Le taux d'absentéisme est un indicateur important pour les entreprises, puisqu'il permet de mesurer les absences de salariés qui peuvent affecter leur bon fonctionnement optimal. Le mesurer régulièrement aide les entreprises à détecter les dysfonctionnements internes et à mettre en place des actions pour réduire le taux d'absence.
Quels sont les différents types d’absence en milieu professionnel ?
En milieu professionnel, les absences se divisent en deux catégories principales : les absences programmées et les absences non programmées. Les absences programmées correspondent aux congés et aux formations, qui peuvent être anticipés :
- Les congés payés légaux (5 semaines par an)
- Les RTT (Réduction du Temps de Travail)
- Les congés maternité (16 semaines minimum)
- Les congés paternité (28 jours)
- Les formations professionnelles planifiées
- Les congés sans solde accordés
Ces chiffres correspondent à la base légale mais peuvent varier selon les conventions collectives et accords d’entreprises.
Les absences non programmées, quant à elles, surviennent de manière impromptue, sans préavis, et peuvent perturber l'organisation du travail :
- Les arrêts maladie (courte ou longue durée)
- Les accidents du travail et de trajet
- Les maladies professionnelles
- Les congés pour enfant malade
- Les absences pour événements familiaux (décès, mariage, pacs, …)
- Les absences injustifiées
Pour chaque type d'absence, des procédures administratives particulières doivent être respectées. Par exemple, en cas d'arrêt maladie, les salariés doivent fournir un certificat médical justificatif dans un délai de 48 heures, sauf disposition contraire précisée dans le contrat de travail ou la convention collective de l'entreprise. Pour un accident du travail ou un arrêt de travail, ils doivent informer leur employeur immédiatement afin de permettre une déclaration dans les délais légaux. Les personnes en charge des Ressources Humaines sont ensuite tenues d'assurer le suivi de ces documents et leur transmission aux organismes concernés.
Quelles absences sont prises en compte lorsqu’on parle d’absentéisme ?
Pour mesurer l'absentéisme, il faut distinguer les absences à comptabiliser de celles qui ne rentrent pas dans ce calcul, afin d'obtenir des indicateurs pertinents et comparables entre les différentes périodes. Le choix des absences à intégrer dans le calcul dépend de l’entreprise et des points qu’elle souhaite analyser. Généralement, on parle principalement d'absentéisme dans le cas des absences non programmées : arrêts maladie, accidents de travail et de trajet, maladies professionnelles, congés pour enfant malade, absences injustifiées ou mal motivées, congés pour événements familiaux imprévus.
Les absences programmées ne sont donc habituellement pas comptabilisées dans le taux d'absentéisme. Également, les absences partielles (retards, départs anticipés) et les périodes de chômage partiel ou d'activité réduite ne sont pas intégrées dans le calcul du taux d'absentéisme. Pour les temps partiels, le calcul doit être ajusté au prorata du temps de travail contractuel.
Pourquoi les entreprises mesurent-elles l’absentéisme ?
La mesure de l'absentéisme représente un enjeu financier de taille pour les entreprises. En effet, les coûts directs de l'absentéisme comprennent le maintien du salaire pendant les périodes d'absence, les indemnités journalières de la Sécurité Sociale, ainsi que les frais de remplacement du personnel absent. Outre les aspects financiers, l'absentéisme entraîne la désorganisation des équipes voire d’un service : la charge de travail des salariés présents augmente, ce qui peut générer du stress supplémentaire et créer un cercle vicieux d'absences.
Le taux d'absentéisme agit comme un baromètre de l'état de santé social de l'entreprise. Un taux élevé peut révéler des dysfonctionnements organisationnels, un management défaillant ou encore, des conditions de travail dégradées. C'est pourquoi les DRH comme les RRH l'utilisent comme indicateur pour mettre en place des actions correctives. Il est important de noter que bien que les entreprises ne soient pas légalement obligées de suivre systématiquement leur taux d'absentéisme, elles doivent néanmoins déclarer ces données dans le cadre du bilan social. Ce suivi permet également d'identifier les situations à risque et de mettre en place des actions de prévention adaptées, notamment en matière de santé et sécurité au travail.
Réduire le taux d’absentéisme au travail, est-ce possible ?
La réduction du taux d'absentéisme est un défi constant pour les entreprises françaises, car ces dernières doivent mettre en place des mesures adaptées aux causes identifiées et s'inscrire dans une démarche d'amélioration des conditions de travail. Pour ce faire, plusieurs axes peuvent être développés simultanément pour obtenir des résultats tangibles :
- L'amélioration de l'ergonomie des postes de travail
- La formation des managers à la prévention des risques psychosociaux
- La mise en place d'entretiens de retour après absence
- Le développement du télétravail quand les fonctions le permettent
- L'instauration d'horaires flexibles
- Le suivi médical renforcé pour les postes à risques
En intégrant ces stratégies de manière cohérente, les entreprises peuvent à la fois réduire le taux d'absentéisme et améliorer le bien-être de leurs employés.
Comment le taux d’absentéisme est-il calculé ?
Mesurer l'absentéisme de façon quantitative permet d'obtenir un pourcentage représentatif qui servira d'indicateur de performance sociale. Le calcul s'effectue selon la formule suivante :
(Nombre d'heures d'absence sur la période calculée / Nombre d'heures de travail théorique sur la même période) x 100
Cette méthode de calcul consiste à diviser les heures d'absences (arrêts maladie, accidents du travail et absences injustifiées) par les heures de travail théoriquement réalisables par la totalité des salariés, et de multiplier le résultat par 100.
Dans le cas d'une entreprise de 50 salariés dont 45 salariés à 35h/semaine et 5 salariés à 28h/semaine, sur un mois de travail théorique de 151,67 heures par salarié à temps plein, le calcul des heures théoriques totales sera :
- Pour 45 salariés à 35 h : 45 x 151,67 = 6825,15 heures
- Pour 5 salariés à 28 h : 5 x 121,33 = 606,65 heures
- Pour la totalité des salariés : 7 431,80 heures
Si durant ce même mois, les absences suivantes sont enregistrées : 175 heures pour arrêt maladie, 35 heures pour accident du travail et 14 heures pour absences injustifiées, le total des absences est de 224 heures. Le taux d'absentéisme se calcule donc ainsi : (224 / 7431,80) x 100 = 3,01%. Un logiciel RH peut être intéressant pour les entreprises souhaitant automatiser ce calcul et ainsi, gagner du temps.
Un outil pour suivre l’évolution de l’absentéisme dans le temps
Les outils digitaux modernes permettent d'automatiser le suivi du taux d'absentéisme et d'obtenir des analyses détaillées sur l'évolution des absences dans le temps. Ils sont le plus souvent dotés d'un tableau de bord personnalisable qui affiche en temps réel les indicateurs d'absentéisme, présentant les données sous forme de graphiques et tableaux afin de visualiser aisément les tendances par service, par type d'absence ou par période. Un tel logiciel prend en compte les différents types d'absences configurables (maladie, accident de travail, congé enfant malade...) pour les inclure ou les exclure du calcul selon votre paramétrage.
Il peut être intéressant de se tourner vers un outil disposant d'un module d'alertes paramétrables qui prévient les gestionnaires RH dès lors que certains seuils sont dépassés.
Avec le logiciel de gestion des absences et des congés OCTIME, vous pouvez obtenir rapidement le taux d'absentéisme de votre entreprise. Alors pourquoi attendre pour simplifier la gestion des absences de vos salariés ?
