. Elle peut évoluer en fonction de l’organisation et s’intégrer à d’autres logiciels.

Des bénéfices concrets pour les établissements et les équipes

L'adoption d'un logiciel de gestion du planning médico-social génère des transformations concrètes qui bénéficient directement aux établissements et à leurs équipes. Ces outils technologiques redéfinissent l'organisation du travail en apportant des réponses concrètes aux défis qui pèsent dans ce milieu.

Libération du temps d'encadrement et optimisation managériale

La réduction de la charge administrative impliquée par la création de plannings libère du temps pour d'autres missions, notamment le suivi des résidents et l'accompagnement des équipes. Le personnel soignant en bénéficie également : plus de formation et une amélioration notable du parcours d'accompagnement. Les répercussions sur la qualité de la prise en charge des patients sont également notables. Mieux encadrées et dans de meilleures conditions, les équipes sont plus réactives et plus efficaces.

Amélioration de la qualité de vie au travail des équipes soignantes

Lorsque l'organisation des temps est fluide, les conditions de travail s'améliorent. La coordination des équipes de soins devient plus aisée, ce qui réduit les changements de dernière minute stressants et les remplacements non anticipés. Cette stabilisation des plannings contribue à diminuer l'anxiété du personnel et à améliorer la satisfaction au travail.

Optimisation des ressources humaines même en situation de pénurie

Dans un contexte de pénurie des ressources, les logiciels de gestion des temps permettent une meilleure répartition des talents et compétences disponibles. La digitalisation de la planification facilite l'identification des agents disponibles et formés pour assurer les remplacements, optimisant ainsi l'utilisation des ressources humaines existantes. Grâce à cette optimisation, on observe une meilleure disponibilité du personnel pour accompagner les usagers, leur mission première.